第四章 时间管理

第四章时间管理管理你的时间就是规划你的生命，浪费时间等于浪费生命!!!•根据我的观察，大多数人的成就是在别人浪费掉的那些时间里取得的。——亨利·福特•在大多数情况下，时间是一分钟一分钟浪费掉的，而不是整个钟头浪费的。水桶的底部如果有一个小洞，水很快就会漏光，结果跟有意把水倒掉一样。——保落·J·迈耶•人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。•无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。•因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。*你的生活将更有弹性*更加充分利用你的时间*你比较不会感到压力和进展*完成任务的过程中，你会感到活力十足*你可以增加自我的价值并强化自我实现时间管理意味着“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。日本学者关于时间浪费的调查在我国，最富裕的资源，同时浪费最多的是——时间！——对自己工作时间的分析自己时间哪里去了？看看平时的我们又是如何工作的？茫盲忙莽这些都是时间管理的陷阱和浪费时间的坏习惯！•情不自禁，事必躬亲；•碌碌无为，焦虑担忧；•文山会海，过分客套；•拐弯抹角，不擅借力；•处理重复，例行公事；•犹豫不决，漫不经心；•电话干扰，陪同煲粥；•不速之客，礼节陪聊；•回复信件，斟字酌句；•强调客观，假装积极。在大学生活中，浪费时间的症状主要表现为：办事拖拉、打牌和打游戏、连续看小说、电话聊天、长时间QQ、经常性喝酒聚餐、闲谈聊天、犹豫不前、没目标、不考虑轻重缓急、凭记忆办事等等。鉴于更好地适应以后工作的压力和外部的竞争状况，在学校里学会有效地管理时间对我们大学生来说十分重要。分析:你能够描述（包括所有细节）一下昨天你都做了些什么？前天呢？上周呢？组织:你能说一下你今天的计划吗（要求详细）？控制:你能分析出哪些活动或事情会造成时间的浪费？影响:你有好的办法帮助别人更有效的利用时间吗？现在你是一个怎样的时间管理者呢？第一节时间的窃贼想象银行每天早晨向你的帐户拨款8.64万元，你在这一天内可以随心所欲想用多少就用多少，用途也没有任何规定，条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归己；而且前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你的帐上将又有8.64万元。如果你处于这种情况，你会怎么办呢？像大多数人一样，你会尽快想办法把每天的钱花光。开头，你会想购买你最需要的东西；如果你是精明人，你会很快想出办法把钱用于投资，而且这项长远投资也会使你得到更大的回报。一、时钟嘀嗒响你是否知道，其实你每天都面临上述的境况。那家“银行”就是时间，你每天都得到8.64万秒钟，随便你怎么利用；而你如不利用，时间也不会回来。成功人士意识到时间的宝贵。有人问发明家托马斯·爱迪生，世界上最重要的东西是什么，他的回答是“时间”。发明家、作家兼政治家本杰明·富兰克林关于时间的描写就更进一步，他说：“你热爱生命吗？那么，别浪费时间，因为生命就是由时间构成的。”如果能静心细想，大多数人都会同意富兰克林的话。人生是由我们在世上所拥有的有限的时间构成的。我们都说生命宝贵，却又常常浪费构成生命的时间。为什么会这样呢？我想主要有以下几个原因：1．人们没有想到，怎样花时间是可以由自己操纵的•威廉·A·沃德说：“我们不做时间的主人，就要做时间的奴隶；我们若不利用时间，时间就会把我们耗尽。”两个人之间的差别不是他们拥有的时间多少——因为每人每天都只有24小时——而是他们如何利用时间。•两个人之间的差别不是他们拥有的时间多少，而是他们如何利用时间。•2．很多人都不知道要取得人生的成功，我们所拥有的时间其实是很少的。有人曾经粗略地统计过一个人活到72岁的美国人对时间是怎么用的：睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年•如果我们要在工作时间取得成功，我们的时间实在很少——不到人生的1/5。•如果你珍惜时间，你就必须要计划时间。•3．人们还没有意识到有多少时间是被浪费掉的。许多人对每天要做的事完全无所谓，他们的劳动效率仅是他们的能力的好几分之一。•4．他们没有分配时间的系统或方法。造成人们浪费时间的最主要原因是他们没有计划。查理斯·C·吉彭斯说：“节约时间的最佳方法是预先思考、计划一下。”思考5分钟往往能节约一个钟头，如果你想成功就要珍惜时间——珍惜时间——就必须要计划时间。二、时间的窃贼•要精明地利用时间，最重要的措施之一是大大地减少你浪费掉的时间。•如果要善于利用时间，最重要的是减少你浪费掉的时间，因为失去的东西再也无法利用了。切斯特菲尔德勋爵说：“我建议你们好好利用小段的时间，这样大段的时间自然就会产生效率。”•下面列出10大时间窃贼。提防他们，你每天将有更多的时间可以利用。※寻找失物•阿尔伯特·R·卡尔在《华尔街日报》上报道，一家钟点工服务公司曾对200家大公司职员做过调查。他们发现公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上，这意味着，他们每年要损失10%的时间！•如果你也像许多人一样，老是要寻找乱放的东西的话，那么解决的方法是养成有条理的习惯。经济许可的话，可以雇请一名有效率的秘书或助理，要他或她帮助你把东西安排得有条理；如果经济条件不允许，你必须想出一个办法来。不要把时间浪费在寻找要用的东西上。有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。※懒惰•善用时间就是善待自己的生命。•时间管理就是管理自己的生命。我们多数人很难使自己的每一天都朝着正确的方向前进，有些人的问题是积极性不高；有些人的问题是自律不严；另外一些人的问题是性格，性格使他们老爱坐着歇会儿不是向前行；还有一些人对自己应做什么，什么时候去做不甚清楚。如果你有懒惰的问题，下面几个建议可以帮助你成功：•使用记事本。对何时应做何事要做到心中有数，记事本或日志有助于你把所有资料很有条理地记录在一个地方。“日记与工作志”、“每日工作志”和“工作日程表”都是极好的工具。•不要在家里工作。如果你不容易调动自己的积极性，那么你就需要换个环境了。许多人在家里养成了一套习惯，怎么也摆脱不了；另外一些人，家里使他分心的东西太多——电话铃、门铃、家人邻居干扰、电视机、收音机、家务活等，离开家或许你能专心工作，或许是为了你能开展工作而惟一要做的自我约束。•尽早开始。有时你会突然意识到因为太迟开始而无法完成当天想做的事，这是最令人失望的。许多人意识到时间不够而无法做他计划中的事时，干脆把整天一笔勾销，什么也不干。对此，解决的办法是养成及早开始的习惯。※干扰太多•时间管理中心主席拉利·贝克博士认为，造成公司职员浪费时间最多的是工作受到干扰。之所以消耗掉那么多时间，不只是停顿下来本身费时，而是在重新工作时，这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力，然后才能在原先停顿的地方继续接着干下去（一下子就能找出中断的地方，立刻接上原来的路的人是不多的）。下面是避免或尽量减少干扰的几种方法：•1.雇一名高效率的秘书。•防止工作时被人干扰的最佳方法是在你自己和经常干扰你的工作的人之间安置另一个人。如果你能控制别人在什么时候来找你，你就不用把时间浪费在重新集中精力上。如果你决定这样做，也一定要留出一些时间，让你的同事能在这段时间内随时找你，以免他们觉得受到排斥而心怀不满。2.学会在批量时间内工作•如果你手头的工作需要高度集中精神，要学会在长达4~6小时的大段时间内工作。其原因与防止别人打断相同。因为这样你不必把时间耗费在重新集中精神上。•当你在批量时间内工作时，你会发现自己的干劲越来越大，能在较短的时间内完成较多的工作。要拥有那么长的一段时间归自己使用，你必须作些具体的安排，时间不会自己找上门的。你甚至要找个僻静的地方，以便干活时不受别人干扰。3.办公室的设计应避免干扰•如果你对办公室的设计有发言权，应把它设计成允许来访者进入时他们才能进入的格局。例如，不能让别人走过办公室时能透过门窗见到你，有事没事跟你聊天。可能的话，把办公室安排在恰当的位置，以便你在外出或上厕所时看不见其他人。原因是，如果你看见别人，总要表示友好亲切。当你约会迟到，或者想回家和配偶、孩子呆一会时，你不希望为跟什么人寒暄而被拖延30分钟。4.改变用电话的方式•许多人成了电话的奴隶，而不是把电话作为工具来使用。避免方法之一是：电话不应直接接入你的办公室（这样做的原因跟不允许在工作时不停地被干扰一样）；此外，一天当中划出一段时间专门用于接电话。记住，电话是为方便你自己而设的，而不是为给你制造麻烦的。5.学会清早起来工作•我发现清晨工作时较少受干扰和打断。如果你能安排自己在清早工作，你会发现你那一天干劲特别足，能用于工作的时间也延长了。※事必躬亲•提高工作效率的最大潜力，莫过于其他人的协助。•他人的协助是提高效率的最大潜力，可是许多人却试图事必躬亲一手包揽。解决办法是把工作委托给别人，授权他们去干。•你把工作分派给其他人，授权他们去干好，这样每个人都是赢家。•要分派就必须知人善任，清楚各人的长处和短处，让每个人从事他（她）最能发挥水准的工作。授权别人，同时也要给他们完成任务所需要的条件与资源。你把工作分派给其他人，授权他们去干好，这样每个人都是赢家。※是偶发延误还是时间机会•你有多少次发现自己在意外的延误中无事可做？在这种情况下，你别无他法，只能等待。这是我所知的最令人心烦，最浪费时间的情况。•要避免这种情况的出现，唯一的办法是预先安排工作。我外出旅行时常带着活去干，这样，就不会因为航班偶然出现个把钟头的延误而恼火；相反，我可以打开公文包干起活来。我每次旅行都带一大堆活——即使有十次八次延误也干不完，我可不愿意受阻时却两手空空的。•事前做好准备，利用偶发的延误，这样能把本来会失去的时间转化为有用的时间。正如亨利·福特说的：“大多数人是在别人浪费掉的时间里取得成就的。”※唏嘘不已及白日做梦•你浪费于空想的每一刻都是从有效劳动中偷来的。•许多人老是想着过去犯过的错误和失去的机会，唏嘘不已，又或者空想未来。这两种心境都是极浪费时间的。达克·哈吗舍尔德说：“不要回想，也不要作未来的梦，逝去的不会回来，白日梦永远也无法实现。你的责任，你的奖赏，你的命运都在此时此地。”•你浪费于空想的每一刻都是从有效劳动中偷来的。从错误中汲取教训，但要马上继续前进，不要白日做梦，而应为实现梦想与目标而努力地干。※拖拖拉拉•有个朋友问一位做事拖拉的人一天的活是怎么干完的，这个人说：“那很简单，我把它当做昨天的活。”•拖延岂止是昨天的活今天来干？《韦氏新世界英语词典》给“拖延”下的定义是：“把（不愉快或成为负担的）事情推迟到将来做；特别是习惯性地这样做。”•如果你是个办事拖拉的人，你大概正在浪费大量的宝贵时间。这种人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，同时又为没有完成任务而且任务而悔恨。在这段时间里，他们本来能完成任务而且早应转入下一个工作了。以下几个办法可以有效对付拖拉的作风：•确定一项任务是否非做不可•当我们感觉到一项任务不重要时，自然会做起来拖拖拉拉，如果这项任务真的不重要，就把它取消好了，而不是既拖延又后悔。有效分配时间的重要一环是取消可有可无的任务，应该从你的日程表中把可办可不办的事情清除。•把任务委托给其他人•有时候，任务是能完成的，但是你不喜欢做。你不愿意或者与你的个性或专长有关，如果你把任务委托给一个比你更适合做、更乐意做的人，那么你和他都成了赢家。•确定好处与优势并立即行动起来•我们往往因为看不到完成一项不愉快任务有什么好处而拖拖拉拉。也就是说，我们做这项任务时付出的代价似乎高于做完之后得到的好处。应付这个问题的最佳办法是从你的目标与理想的角度来分析这个任务。如果你有个重大目标，那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的任务。•养成好习惯