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贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第1页共27页发布日期2009/1/1贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份审核批准发布实施遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第2页共27页发布日期2009/2/23目录页码组织架构图............................................................................................................................................................3程序一................................................................................................................................................................5物资请购程序........................................................................................................................................................5程序二................................................................................................................................................................9询价比价及采购审批程序.....................................................................................................................................9程序三..............................................................................................................................................................14采购合同签订程序...............................................................................................................................................14程序四16物资验收入库程序16程序五19供应商选择程序19程序六..............................................................................................................................................................23合格供应商评估程序...........................................................................................................................................23程序七25清仓盘点程序25贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第3页共27页发布日期2009/2/23组织架构图采购评审委总经理采购员贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第4页共27页发布日期2009/2/23前言本手册是本公司物资采购过程的操作程序，在执行本操作手册的同时必须执行综合管理体系文件。1目的1.1规范供应操作程序；1.2强化对采购过程及供应商的管理；1.3指引供应部及其它相关部门同事按照标准的作业程序进行工作。2适用范围本操作手册的相关条款适用于指引遵义建安混凝土有限公司采购工作本操作手册规定的相关程序规定了供应各相关岗位人员在处理采购业务时的相关职责及权限。同时也规定了公司内部各相关部门的职责及相关人员的权限。在实际操作中出现与本手册规定程序以外的情况时，当事人应及时通知直属主管，并由其组织处理。贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第5页共27页发布日期2009/2/23程序一物资请购程序1目的规范物资请购流程，确认各部门计划审批权限，增强物资请购的计划性及合理性。2适用范围本程序适用于在物资请购过程中，采购员及相关部门的相关人员。3职责（各物资需求部门审批权限）3.1各相关人员的审批权限见《审批权限表》。3.2审批按照逐级审批的步骤进行。3.3各相关人员的其它工作职责详见程序中描述。3.4如相关人员休假，则在休假前必须书面通知，由谁临时负责相关的审批。4工作程序4.1计划分类4.1.1各物资需求部门按照各自的需求情况，制定《物资需求计划单》；部门申请增添固定资产时，应填写集团规范的《固定资产变动申请表》，库房管理员负责按照设立的物资最低与最高库存指数，制定每月的补库计划。4.1.2各部门的物资需求计划分为年度计划、月度计划、临时请购、紧急请购及固定资产需求计划。a)年度计划指各物资需求部门按照年度预算而制定的年度需求计划b)月度计划指各物资需求部门按照下月预算而制定的月度需求计划c)临时请购指各部门在日常运作中而出现的物资需求计划d)紧急请购指生产线因物资短缺或配件损坏而停机，直接影响正常生产运作时所提出的物资需求计划，紧急请购的申购必须在《物资需求计划单》上注明申购的原因，并由部门分管领导对申购的原因进贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第6页共27页发布日期2009/2/23行签字确认e)固定资产需求计划指各物资需求部门，按照生产运作要求需要增添固定资产时的计划4.1.3各物资需求部门在填报《物资需求计划单》时，按照以下分类方法进行分类，并按物资分类的要求顺序排列，一张《物资需求计划单》内可以有多种类别的物资。a)工具b)五金c）油料e)电器f）钢材g）化工h)设备及设备配件i)日杂j)劳保l)化验m)汽材4.1.4具体的分类情况见《物资分类明细表》4.2《物资需求计划单》的处理程序4.2.1大宗原料的物资需求计划单（生产经营计划），经生产经理审批后直接报给采购部门。4.2.2本章中计划分类4.1.3中描述物资的《物资需求计划单》，由各部门计划员交给库房主管（对于需要经过机电维修部审核的物资请购，各部门计划员先将《物资需求计划单》交给机电维修部相关人员审批后交库房管理员进行查库程序。4.2.3库房保管员进行实际库存量的查库工作，并将查库结果填入《物资需求计划单》4.2.4采购员核对《物资需求计划单》一批物资需求的总价值是否超出《物资需求计划单》审批人权限，如未超出,则根据物资类型对物资需贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第7页共27页发布日期2009/2/23求计划进行分类，制定《询价单》。如一批物资需求总价值超出《物资需求计划单》审批人权限，则通知相关部门的计划员，领回《物资需求计划单》按照权限的要求重新进行审批；并同时进行采购计划的编制工作。4.3各部门需求物资的年度计划、月度计划及临时请购必须填入《物资需求计划单》，并标明年度、按照审批权限的规定专人审批。4.4各部门物资需求的紧急请购必须填入《物资需求计划单》，并标明紧急请购，可由当值主管领导审批，事后报分管领导补签手续。且必须在《物资需求计划单》上详细列明申购原因，再根据（计划审批4.2.4标准补办审批）；对于特别紧急的也可电话通知采购员，采购员根据电话通知进行采购，在采购员确认不能及时快速办理的，经总经理批准（特殊情况下口头报告），可委托使用部门先办理。再补办相关手续。4.5外协五金加工及外协修理由采购员负责对外联系，机电维修部负责准备好图纸和技术资料全过程给予技术支持（技术谈判）。紧急（抢修）情况下的单件维修性质的设备及配件，经采购员确认不能及时处理后，由总经理批准，机电维修部组织联系维修或加工。4.6对于新增项目、运用新材料、新设备的申购计划，必须由物资需求部门提交相关的建议报告，使用部门分管领导审批后，再报总经理审批。4.7《物资需求计划单》一式两份，物资申购部门保留一份《物资需求计划单》，原件交采购员作报销时依据。4.8固定资产申购程序4.8.1固定资产申购部门将《固定资产变动申请表》交相关固定资产管理部门核实是否可以进行集团内部调拨。如集团内部可调拨时，填报《固定资产内部转移通知单》通知相关部门，并在《固定资产变动申请表》上填注调拨情形后，将《固定资产变动申请表》退回请购部门自行归档。如公司内部无法调拨时，先按照《固定资产变动申请表》上的要求进行相关审核工作后，再按审批权限报交集团公司贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第8页共27页发布日期2009/2/23相关领导（按权限规定）审批。4.9办公用品的申购程序:各部门所需办公用品需填写物资需求计划单经部门主管审批后交行政部审核，批量性采购(或零星采购在300元)以上的交采购员进行采购，零星采购在300元以下由行政部进行采购。5相关表格《物资需求计划单》《物资分类明细表》《固定资产变动申请表》《固定资产内部转移通知单》《审批权限表》贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第9页共27页发布日期2009/2/23程序二询价比价及采购审批程序1目的规范采购业务的询价比价程序，明确采购审批的权限。2适用范围本程序适用于在询价比价及采购审批程序中，采购员及相关部门的相关人员。3职责3.1各相关人员的审批权限见审批权限表3.2采购员3.2.1负责严格按照“询价比价”程序要求，进行采购的询价比价工作3.2.2负责制定《比价单》3.2.3负责核对全部分类的《物资采购单》3.3各相关人员的其它工作职责详见程序中描述3.4对于特殊情况的相关审批程序详见程序中描述3.5如相关人员休假，则在休假前必须书面通知采购员，由谁临时负责相关的领导审批。4工作程序4.1采购条件4.1.1采购物品必须是必不可缺的,而且经查对无库存或库存不足以满足需求时或无法保证最低库存指标时,才可以实施采购。4.1.2采购物品的质量必须满足国家相关部门的技术指标及使用部门的要求。4.1.3采购物品在条件相同的前提下，应在合格供应商范围内购买,不适宜随意添加新供应商，在合格供应商不能满足要求的时候，则必须寻找新供应商。4.1.4固定资产采购到货后，经过验收合格，采购将相关资料（发票、清单、说明书等）提交给相关固定资产管理部门。贵州遵义建安混凝土有限公司操作手册供应部份第10页共27页发布日期2009/2/235询价比价程序5.1采购员按照《物资需求计划单》制定《询价单》。5.2《物资采购单》及《询价单》应包括以下内容：物资名称、型号、数量；技术标准、质量要求、供货期（以上的内容由各物资需求部门随同《物资需求计划》一同提交给采购员）。5.3价格采购5.3.1计划性价格采购。如所采购物资经过评审委招标等方式确定合格供应商和计划性价格物资按计划价格采购。5.3.2非计划性价格采购。采购员首先选择《合格供应商名录》内的供应商进行报价。同一张《询价单》需寻找至少三家合格供应商进行报价。（如没有三家合格的供应商可以询价，则可先找两家进行报价；同时选择新供应商进行报价并进入新供应商选择程序。）按需要也可提供给新选的供应商进行报价，如我司在询价单上未注明所需物资的品牌，则供应商在报价时必须写明所报价物资的品牌。并要求供应商以传真或直接送交的形式交给采购员，而且必须加盖公章或签名。5.4如出现特殊情况只有一家或两家供应商报价时