搜索
1秘书学务实第一章秘书的涵义一、秘书的涵义从秘书职位的角度来看秘书概念的发展变化。秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。（一）秘书官职化时代1.中国秘书官职化时代◆在我国，秘书一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人，即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：——宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为秘书。如《晋书·荀勖传》：及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。——指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。◆至东汉后期：秘书不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，被称为史官、御史大夫、尚书、长史、主簿等。唯有一次例外，那就是东汉末年，魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以典尚书事，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。◆至清末，我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。其一：秘书一词已完全摆脱了图书的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称。2.国外秘书官职化时代◆秘书这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人。secretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员。——SecretaryofState在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。——TheSecretaryofStateforForeignandCommonwealthAffairs意为外相。——TheSecretaryofStateforHomeAffairs则是内政大臣。——日本的内阁官房长官、沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。◆资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、帐目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做办事员。如英国著名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。（二）秘书社会化时期1.国外秘书工作的社会化、职业化发展◆英文Secretary出现了另一个重要含义,秘书作为一种社会职业，开始确立。第一个字母S小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。2.我国秘书的社会化职业化发展◆我国的私人秘书始于清朝，称幕客。幕客也称西席、馆师、宾师等，俗称师爷由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书。◆改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。2◆改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。（三）秘书和秘书实务的涵义◆秘书：是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。该定义可从3个角度来理解:1.秘书服务的根本对象是领导者2.秘书活动的基本方式是处理信息和事务3.秘书活动的根本性质是辅助性◆秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。二、秘书人员的称谓、类别、层次（一）秘书人员的称谓◆社会上对秘书人员的各种称谓：打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任XX主管（培训主管、业务主管）XX助理（人事助理、执行助理）初级秘书、高级秘书等等◆对这些称谓的分析（略）◆对秘书称谓的不规范带来的问题1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。（二）秘书的类别1.按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类：2.以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书3.以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等（三）秘书的层次在秘书职位的纵向层次上分为:初级秘书、中级秘书和高级秘书。如图：该图包含4层含义：1.体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次2.体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例3.体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差4.体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别（一）秘书的职业特征1.服务的直接性和稳定性2.知识化和专业化3.年轻化和女性化（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才秘书是软人才中的代表之一。秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。[案例]:请思考这则案例给你的启示。（略）实训1一、内容：认识秘书职业二、训练目的：3提高对秘书素养及其职业道德的认识，对照秘书职业素质的基本内容，找出自身的差距与努力方向，设计秘书职业形象。三、训练方式：1、案例分析，讨论“秘书现象”，掌握合格秘书的职业基本素质2、自测“我适合当秘书吗？”，找差距，加强对后天学习实践重要性的认识四、项目能力培养体现提高对秘书素养→文化内涵→秘书职业道德等方面的认识。五、训练环节与对应能力训练（一）组织学生结合自己的观察与体会，讨论“秘书现象”，增强秘书职业认识。对应能力训练：秘书职业道德的认识、表达能力（二）完成自测，对照秘书职业要求，找出自身差距，明确努力方向，加强实践锻炼学习。对应能力训练：秘书职业要求、自我学习能力六、学生结果性材料与成绩考核1、讨论结果书面报告一份，70%；2、讨论过程表现考核，30%。七、实训课时2课时。4第二章秘书工作的性质与内容[提示]毕业于名牌大学的苏云受聘担任新近投资上海的美国独资公司老总威廉（美国人）的秘书，这是个她梦寐以求的职业：在电脑桌前，熟练地进行电脑操作，用流利的英文为总经理书写函件，聚光灯下，从容地主持对外活动……。然而，工作一段时间以后，她却对秘书这个职业充满了困惑。比如，上班第一天威廉吩咐的第一件事却是：请苏小姐先把办公室收拾一下。苏云一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来。将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，然后对办公室的地面进行除尘……。一切做完以后，苏云对威廉说：办公室收拾好了，请问经理，还有什么吩咐？苏云心想，这下该让我起草文件了吧。可是没想到，威廉头也不抬地说，请帮我倒杯水。于是苏云泡了一杯热的茶水端了过去，对不起，我要的是白开水，威廉挥了挥手说，苏云赶忙又去换了一杯热的白开水。对不起，苏小姐，我要的是冷水，威廉有点不耐烦地说，她只好去换第三杯水，这才让威廉满意。以后的几天，除了整理文档、写函件等工作之外，威廉又吩咐她做了很多的琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡等等，甚至还要求她利用业余时间和休息日陪威廉和夫人上街购物，熟悉新来的这所城市。还有一次，威廉从美国带来的衬衫上的一对纽扣掉了一个，这是威廉非常喜欢的衣服，威廉也要求苏云为他配齐或换一副相称的……。这一切让苏云很失落，心想自己苦读了四年大学，为了提高英语水平，熟练操作电脑，甚至本末倒置，白天上课懒洋洋，晚上拼命读夜校，不就是为了能获得体面的外企秘书的职业，没想到却要像佣人那样为别人打扫卫生、端茶倒水、跑腿，这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干？一、秘书工作的性质（一）秘书的根本性质：辅助性1.辅助性是秘书部门天生的属性2.辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求3.辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的（二）秘书工作的特征与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：1.中介性秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的纽带和桥梁的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。2.直接性秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上3.全面性——一是体现在职能辅助的全面性上——二是体现在过程辅助的全面性上4.服务性人们把秘书工作比喻为上管天文地理，下管鸡毛蒜皮，把秘书工作说成没大没小，没完没了。5.被动性——秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。——秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。6.潜隐性秘书工作的潜隐性表现在三个方面：——活动名义的假借性——活动过程的幕后性5——劳动成果的潜在性7.机密性（关于这点，我们将在后面具体阐述。）二、秘书工作的要求主要可概括为四个转变和六个要求。（一）秘书工作的四个转变——秘书工作三服务（为中央服务；为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务；为人民服务）——秘书工作应该发挥四个作用（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用）——实现四个转变：1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；3.从被动服务转变为主动服务：4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。（二）秘书工作的六个强调1.强调调查研究工作2.强调信息工作3.强调信访工作4.强调协调工作5.强调督察工作6.强调党务、政务服务工作三、秘书工作的内容职能和职责的区别:——职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题。——职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。（一）秘书的职能1.辅助决策:（1）辅助决策的含义在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。（2）辅助决策的特征:体现在以下几个方面：——辅助内容的综合性——辅助时间的经常性——辅助环节的全过程性（3）辅助决策的原则：——超前原则——定位原则——信息原则（4）辅助决策的过程：——协助领导确定目标——协助领导设计方案——协助领导评优选优——协助领导实施反馈2.协调关系:（1）协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。（2）协调关系的特征:——从属性——广泛性——间接性6（3）协调关系的原则：——政策指导——客观公正——平等协商——注重整体——灵活适度（4）协调关系的过程：——摸清情况——找出症结——恰当协调——督促落实——检查反馈3.处理信息：（1）处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。（2）处理信息的原则：——及时性原则——保真性原则——适用性原则——预测性原则（3）处理信息的内容：——历史信息——上级信息——内部信息——公众信息——社会信息（4）处理信息的过程：信息的收集信息的加工信息的传递信息的反馈信息的储存4.办理事务（1）办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。（2）办理事务的特征：——综合性——服务性——繁琐性——突击性（3）办理事务的原则：——被动中求主动——原则中求灵活——繁杂中求规范（4）办理事务的程序：——自然程序——理论程序——指令程序——法定程序——技术程序——习惯程序（二）秘书的职责大致也有以下11个方面：1.日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）2.接待事务（来访接待、安排服务等）3.会议事务（会议安排、会场布置、会议