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入职培训系列之一：职场沟通书面表达与沟通•故事：新任总经理助理的麻烦•无论是公司的内部部门之间还是与外部客户之间，相互之间的协调、沟通与支持都应当有书面沟通函件•在IT企业，常用到的书面表达和沟通包括通知、会议纪要、入职总结、项目总结和计划书面表达基本知识•书面表达能力：也就是我们常说的”文才”。指运用文字将思想和观点准确清晰、科学系统的传达给读者的能力•书面表达应用：在日常工作中应用最广泛的就是公文写作。如：通知、会议纪要、总结、计划等内容概要•书面沟通–通知–会议纪要–总结–计划•职场沟通–与同事沟通的一般原则–与客户沟通的一般原则–与上司沟通的一般原则通知•概念：上级对下级、组织对成员或平行单位之间进行部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。•通知的写法–以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼。–另一种是以书信的形式，发给有关人员，写作形式同普通书信，写明通知的具体内容即可。通知通知Y2全体学员：本星期日（8月18日）上午十时，中心签约IT企业代表与Y2全体学员在中心第二教室举行北大青鸟招聘说明会，请准时出席。通知关于2008年元旦放假的通知全体员工：根据《全国年节及纪念日放假办法》的规定及国务院办公厅《关于2008年部分节假日安排的通知》精神，今年公司元旦放假时间为：元月1日至3日，共3天。元月4日正常上班。2007年12月29日（星期六）、30日（星期日）分别上元月2日（星期三）、3日（星期四）的班。放假期间，公司安排值班人员要坚守岗位、高度负责，做好节日期间防火防盗工作，切实保障员工和财产的安全。预祝大家过一个愉快的元旦！**市****科技开发有限公司2007年12月21日训练：写通知请在5分钟之内，写一篇拔河比赛的通知……内容概要•书面沟通–通知–会议纪要–总结–计划•职场沟通–与同事沟通的一般原则–与客户沟通的一般原则–与上司沟通的一般原则会议纪要•概念：–会议纪要是指根据会议记录、会议文件及其他有关材料加工整理而成的，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位或部门执行的一种文体。•会议纪要特点：–综合性–指导性–备查性会议纪要•会议纪要一般分两大部分–开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。–第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。•根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下三种写法：–集中概述法–分项叙述法–发言提要法会议纪要的写法会议纪要样例产学研讨论会议纪要时间：2004年2月16日上午主持人：毛大龙出席人：黄立鹏、王梅珍、陈星达、陈运能、张福良、黄炜列席人：林建萍、徐进、李克让、梁慧、朱国定、吕秀君、郑禄红、李滨、张剑锋、董珍时、夏朝丰、陆丽君、刘雪燕、任振成、冯盈之、范建波会议要点：1、毛大龙同志传达了全国第二次产学研工作会议精神和2004年全省教育工作要点。要求要结合上级指示精神，创造性地开展工作。2、会议决定，王梅珍同志协助毛大龙同志主持学院行政日常工作。各单位、部门要及时向分管领导请示、汇报工作，分管领导要在职权范围内大胆工作，及时拍板。如有重要问题需要学院解决，则提交办公会议研究。会议纪要与会议记录的区别•性质不同–会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是行政公文。•功能不同–会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。内容概要•书面沟通–通知–会议纪要–总结–计划•职场沟通–与同事沟通的一般原则–与客户沟通的一般原则–与上司沟通的一般原则总结计划•概念：–总结：单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。总结•总结的写法–标题–正文前言主体–结尾–落款总结样例—试用期工作总结•试用期工作总结项目总结•项目总结应达到的目的：1、确认本项目中什么是行之有效的2、防止重复错误3、激励团队成员4、作为项目实践的证据项目总结内容•项目时间•项目成本•实际开发结果–产品–主要功能和性能–项目质量–基本流程–进度•人员管理以及沟通交流•采用的新技术或新方法•项目特点•开发工作评价•客户反馈•经验与教训内容概要•书面沟通–通知–会议纪要–总结–计划•职场沟通–与同事沟通的一般原则–与客户沟通的一般原则–与上司沟通的一般原则项目计划•计划的概念–机关、团体、企事业单位或个人，对一定时期的工作预先做出安排和打算时，都要制定计划。计划的内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中。计划包括的内容•开头•主体–要做哪些事–做到何种程度–怎么做（详细步骤和安排）–谁来做（具体到人）•结尾写计划常见的问题•对计划不重视•把目标当成计划，只有目标，没有完成目标具体的方法、步骤、策略•计划不具体、不明确，没有落实到人•……案例讨论：突发奇想A公司是从事外包和系统集成的软件开发商，经常需要在不同的行业打单。最近他们又为河南的一个投标的软件项目组织了一个临时的突击小组，主要是为该项目构造一个原型，为竞标演示做准备。软件小组组织架构是这样的……内容概要•书面沟通–通知–会议纪要–总结–计划•职场沟通–与同事沟通的一般原则–与客户沟通的一般原则–与上司沟通的一般原则平级沟通（1）•做个让人喜欢的人–维护他人的自尊；–不自私，不逞强；–尽量使自己成为一位随和的人；–避免发怒；–不嫉妒•做个让人信服的人–诚实，做人的灵魂；–真诚，信赖的基石；–守信，说到就要做到；–平等，绝不盛气凌人。平级沟通（2）•如何寻求帮助–尽心尽力地帮助他人：不带个人目的去帮助他人；–强化自己的团队合作精神；不可贪功，不要独揽荣誉；–用具体的行为描述赞美他人以及指出问题；–不要过于直率地、特别是当众指出别人的错误；–勇于承认你需要别人帮助：不要害怕“丢面子”而不懂装懂；案例分析：同事之间李明是一个项目的领导，刘刚是他团队里的软件工程师。李明：“几个星期以前，我给项目团队每人发了一份电子邮件，告诉大家今天离开中心前提交每个人的进度及项目模块开发文档。而且，你可能要用到这些，因为明天下午2：00我们组的项目情况阶段评审，需要你代表我们项目组进行讲演”……内容概要•书面沟通–通知–会议纪要–总结–计划•职场沟通–与同事沟通的一般原则–与客户沟通的一般原则–与上司沟通的一般原则客户沟通•多用请求句•少用否定句•运用负正法•语气应委婉、尊敬•用词不能太专业案例分析：难缠的小鬼前段时间，刘笑参与的两个项目都碰到了客户沟通问题。在做出产品试用版本后，总有那么几个用户“百般刁难”，提出各种各样的问题，他们甚至会帮项目组规划开发的思路，提供设计界面，会从他们理解的软件工程角度给项目组出谋划策，如果不按照他们的思路做，系统就不可能过他们这一关，后来关系搞得比较对立。项目马上就验收了，可是那几个“难缠的小鬼”如果过不去的话，一切将白搭……内容概要•书面沟通–通知–会议纪要–总结–计划•职场沟通–与同事沟通的一般原则–与客户沟通的一般原则–与上司沟通的一般原则与上司沟通（1）•沟通原则–了解上司的性格特点；–记下领导交办事项的重点；–确认理解命令内容和含义；–快速响应，主动请示汇报；–沟通的基调：尊敬、执行、配合。与上司沟通（2）•汇报：–向直接上级汇报，切忌越级；–充分准备，把握报告的时机；–语言简洁、用词准确无歧义；–列出详细的资料和分析结果；–避免直接地指出上司的错误；–除非有上司明确指示，否则不能只提问题，不谈解决方案；最好提供两种以上的解决方案，并列出每个提案的优缺点。案例分析：与项目经理吵架李爽是项目组的设计师和高级程序员。昨天李爽和项目组的项目经理吵了整整一下午，为什么？全部在一个测试报告上，李爽认为应该把第三期迭代测试中发现的问题和第一、二期迭代测试中发现的问题汇总起来，写到测试总结报告上。李爽认为客户有权力知道他们要使用的系统在测试中出现了什么问题、项目组解决了什么问题、还有多少遗留问题无法解决……总结•职场沟通的原则–谦虚、坦诚–沟通以对方为主，多站在对方的立场考虑问题结束语善用书面表达，提升工作效率学会主动沟通，工作更加顺畅