搜索
1檢查反饋系統企業必須建立分配約束機制和監督機制。——《全民所有制工業企業轉換經營機制條例》公司從事經營活動必須遵守紀律，遵守職業道德，加強社會主義精神文明建設，接受政府和社會公衆的監督。——《中華人民共和國公司法》管理人員必須嚴格遵守組織中規定的規則和紀律以及辦事程式。[德]韋伯在管理方面，沒有什麽死板和絕對的東西，這裏全部是尺度問題。[法]法約爾有效的控制需要客觀的精神的合適的標準。[美]孔茨管理者角色將來會更不簡單，會更加難以勝任。……環境在不斷的改變，組織內部的複雜性在不斷的加劇，再以傳統的、機構的、呆滯的方法去進行管理，勢必不能適應組織所面臨的嚴重現實，以及出現非管理狀態。不能設想，那些複雜的系統能夠在單純的自上而上的管理秩序中産生效率。2[美]卡斯特3檢查反饋系統檢查反饋系統是企業的精神系統。控制點原則；真實的原則；概率原則。企業缺少了有效的檢查和反饋系統就會産生混亂，甚至偏離正確的軌道。企業之所以需要檢查和反饋，有以下幾個主要原因：1.“責任”責任和反饋是“責任”這一基本要領的本質的體現。要使人們負責，他們必須確切知道他們的職責是什麽，他們的成績是如何考核的，以及測評過程中執行的標準是什麽。企業中的每個人，接受檢查，反饋資訊是“責任”；進行檢查，收集反饋同樣是“責任”。2.變化在企業組織實現目標和計劃的過程中，各種環境因素都可能發生變化：顧客消費心理的改變。職工態度的改變。市場的轉移。新的生産方法的發現。新材料和新産品的出現。新的經濟法律法規的公佈實施。國家經濟形勢的改變等。這些環境因素變化了，企業必須跟著變，但首先企業要感知“變化”，這就是檢查和反饋。3.複雜性當一個小企業作坊生産單一産品，無需詳細的檢查，企業主只要簡單地記錄生産情況就可以了，當一個企業組織規模較大、組織較複雜、有多條生產線和跨地區、跨國家的市場、企業需要購買什麽材料、購買多少、需要多少資金、人員、設備，應有準確的、大量的、及時的資訊隨時進行傳遞。如果沒有有效的檢查反饋系統，企業將癱瘓。4.錯誤企業組織的各項工作都是由管理者和操作者來執行的，在執行工作的過程中，可能由於個人的能力限制或個人的動機特性，犯各種各樣的錯誤，因此，需要有一個檢查反饋系統來避免發生各種錯誤，並對已發生的錯誤和失誤及時糾正，以避免失誤帶來的嚴重後果。5.授權隨著企業的擴大，管理都必須“通過別人完成任務”。“親手做，眼盯著”的可能越來越少。必須“授權”，層層“授權”，才能完成任務。企業高層管理者在授權過程中責任是絕對的，如果沒有一個有效的檢查反饋系統，4高層管理者就無法檢查下屬工作的進程和結果，就可能失控、上當和受騙。檢查和反饋能告訴授權人，受權人是否負起責任。6.失誤由於是人，難免要犯錯，決策者也常常會犯錯誤。通常檢查和反饋能幫助管理人員在釀成大錯前及時亡羊補牢。一、檢查和反饋檢查企業爲了瞭解各層，各部位，各種經營活動的過程和結果所進行的全部活動。（一）行政檢查上對下可以越級檢查，不能越級指揮。檢查不受級別限制。任何一個管理人員對其直接下級和所屬下級中的任何崗位都有檢查的權力，同時也有檢查的責任。例如：一車間主任有權力在一車間的任何時間檢查任何崗位、任何工作和任何部位；總經理有權在本企業任何時間檢查任何崗位、任何工作和任何部位。按組織系統表，由各級行政管理人員對自己下屬所實施的檢查叫行政檢查。其檢查範圍不能超過自己所屬的部門，是一種上對下的檢查。這是不包括部門之間，崗位之間的檢查，那是橫向檢查。沒有特別授權不能檢查別人所屬的下級。檢查是責任。在崗位描述中，各級管理人員的直接責任都有一項爲：檢查下屬工作情況。從責任上講，一個經理所管轄的部門和自己的屬下做出的任何與工作有關的事情都必須置於自己的監督之下，都負有檢查的責任。失查是失職的重要內容。例如：一個銀行的職員在電腦裏做手腳貪污，如屬於按規定定期檢查的常規專案所能查出的問題，因其主管經理未按規定進行檢查，使貪污得逞，主管經理應負直接責任。如採用的手段是常規檢查所不能查出的範圍，但該職員在貪污前後有種種不正常迹象，其主管經理也應負領導責任。行政檢查的方式有：1.常規檢查工作流程及工藝流程要求定時、定項、定標準的檢查。這種檢查是設計好的工作流程，有固定的專案、表格、手段，也包括檢查資料的處理、記錄和上報程式，如：監工記錄表（見附錄）、重要設備每日檢查表（見附錄）等等。這種檢查是定時的，如班前、班後、交接、複命等。2.巡視檢查基層主管經理工作的大部分時間應是在現場巡視，高層經理在工作中也應安排時間進行現場巡視。5例如：車間主任的工作地點就是車間，餐廳經理的工作地點就是餐廳，商場中部門經理的工作地點是部門管區。他們的主要工作就是巡視和解決在巡視中發現的問題。現在有的企業基層主管把主要的工作地點放在辦公室是很可笑的。很多現代企業在設計時，就沒有他們的辦公室。廠長、總工程師以及董事長等高層職務的幹部也應抽出相當的時間到現場進行巡視。巡視是重要的檢查手段。巡視檢查的好處是：a.通過巡視可以取得對工作現狀的直接感性瞭解。b.向下屬表示你的存在。c.給下屬表現自己的機會。d.能及時解決工作和生産中的問題。e.在感情上接近與下屬的關係。3.目標檢查目標檢查是企業的管理者帶著某些問題有明確的目的，事先做好各項檢查手段的準備，在非常規時間集中人力、物力進行檢查。例如，企業領導人爲瞭解營業時間以外的企業情況。在半夜檢查值班人員工作情況。又發，車間主任解剖式檢查某一個工段或某一個工段或某一個工人的操作過程。（二）專業檢查（職能檢查）企業內部各職能部門根據自己特有的部門職能，按照程式標準進行檢查。如：財務部門對固定資産現狀和使用情況的檢查。成本部對採購物資價格的檢查。檢驗部門對産品質量的測試和檢查。人事部門對考勤執行情況和儀容儀錶的檢查。辦公室對企業政策執行情況的檢查。辦公室對會議紀要和總經理所下達指示完成情況的檢查。維修部門對易損設備崗位工人操作規程的檢查。保安部門對職工出入和物資出入的檢查。消防部門對消防區域和設備的檢查。內保部門對保密及貴重物品保安措施執行情況的檢查。總務部門對衛生的檢查。公關部對職工禮貌用語的檢查。培訓部對各部門是否按計劃進行專業培訓的檢查。技術部門對施工中是否執行工藝標準的檢查，等等。這些檢查均屬於橫向檢查，它的授權來源於企業爲各部門所制定的工作許可權及工作程式中的明確規定。這種授權叫做程式授權。專業檢查必須具備以下性質：1.專業性6因專業不同，有不同的檢查專案、檢查工具、檢查標準和檢查手段。2.強制性在專業範圍內，職能部門的專業檢查有處理權，被檢查部門必須按專業檢查人員所提出的改進意見去做。如：被查人拒絕執行，檢查部門應採取措施，並向上級作緊急投訴，後果由被查人承擔。如檢查部門負責人受拒絕後不作緊急投訴，對後果負主要責任。3.責任的明確性發生事故的時候，凡屬檢查人員未按規定檢查或未堅持原則，檢查人員負主要責任。凡屬操作人員不服從專業檢查人員的指導而發生的責任事故，操作人員負主要責任。如果檢查人員明知操作人員未按指導辦事，不加制止，不及時向上級報告，對出現的責任事故，檢查人員仍負有重大責任。（三）值班檢查值班檢查分爲值班經理檢查和執勤檢查。值班經理檢查：有些企業爲了使帶有分工的高級經理能全面地瞭解企業的工作情況，並對下級經理進行鍛煉，常採用值班經理制。值班經理的排班是由行政辦公室主任負責。1.挑選值班經理一般由副總經理、總經理助理、總工程師以及大部門總監擔任，其中包括辦公室主任、人事部經理等。其要求是：有處理問題、解決問題能力的，有上進心的。這種選擇也要參照總經理對下一級人員未來的提升計劃，凡有意提到總經理身邊負責全面工作的人，最好能在值班經理的崗位上進行鍛煉。2.培訓一般由辦公室主任組織，由總經理講第一課，各專業經理參加講課。內容是值班經理的職責、檢查方法和對值班經理的態度及紀律要求，也包括對值班經理工作的檢查、評價和對值班經理本人的影響。值班經理的培訓內容還有，各部門各部位的專業檢查要點，例如，門衛、鍋爐房、配電室、電話機房、消防值班室，等等，這樣培訓內容由相關單位或專業人員承擔。培訓值班經理怎樣填寫值班日誌或值班檢查表。3．檢查標準的制定各部門都應在企業開始運作前制定各部門、各班組、各崗位的工作流程、工藝流程、工作及服務標準，這些標準由各部門自己掌握一份，人事部掌握另外一份，值班經理有責任熟悉這些流程和標準。4．運作辦公室主任于值班開始前，把值班日誌或值班表格交給該日值班經理。如企業有特別檢查任務，辦公室主任應在工作記錄本或表格上注明。值班經理手持工作記錄本或表格，按上面規定的位置和要求，在值班時間內巡視並隨時記錄所發現的問題，以及自己的處理結果。在記錄時要寫明時間、部位、當事人、7事情經過和處理意見，值班結束後，把工作記錄本或表格交還辦公室。5．值班經理許可權值班經理有權處理企業日常運作所發生的問題，如遇緊急而自己無法解決的問題，可以報告總經理，非緊急問題只採取記錄，由辦公室報告總經理。值班經理在值班時間內有權享受總經理的某些生活待遇，如，出門派車或簽單吃飯，值班經理認爲自己有權力和有能力處理的各類問題。6.值班記錄要有辦公室主任閱過，並寫成簡報交總經理，如總經理認爲有必要瞭解詳細情況，可調閱值班日誌或值班表，或叫該值班經理詢問。也可以採取把值班經理彙報列入例會議程。7.值班經理的替換必須講明一點的是值班經理沒有明確的級別限制，對於不負責任的值班經理或無力處理全局問題的值班經理，其懲罰是把他從值班經理的名單中去掉，而選用那些渴望而接受培養的人。企業明確表示：歡迎有雄心（野心）的管理者。注：雄心、野心在英語中同爲Ambition。8.值班經理的考評當每位值班經理已經輪流四次以上，應由總經理對值班經理的工作態度及能力進行談話考評，並把總經理的正式評價列入該值班經理的技術檔案。9．值班經理制度的好處a.減輕總經理的負擔，使總經理從日常繁雜的工作中解脫出來，更多地去考慮企業的明天。b．鍛煉下級幹部，使有志向並希望提升的幹部獲得表現自己才能的機會。c.使企業的各部門分工不分家，更有機的結合成一個整體。d．爲企業提拔幹部提供參考。值勤檢查也是值班檢查，是屬於專業部門的值班。這種檢查一部分列入專業檢查，一部分列入專業工作流程中加以敍述。（四）專職檢查企業可以在人事部下設專職紀律檢查員。1．紀律檢查員由新招收員工、文化不一定很高的年輕人擔任，甚至可以由臨時工擔任。但他要對這項工作十分珍惜。他被告之，只要有兩次不實檢查記錄出現，他將失去在本企業工作的機會，即被解雇。2．設計專用檢查表格（見附表），此表要列入詳細檢查專案，一個企業可以列幾十到上百項，越細越具體越好，表中要列入每天的檢查次數，不少於五次。對所列檢查專案的判斷，標準明確簡單，能用勾（√）、圈（○）、叉（×）表示，特別事項可另加注明。這樣便於電腦掃描錄入。3．由人事部對紀律檢查員進行培訓，培訓填表的方法，標準的掌握和紀律要求。人事部經理至少兩次帶領該檢查員到所有檢查專案的位置上進行實地培訓。84．公開一條紀律，企業的任何人不許和檢查員拉關係，如被發現，檢查員有可能失去工作。5．檢查員，只有檢查權而無處理權，但可要求該崗位人員拿出該部門的行政檢查表，首先要查本部門是否已檢查並記錄，如崗位人員拒絕出示本部門的檢查表格或拒絕檢查，紀律檢查員不要爭論，只需在檢查表上注明“拒絕檢查，拒絕出示”等就夠了，由人事部經理統一處理。6．如發現該檢查員有不負責任的現象，立即換人，因爲容易培訓找到替換者。7．這項檢查的關鍵是大量和堅持，以概率顯示結果。（五）秘密檢查董事會或總經理有權採取非公開手段進行檢查，但只限於工作範圍，不應該涉及個人隱私，而且做到結果保密。（六）社會檢查社會檢查又稱委託檢查。例如，委託會計師事務所查帳，委託監理公司對工程進行有法律效率的監理等等。在現代資本主義國家，許多本企業無力進行的檢查工作往往用商業手段採取委託檢查。目前我們也可以委託政府機關對某些技術專案進行檢查，如：食品衛生監督可以委託防疫站進行檢查等等。社會上大規模出現股份制公司後，必然要求有償