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煤矿基本建设项目档案收集归档要求和整理方法2011年3月5日内容提要建设项目文件的几个基本概念煤矿基本建设项目文件的收集煤矿基本建设项目文件的整理煤矿基本建设项目档案归档要求煤矿基本建设项目档案收集、整理、立卷工作是沿用1994年原煤炭工业部印发《煤炭工业企业档案分类规则》，该规则对煤矿基本建设项目档案的收集范围和分类予以明确。1998年国家档案局、原国家计委发布《基本建设项目档案资料管理暂行规定》对基本建设项目文件材料归档范围和保管期限进行了规定。2002年国家档案局颁布了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（中华人民共和国行业标准DA/T28—2002），再次修改和明确了建设项目档案归档范围和保管期限。2006年国家档案局、国家发改委印发了《重大建设项目档案验收办法》，明确规定：“项目档案是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。这一系列的规则出台，使项目档案工作更加规范化、制度化，进一步明确了档案工作在项目建设中的职责和地位，也使项目档案工作有章可循，有法可依。第一章建设项目文件的几个基本概念建设项目文件：是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等，并以纸质、胶片、光磁盘载体等形式存在的全部文件。包括项目前期文件、项目施工文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。1.单项工程指具有独立设计文件，可以独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。如：煤矿基建项目的矿井、洗煤厂、铁路专用线、办公楼、宿舍楼等。2.单位工程指具有独立设计文件，可以独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。如：煤矿基建项目的巷道、峒室、井底车场等。（进行档案收集整理先确定单位工程数量）3.项目前期文件指开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。煤矿基建前期项目文件重要的有：国家发改委的立项核准，国土资源部门采矿许可，煤炭部门的设计审批、设计勘查、安全专篇，属地审批的征地、拆迁补偿协议等。4.项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。主要有开工报告，技术交底，原材料及构建出厂证明质量鉴定，设计变更通知，施工记录等。5.项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。主要有监理协议，工程材料复查报告，工程质量记录、质量事故处理记录，监理日志月报等。6.项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。归档前要求加盖竣工图章和有关责任人签字。7.项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。(煤矿基本建设的矿、土、安单位工程都应该有竣工资料和竣工图。现在施工单位在竣工时移交的多是已装订成册的竣工资料。)8.项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件（有安全、工程质量，环保、消防、劳保、档案竣工验收资料）。9.项目文件归档建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。10.项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。项目文件资料经过分类、整理、加盖归档章、编制档号、装入档案盒，在档案盒上填写案卷名、档号、盒号，填写备考表，编制案卷目录、卷内目录，形成的项目档案。第二章煤矿基本建设项目文件的收集一、项目文件的收集项目文件产生于项目建设全过程，项目文件的形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门人员的职责范围、工作标准，并有相应的检查、控制及考核措施。这段话表述意思是建设单位与施工单位、监理单位签订工程合同时应将项目文件收集整理移交作为合同条款一项内容予以确定（举例）。1.煤矿基建项目各阶段文件收集与各方职责凡是反映煤矿基本建设项目有关的重要的职能活动，具有考查利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。一般煤矿基本建设项目主要涉及四方面单位，一是建设单位，二是设计单位，三是施工单位，四是监理单位。按照这四方面职责进行项目文件收集（1）项目准备阶段形成的前期文件，应由建设单位各承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。前期资料（F.11)主要有可行性研究报告、项目评估、环境预测、立项审批文件。煤矿立项审批文件主要有国家发改委审核的立项核准文件，国土资源部门审批的采矿许可文件，环境保护部门审批的环境影响报告批复，煤炭部门的审批的矿井设计，安全专篇，矿长资格证、矿长安全资格证，工商管理部门注册的企业名称核准，属地审批的征地批复，拆迁补偿协议，前期与施工、监理单位签订的招投标合同，工程管理文件，以及竣工验收后取得的煤炭生产许可证等。勘察、设计单位负责收集矿井设计基础资料、设计批复文件及资料（项目概算、机电设备概算、设计图纸等）。煤田地质（E.12）煤田地质地形图、煤田地质勘探图、煤田地质储量图等，煤矿地质（E.13）井筒柱状图、井底车场、运输巷道、通风巷道、采区等地质剖面图，水文地质(E.14），矿区测绘（E.23）地形测量、三角测量、高程测量等，矿井测绘（E.24）井上下对照图、采区测绘等，工程测量（E.25）设备安装测量、贯通测量、建筑物沉降测量等资料。（2）项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。施工阶段:矿建工程（F.12）资料，主要有主、付井井筒、巷道、井底车场、各类硐室、采区的施工、竣工资料；工业建筑（F.13）主要有主、付井井口、绞车房、皮带走廊、煤仓、洗煤厂、通风机房、压风机房、排矸系统、变电所、机修车间、安全监测调度中心等施工、竣工资料；民用建筑（F.14）有办公楼、宿舍楼、浴池、冲灯房、锅炉房、食堂、给排水管网、污水处理、矿区广场等施工、竣工资料。安装工程（F.15）主要有主、付井架安装，井口设备安装，井筒、井底机械设备安装，提升机房设备安装，排矸设备安装，井上下变电所设备安装，地面空气压缩机房、通风机房设备安装，消防泵房、井上、下排水设备安装等资料。除有其他约定，施工单位负责编制竣工资料和竣工图；项目监理文件由监理单位收集、积累，并负责审核施工单位项目档案收集情况。（3）项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应、财务管理资料的收集、积累由项目器材供应部及财务部负责收集。设备仪器（H）主要是开箱资料，有合格证书，质量证书、使用说明，设备图纸，装箱目录等，按照采掘、运输、提升、通风、压风、排水、安全监测等系统由设备科进行收集。财务资料主要有财务凭证（K.11）、账簿（K.12）、报表（K.13）、工资（K.14）等，财务资料可分种类按年度顺序收集。（4）职工档案(L)有职工名册，劳动合同，健康体检档案等。（5）特殊载体类（M）有照片、光盘、录像带、实物。2.项目文件收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件应首先登记归档，再行译校、复制和分发使用。项目档案收集工作应与项目建设同步进行。如：设计审批完成后及时向档案部门移交设计基础资料。每一阶段工程完成后移交竣工资料，购置设备到货开箱时移交随机资料。3.项目文件质量要求（1）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。（2）需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。（3）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合存档质量的要求。（4）录音、录像文件应保证载体的有效性。（3-5年应重新翻录以防消磁）（5）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。4.收集过程中存在的问题（1）煤炭基本建设项目单位多是新组建单位，各项档案制度尚未建立，缺乏项目档案管理经验和收集整理意识，给档案验收工作造成一定困难。（瑶岭煤矿）（2）煤炭基本建设项目周期长，从勘查、申报、审批到竣工验收少则三、五年，多则十余年，文件收集跨度时间长，中间多有变更，给档案收集造成一定困难。（3）煤炭基本建设项目要求工程进行招投标，单项工程多、标段多、合同协议多，参加施工单位多，给项目资料收集造成一定困难。（4）档案工作没有与项目建设同步管理，档案收集整理滞后。项目竣工验收时，才知道有项目档案验收，验收前突击收集整理，缺少施工单位、监理单位把关，缺少验收前工程图纸资料审查把关，收集的材料图纸全面性、准确性不确定。（5）项目档案收集不完整，不规范，项目档案缺项缺材料。容易缺项的档案有：文书档案，财务档案，合同协议，设备资料、声像档案等。档案内容不规范情况有：请示与批复不符，目录与档案内容不符，标题与材料不符，图纸与实物不符，缺少设计变更通知等。（6）收集存档的无效文件。重要材料收集的是复印件，缺少原件，缺少档案法律效力。收集到原件但缺少责任人签字、盖章，造成存档无效文件。例如：竣工图、竣工资料缺少竣工图章和责任人签字等。二、项目竣工文件的编制（一般了解）项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。1.竣工文件编制要求（1）竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测量（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。（2）根据《建设项目文件归档范围和保管期限表》及项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。（3）对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。（4）与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。（5）凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。2.竣工图编制要求各项新建、改扩建、技术改造项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位（包括总包和分包单位）负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。（1）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。（2）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。（3）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。（4）涉及结构形式、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。（5）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。（6）建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。（7）竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一折叠（手风琴式）。（8）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。3.竣工图章的使用（1）竣工图章的内容、尺寸如下图所示，图章长80毫米宽60毫米。编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人（2）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。（3）行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。（4）竣工图章应使用红