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第一章文件管理1.文件管理的定义、目的2.文件系统分类3.文件制定程序4.文件的使用及控制1.文件管理的定义、目的定义：文件是GMP的重要组成部分，是指一切涉及药品生产、管理的书面标准和实施中的记录结果。1.文件管理的定义、目的------一切行为有法规，一切行为有记录建立一套完备的文件系统，其主要目的在于：1.明确规定保证高质量产品的质量管理体系。2.行动可否进行以文字为准，避免纯口头方式产生错误的危险性。3.一个行动如何进行只有一个标准，保证有关人员收到有关指令并切实执行，规范操作者的行为，保证对GMP的遵循。文件系统提供各项标准规定。1.文件管理的目的4.任何行动后均有文字记录可查，可以对不良产品进行调查和追踪，查原因、追责任，为改进工作提供依据。查有据、行有迹、追有踪5.书面的文件系统有助于对企业成员进行GMP培训，保持企业内部良好的联系，有助于GMP认证工作的进行。6.文件系统的建立和完善，促使企业实施规范化、科学化、法制化管理，促进企业向管理要效益。7.如实反映执行情况，并能积累每批产品的全部资料和数据，进而保证人民用药的安全有效。文件系统中的几个核心概念Who-谁来做What-做什么When-什么时候做Where-什么地方做Why-为什么要做Whynot-为什么不做How-如何做2.文件系统分类文件按其属性来分，可分为指令性文件和记录两类。按其来源可分为公司内部文件和外来文件。2.文件系统分类指令性文件是指可重复使用的标准类文件（管理标准和操作指南），包括质量方针、质量手册、SOP、生产方法、标准批记录、分析方法、质量标准等。记录是指历史性文件，包括批记录、报告、原始记录、工作记录、会议纪要等。2.文件系统分类内部文件是指由公司内起草的文件。外来文件是指法律法规、国家及行业标准、客户提供的文件资料等。3.文件制定程序编写注意:命题：标题应能清楚说明文件性质。内容：SOP的内容必须结合实际情况、条理清楚、层次分明，文字简练、通俗易懂、易于领会、易于执行。编码：由质量管理部门专人负责根据编码规定给文件编码并登记。SOP的格式按统一的模版格式（可到QA复制电子版），本文件的格式为标准格式。3.文件制定程序1.起草及传阅由使用部门负责起草文件，文件起草人为相关工作负责人。起草时应进行充分的讨论，草案进行传阅。编写人负责传阅和审批过程中的联络。文件起草人按规定的格式起草并确定文件分发范围。文件签名必须用不易褪色的墨水笔，签名时必须签日期。签字的原件和电子版交给QA文件管理人员存档。3.文件制定程序2.审核审核人应有相应的资历，主要是复核文件中其专业领域的内容无差错，并签名。若SOP内容有较大改动，编写人须重新打印清样，以便继续传阅。完成首次传阅后，如果意见分歧较大，则需要起草人通知相关部门组织会签，形成统一意见并定稿。如果没有较大的意见分歧，则由编写人进行协调后定稿。编写人负责将终稿按顺序交给审核人和批准人审批，在终稿首页相应位置上签字，要求签全名及日期，形成SOP批准件。然后编写人将批准原件和传阅稿、电子稿件交给QA文件管理人员。3.文件制定程序3.批准批准人一般为相应部门的主管领导，质量标准、质量管理SOP、验证文件等必须由质量管理部经理或其授权人批准。3.文件制定程序4.培训生效文件批准后，由文件起草人对相关部门的相关人员进行培训后，文件正式生效。自批准人签字日期计算，加1周时间为生效日期。QA将批准的SOP的名称、生效日期、培训人、培训对象等信息及时通知人力资源行政部，由人力资源行政部安排在1周内进行培训。3.文件制定程序5.发放、回收文件管理人员按规定范围进行发放，分发件应有明显标志并能防止非法复印。文件分发时接收人应登记签字，发出新版本的同时应收回旧版本并登记。收回的作废文件应定期进行销毁并记录。原件应分类进行归档，应规定各种文件的保存期，存档的场所应符合安全要求。3.文件制定程序6.销毁、归档3.文件制定程序7.修订SOP的修订期应不超过2年，质量管理的关键SOP由QA组织评审，其它SOP由相关部门组织评审，SOP评审要形成记录，对不适宜的SOP（或条款）提出修订或撤消要求，责任部门负责修订。SOP使用部门在使用过程中如发现不适宜，要及时反馈给责任部门或QA，责任部门可根据实际需要，提出修订或撤消SOP的申请。修改后SOP的传阅、审批、培训及发放等程序同上。文件制定程序总结：起草传阅审核、批准培训发放回收销毁、归档修订一系列过程的管理活动。3.文件制定程序SOP的编号表示为：GXX-NNN。其中：XX—表示SOP分类号；NNN—表示SOP序号。文件的分类SOP按下列类别划分，并根据公司发展的实际需要增加，以两位数字作为分类号。每一类中包括管理性文件和操作性文件，以编号范围进行区分，详见下表：3.文件制定程序1.封皮：公司标志、文件名称、SOP编号、版本号、页码、受控状态、分发号、持有人、编写审批签字。2.正文:例标准操作规程(SOP)的内容:4.文件的使用及控制文件的使用部门应建立本部门的FG07-002-4《部门持有文件清单》，并对SOP的使用情况定期检查，及时将文件适宜性的信息反馈给责任部门或QA，以便及时对文件进行修订。QA检查各部门SOP使用情况及文件适宜性；每年修订并发布一次FG07-002-5《公司现行受控文件清单》，并根据SOP变更情况，不定期的发布变更清单。分发、使用的文件应为批准的现行文本。已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。4.文件的使用及控制任何人不得擅自借用他人文件进行复印，确因工作需要，须填写FG07-002-6《文件和资料复印申请表》，办理审批登记手续，批准后由QA发放。当文件破损严重不能使用时，立即到QA办理更换手续，交回破损文件，换发新文件，新文件的分发号仍使用原文件的分发号。QA负责及时将破损文件销毁并记录。4.文件的使用及控制文件丢失，应填写《文件和资料复印申请登记表》，由主管经理批准后，由QA补发文件，补发文件应给予新的分发号，并在《文件发放及回收登记表》中注明丢失文件的分发号作废。各部门应建立FG07-002-7《文件和资料借阅登记表》，需临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅登记表》，办理借阅手续后方可借阅。借阅者应负责借阅期间的文件保管，并在指定日期内归还，逾期不还的由借出部门负责追回。对外提供涉及公司机密文件时，应先经过部门负责人同意，质量部审核，执行副总批准后方可提供。4.文件的使用及控制客户提供的文件资料由执行副总经理负责按规定分发到相关部门或人员，并按文件管理规定进行登记。客户提供的文件资料未经客户允许不得再提供给第三方。各部门每半年将最新的外来文件目录报送到QA进行登记。第二章记录1.记录的管理2.记录书写规范要求3.检验记录4.对其它记录的要求1.记录的管理---记录的分类记录的分类:记录文件大体可分为生产管理记录——包括物料管理、批生产记录、批包装记录等。质量管理记录——包括检验记录及质量检查记录等。维修校验记录——包括厂房、设施、设备等的维修、校验。销售记录各种类型的总结报告实验记录会议记录其他记录，如电话记录、传真记录、盖章记录等。1.记录的管理---记录的使用各部门必须使用现行有效版本的记录格式，作废版本的未使用空白记录由各部门负责及时作废。每年由QA部统一发布《公司现行受控记录清单》。空白记录可用相关SOP附件的记录样本进行复印使用。1.记录的管理---记录的归档及保存各部门保存的记录应有专人负责管理。各部门记录发生岗位对需存档的记录，及时按类别、编号顺序整理好，然后交给档案管理人员存档。存档时填写《记录存档明细表》，登记存档记录的名称、份数及范围（批号、时间范围等），接收人检查确认后，送档人和接收人签字。记录应按顺序有序的存放在档案柜中，以便检查、借阅和使用。档案保存应防止损坏和丢失。存储环境应适宜，要有防盗、防虫蛀、防鼠害、防火等措施。1.记录的管理---记录的保存期限车间、部门原始记录一般保存3-5年；环境记录保存3年；有永久保存价值的记录应整理成档案，统一归档长期保存；按GMP管理的相关生产和质量记录保存期限为至少产品有效期后1年。1.记录的管理---记录的销毁存档记录到期后由存档部门专责人员提出申请，填写《文件和资料作废、保留、销毁登记表》，并报至部门负责人、质量管理部经理审核，执行副总经理批准，由档案室统一组织销毁。1.记录的管理---记录的查阅当合同规定顾客需要查阅有关记录时，在约定时间内，由主管经理提供给顾客或他人查阅，并填写《文件和资料借阅登记表》。对外提供记录时，需由部门负责人同意，QA审核后，由执行副总经理批准后方可提供。2.记录书写规范要求总体要求:记录必须真实、完整，如实反映生产的质量状况、工作状况和设备运行状况，能够证明生产的全过程符合GMP要求。记录的内容必须真实，要求及时记录即边操作边记录，不得提前或迟后填写。记录的字迹应端正清晰，记录使用签字笔或钢笔填写。原始记录不得有缺页或缺角现象，更不得撕毁，如有损坏，应注明作废字样并签名。同时按规定重新申请补发，可将原记录内容抄写在补发的记录页上，原件同时保存。2.记录书写规范要求所有原始记录不得任意涂改，不准使用修改液覆盖，不准用刀片刮，也不准描画数据。需要更改时，应在原记录上划一条横线，然后在旁边空白处重新填写，并签上名字和日期，原记录内容应可明显辨认识别。必须按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容填写，要用一斜杠或“N/A”表示。内容与上项相同时应重复抄写，不得用“〃”或“同上”填写。备注栏作为特殊情况的记录位置，如无特殊内容记录则此栏空白。生产及实验过程中的所有特殊点（如升降温过程中的最低、最高点）以及异常情况必须作记录，必要时可另附记录页。2.记录书写规范要求生产中对重量的记录要根据工艺的要求确定其精确位数，一般要精确到小数点后两位。品名的中文名称不得简写，应用标准名称填写，允许使用有关规程解释的简称如产品的英文简称。操作者、复核者应填全名，不得只写姓或名。操作记录中的日期必须写全，格式为：年份（四位）-月份（两位）-日期（两位）如2008-05-12。不得只写月、日或月日简写，如“01”、“1/7”。记录表应有页码流水号。原始记录全部完成后，要由责任人签字；重要数据性记录要有第二人对记录内容、计算结果进行复核，如生产过程中的关键性参数、分析的数据等，并由部门负责人审核签字。2.记录书写规范要求数据处理四舍六入五考虑，五后非零就进一，五后皆零看奇偶，五前为偶应舍去，五前为奇要进一。例如：（保留1位有效数字）3.54243.52.36532.42.15002.22.05002.02.25012.32.15072.23.检验记录原始检验记录应详细记录样品配制稀释过程、所有测定数据、标准液的浓度、计算公式、计算结果、异常情况等内容。有效数字的规定没有特殊要求时，一般分析数据和计算结果保留四位有效数字或比标准规定的该检验项目有效数字位数多一位。保留有效数字时，最多只能保留一个不定数。在加法运算中，每个数及它们的和或差的有效数字保留，以小数点后面有效数字位数最少的为准。在乘除法运算中，每个数及它们的积或商的有效数字保留，以每个数中有效断定位数最少的为准。运算过程中，为了减少舍入误差，可多保留一位有效数字（不修约），在算出结果后，再按运算法则将结果修约至应有的有效数字位数。分析结果小数点后的位数，应与分析方法精密度小数点后的位数相同。检验结果的书写方法要与现执行标准规定一致，如使用相同的单位。3.检验记录---分析测量记录用百分之一分析天平称量或标准中注明“用移液管移取”或“取XX.XXml”的溶液时，数值记录至小数后二位数字。使用滴定管时，应记录至小数点后二位数字。使用容量瓶时，记录至小数点后二位。滴定管、移液管的校正值应记录至小数点