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1教材12Excel功能表介紹1.目的訂定公司文件品質符合「標準化」、「合理化」且確實執行。2.Excel功能一階組織圖3.任務分配(紅色字體部分為重點學習)4.Excel一階功能講解A.檔案B.編輯C.檢視D.插入E.格式F.工具G.資料H.視窗Excel功能表列3A.檔案3-A名詞解說：檔案功能表『另存新檔』→「設定密碼」『版面設定』→「工作表」、「頁首/頁尾」、「邊界」、「頁面」重點學習4設定密碼3-A-1『另存新檔』→「設定密碼」為了資料安全性及牽涉到機密資料時需要設定密碼(例如:薪資資料一定要設定)操作路徑:點選『另存新檔』→『工具』→「一般選項」保護密碼：限制存取文件的使用對象，保護檔案不被查看。修改權密碼：限制修改文件的對象，以保護檔案免於被修改。可輸入不同的密碼會更有保障當再次開啟時會跳出一個輸入密碼的視窗,沒密碼進不去喲!而且密碼還有大小寫之分的。5版面設定-工作表設定3-A-2版面設定完整無暇的表單需要穿上版面設定(漂亮的衣服)來修飾★★一定一定要設定,不設定,你的考績將會不及格喲!!!3-A-2-1工作表(漢華公司訂定每張表單必須設定)此功能只能從『檔案』→『版面設定』→『工作表』的方式才得以設定※若從『預覽列印』『設定』『工作表』選項中則無法設定之。操作路徑：點選『檔案』→『版面設定』→『工作表』列印範圍：指定某一需要列印的資料範圍(通常為文件之最左上角格位即A1至文件最右下角格位)標題列：資料過長,可將固定的標題印在每一頁上(列印時若超過一頁以上,則每頁之最上面將會自動印出指定標題列之內容)以A1作為列印起始範圍,避免遮掩表單格線6版面設定-頁首/頁尾3-A-2-2頁首、頁尾設定上、下標題的位置,必須切記頁首、頁尾的位置不可超過上、下邊界的範圍操作步驟：點選『檔案』→『版面設定』→『頁首、頁尾』頁首：可做為表單的標題及Page(一般設定於表格的右上角)頁尾：作為表單的注腳頁首、頁尾設定了可以在Excel檢視下看到更多的資料頁碼總頁數7版面設定-頁首/頁尾Page一般設定在表單右上角!頁尾設定簽署一欄8版面設定-邊界3-A-2-3邊界設定紙張與資料之間的邊界操作步驟：點選『檔案』→『版面設定』→『邊界』橫向：上邊界設定時,需注意留有資料打孔的位置,防止資料內容打掉縱向：左邊界設定時,同樣需留出資料打孔的位置頁首頁尾：是指上下邊界到頁首/頁尾之間的間距水平置中：表單製作完成后,通常選擇「水平置中」讓表單被印在紙張之左右中間位置,選擇「垂直置中」會使資料較少的表格置於中央,影響表格的美觀。橫向縱向9版面設定-頁面3-A-2-4頁面操作步驟：點選『檔案』→『版面設定』→『頁面』方向：資料欄位比較多時則適用橫向反之則用縱向縮放比例；資料較小時可將比例放大〈例如:100%→125%〉資料較多時可將比例適當縮小〈例如:100%→75%〉紙張大小：電腦默認為A4紙張10B.編輯3-B名詞解說：編輯功能表『剪下』、『複製』、『貼上』、『選擇性貼上』、『填滿』、『清除』、『刪除』『刪除工作表』、『移動或複製工作表』、『尋找』、『取代』重點學習單擊『編輯』菜單或按Alt+E快捷鍵，即可打開『編輯』菜單。在『編輯』菜單中有些選項為灰色,有些選項前還帶有一個小圖標。灰色表示該命令目前無法使用，小圖標是表示與工具欄上的某一個工具按鈕有相同的功能。11剪下、複製、貼上3-B-1剪下、複製、貼上在操作Excel時，我們通常都會用到『剪下』、『複製』、『貼上』等功能，它可將剪下、複製的資料貼至所需位置。操作步驟：選定需要剪下&複製的儲存格範圍→點選『編輯』→『剪下』&『複製』→然後貼至所需位置此定義為快捷鍵，在鍵盤上同時按：Ctrl+X將執行剪下操作Ctrl+C將執行複製操作Ctrl+V將執行貼上操作快捷且靈活，大大提高我們的工作效率！單擊工具欄中相應的圖標，它就將會執行相應的工作，使操作更加簡潔、效率更高！12選擇性貼上它為我們提供了一個廣闊的空間，可以根據需要來選擇自己想要複制的內容。它只需在執行貼上操作時選擇『選擇性貼上』，然后在『選擇性貼上』對話框中選擇要貼上內容的相應選項。3-B-2選擇性貼上貼上選項：全部：貼上原有單元格中的所有內容，包括文本、格式、公式和注解公式：僅貼上原有單元格中的公式值：僅貼上原有單元格中的值，或經原單元格公式計算出來的結果格式：僅貼上原有單元格中的格式注解：僅貼上原有單元格中的注解13選擇性貼上→轉置轉置?如何將輸入的縱向資料轉換成橫向資料呢操作步驟：選定縱向資料範圍→『複製』→『選擇性貼上』→『轉置』14選擇性貼上→轉置3-B-3『填滿』向下填滿:以第一列為來源資料向右填滿:以最左欄為來源資料向上填滿:以最后一列為來源資料向左填滿:以最右一欄為來源資料操作步驟：點選『編輯』→『填滿』→『向下&向右&向上&向左填滿』看,excel真神奇。想怎麼做就怎麼做,以后大家可不要再一個一個的重新key了喲!快捷鍵，在鍵盤上同時按：Ctrl+D將執行向下填滿操作Ctrl+R將執行向右填滿操作來源資料填滿資料例圖15清除、刪除3-B-4清除→全部、格式、內容、注解3-B-5刪除操作步驟：選定需要清除的單元格區域→點選『編輯』→『清除』→根據擇需在4種清除方式中選擇一種•全部：清除選定單元格中的全部內容和格式•格式：只清除選定單元格中的格式，單元格的內容不變•內容：只清除選定單元格中的內容，不改變單元格的格式•注解：只清除選定單元格中的注解，單元格的內容和格式均不變清除內容時可直接按“Del”鍵它與清除作用不同，刪除是指將選定的單元格從工作表中刪除，並用周圍的其他單元格來填補留下的空白。操作步驟：選定需要刪除的單元格區域→點選『編輯』→『刪除』→在『刪除』對話框中點選你所需之方式，按『確定』按鈕就OK了！右側儲存格左移：刪除當前之儲存格，則右側之資料向左移動下方儲存格上移：刪除當前之儲存格，則下方之資料往上移動整列：刪除當前之整列或選定之整列整欄：刪除當前之整欄或選定之整欄16刪除工作表3-B-6刪除工作表在平時工作當中，我們常常都會把不再需要的某個工作表刪除。刪除工作表有兩種方法：(一)、先選定所要刪除的工作表→點選『編輯』→『刪除工作表』→彈出警示對話框，單擊『確定』即可(二)、右擊要刪除的工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇『刪除』選項→彈出警示對話框，單擊『確定』即可當刪除一個工作表時，就會出現永久性刪除的警告框，刪除之后，是無法恢復的，我們在刪除時一定要小心操作，認真對待17移動或複製工作表在平時工作當中，為了便於對工作表的管理，我們常常需要用到移動或複制工作表之動作，利用此命令，可在一個或多個工作簿中移動或複製工作表。※若在不同的工作簿中移動工作表，這些工作簿必須都是打開的。3-B-7移動或複製工作表有兩種方法，其具體操作步驟如下：一、1.選擇需移動或複製的工作表標簽2.點選『編輯』→『移動或複製工作表』→彈出『移動或複製』對話框3.在對話框中選擇要移動或複製的活頁簿和插入位置▲4.複製工作表需選中『建立副本』複選框5.單擊『確定』，即可實現工作表的移動或複製。二、在同一個工作簿中移動或複製工作表，首先點選要移動或複製工作表標簽，將它拖到所希望的位置(若複製工作表需同時按住Ctrl鍵)，然後釋放鼠標左鍵，工作表即被移動或複製到新的位置。倘若不勾選『建立副本』則為移動工作表18尋找使用尋找與取代功能可以在工作表中快速定位我們要找的信息，並且可以有選擇地用其他值代替它們。在Excel中，我們既可以在一個工作表中進行尋找與取代，也可以在多個工作表中進行尋找與取代。在進行尋找、取代操作之前，需先選定一個搜索區域(可以是單元格、整個工作表或多個工表)，搜索區域選好了，就可以進行尋找、取代操作了。3-B-8尋找、取代3-B-8-1尋找操作步驟：1.首先選定搜索區域，點選『編輯』菜單中的『尋找』選項或按Ctrl+F快捷鍵，彈出『尋找』對話框；19尋找2.在『尋找』文本框中輸入要尋找的信息；3.單擊『找下一筆』按鈕，則尋找下一個符合搜索條件的單元格。20取代操作步驟：1.單擊『編輯』菜單中的『取代』選項或按Ctrl+H快捷鍵，若在『尋找』對話框中，直接點擊『取代』即可，將會彈出『取代』對話框；3-B-8-2取代21取代2.在『取代成』文本框中輸入要取代的內容；根據需要單擊取代或全部取代即可22取代3.單擊『取代』，則取代查找到的單元格內容；單擊『全部取代』，則取代選定區域中所有符合搜索條件的單元格內容，並同時關閉『取代』對話框。★以進行尋找和取代時，如果不能確定完整的搜索信息，可以使用通配符*和?代替不能確定的部份信息。?代表一個字符，*代表一個或多個字符。23C.檢視3-C名詞解說：檢視功能表『工具列』→「自訂」重點學習24檢視–工具列3-C-1『工具列』操作步驟：點選『檢視』→『工具列』→『自訂』→『工具列』為了操作EXCEL時方便、熟練，需要有一個好的操作界面，定義一個好界面按以上操作，即可隨個人喜好作不同的操作界面了，讓我們一起來看看各式各樣的界面吧！工具列內每一個小方框(如圖1)，都是可勾選的，我們的界面隨勾選不同，而以不同的操作界面展示出來，圖中勾選了一般、格式，看我們點選出什麼東西？就會多出來如下(圖2、圖3)兩個工具列。如果你需要什麼工具，在圖1處勾選即可。圖1圖2圖325自訂-工具列綜上所述，看似很多繁雜的工具列，其實，在日常工作中，我們最常使用的操作介面如下:12345671、工作表功能表列2、一般工具列3、格式工具列4、資料編輯列5、視窗工作區6、繪圖工具列7、狀態列26自訂-指令3-C-1-2「指令」操作步驟1：點選『檢視』→『工具列』→『自訂』→『指令』類別：不同的工具類別指令：各類別里的快捷指令在設定自己的界面風格，為操作方便，可新增經常使用之快捷徑按鈕，方法為在原工具列類別中可用鼠標在指令里找所需之命令，按住鼠標左鍵，拖曳至EXCEL操作界面即可。27自訂-指令在這里我們亦可以做工具列的添加減少及工具列指令的新增&移除，方法同“操作步驟1”之說明3-C-1-2「指令」操作步驟2：在每一欄工具列的最後有一個小倒三角型→用鼠標左鍵點擊→自訂→指令1234點擊“重設工具列”的話，你所選的工具列會還原到excel之初始設定喔！點選重設工具列後28自訂-指令指令操作實例：從工具列勾選出的格式工具列在excel的操作中，經常會有合倂儲存格及取消合倂，一般情況下依合倂儲存格之勾選改變儲存格格式，操作步驟按mouse右鍵→對齊→文字控制→合倂儲存格如此作業既費時無績效，操作時也較麻煩，想知道簡便時效的操作嗎？接下去看就知道了。合倂儲存格取消合倂儲存格29自訂-指令指令操作實例：其實很簡單，但如果你知道如何操作自訂工具的指令命令的話，作業的過程就大不一樣了操作步驟檢視→工具列→自訂→指令→類別(格式)→合倂儲存格&儲存格取消合倂→拖曳至工具列123添加指令前添加指令後這樣的話，你只需選中需修改格式的區域，點選合倂或者取消合倂即可，這樣是否真的時效多了呢？所有，我們為了操作的方便、簡捷，會增設許多平日里經常會用到的工具指令，所謂：砍柴不過磨刀功，我們收集越多的工具指令，相對而言，我們的工作亦會完成的越快、越好。30自訂-選項3-C-1-3選項操作步驟：點選『檢視』→『工具列』→『自訂』→『選項』個人化功能表和工具列：EXCEL操作界面的個人設定其它：依個人喜好訂定設定此欄，可改變功能表顯現的狀態喔!31D.插入『列』『欄』『工作表』→插入活頁簿『圖表』→建立圖表重點學習操作路徑：點選『插入』→『列』、『欄』、『工作表』、『圖片』3-D名詞解說：插入功能表32•完整的表單已經做好了，但突然想增加一個項目的資料（橫的縱的），該如何處理呢？操作路徑：點選『插入』→『列』3-D-1『列』插入前插入后D.插入『列』33操作路徑：點選『插入』→『欄』3-D-2『欄』插入前插入后D.插入『欄』34•為了更有效的提高我們的工作效率