3.新奥集团公文基本规范格式

1新奥集团公文基本规范格式二00六年五月二十六日2课程目标目标一：掌握集团公文基本规范格式目标二：熟悉集团公文字号的种类与要求目标三：学会集团公文主题词写作技巧与要点3主要内容一、集团公文规范格式含义与要求二、集团公文字号的种类与要求二、集团公文主题词标引说明与要求四、集团公文套用红头格式说明4一、公文规范格式含义与要求（一）公文规范格式的含义1、定义：公文的格式即公文的规格式样，它包括公文所必须具备的数据项目结构和公文的用纸格式、书写打印格式、装订格式。2、意义：公文格式是公文的门面。一份好的公文，不仅内容要主题明确、简明扼要，语言要通顺流畅、准确恰当，而且要求数据项目结构完整，书写打印格式规范，用纸大小一致，装订朴素美观。因此公文格式对于公文来说，具有十分重要的意义。首先，统一规范的公文格式，体现了公文的权威性和严肃性。其次，统一规范的公文格式，有助于公文的阅读和处理，提高行政机关的工作效率。第三，统一规范的公文格式，有助于对公文科学化管理，便于公文的存档和查找。5×××（二）公文规范格式的要求1、数据项目结构要求所谓公文的数据项目结构主要包括公文的眉首、主体和版记。所谓公文的数据项目结构要求就是对眉首、主体和版记中各要素的格式、字体、字号、位置、标记方法等方面的具体要求。我们将在下面详细说明公文的数据项目结构要求。62、用纸、打印和装订要求版式要求：纸型为国际标准A4型纸，段落行距为24磅，其它采用默认，空行字体应调为四号仿宋体字。需要装订的公文，页边距规定为，上侧页边距为37mm，下侧页边距为35mm，左侧页边距为29mm，右侧页边距为25mm。不需要装订的公文，页边距按照word系统的默认值使用，即上下边距为25.4mm，左右边距为31.7mm。62、用纸、打印和装订要求打印要求：双面打印；页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。装订要求：公文应左侧装订，不掉页；装订线距左侧页边为4mm；双钉装订，两钉分别位于距上下页边1/4处。7第一、置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；第二、置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；第三、置于主题词以下的各要素统称版记。×××公文的数据项目结构要求8×××如公文需标明秘密等级，用4号黑体字标在版心右上角第1行顶格，两字间空1字；如需同时标明保密期限，用4号黑体字，标在版心右上角第1行顶格，秘级和期限间用“★”隔开。集团公文密级包括绝密、机密、秘密三种，一般公文的秘密等级由签发人确定。其中，“绝密”和“机密”级公文应当标明份数序号。保密期限一般是“秘密”级不超过1年，“机密”级不超过3年，“绝密”级不超过5年。眉首：秘级、期限9×××如公文需标明紧急程度，用4号黑体字顶格标在版心右上角第1行，两字间空1字；如需同时标明秘密等级和紧急程度，秘级顶格标明在版心右上角第1行，紧急程度顶格标明在版心右上角第2行。公文紧急程度一般包括“特急”和“急件”两种，电报紧急程度一般分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种。有些文件如果在标题中加上“紧急”二字，就不必再单独注明。如《××市卫生局关于×××的紧急通知》就可以在文头中省略紧急程度。眉首：紧急程度10×××由发文单位全称或规范简称后加“文件”组成；特定公文可只标明发文单位全称或规范简称。联合行文时，主办单位名称在前，“文件”置于所有发文单位名称后，上下居中排布；如联合行文单位过多，必须保证这页显示正文。眉首：发文单位11×××由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位下空2行，4号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份标全称，六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。眉首：发文字号12×××一般性公文加盖了公章，可以不印发签发人。上报的公文一定要标明签发人，否则公文无效。签发人姓名平行列于发文字号右侧。发文字号居左空1字；“签发人”居右空1字，4号仿宋体字，后标全角冒号，用4号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置第1行，其他签发人从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次排列；下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。（这种情况在集团公文中比较少见）眉首：签发人现场练习请大家结合下面的要求，按照标准格式起草一篇报送地方政府关于调整民用天然气价格的请示。眉首部分的要求：密级是机密，期限是1年，紧急程度是特急。现场提问？……1314×××红色反线下空2行，用3号仿宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。上报的公文和联合行文，一般不标明发文机关。公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题；如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。主体：公文标题15×××标题下空1行，左侧顶格用4号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。主体：主送单位16×××主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，4号仿宋体字。主体：公文正文17×××公文如有附件，在正文下空1行左空2字用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。附件应当与正文装订在一起，如果不能合订，在附件首页分别标明公文的发文字号和附件的序号。主体：附件18×××用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。主体：成文时间19×××公文如有附注，用4号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。主体：附注20×××单一发文印章，在落款处不署发文单位的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中，下压成文时间，印章用红色。当联合行文需加盖2个印章时，将成文时间拉开，主办单位印章在前，各印章均压成文时间。印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。印章与正文应同处一页，原则上不得用“此页无正文”等方式。主体：公文生效标识现场练习请大家结合下面的要求，按照标准格式起草一篇报送地方政府关于调整民用天然气价格的请示。主体部分的要求：主送单位是××市物价局，附件是《西气东输天然气门站价格与分析》，附注标明联系人及联系方式。2122×××用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号小标宋体字；词目之间空一字，最后不加标点。版记：主题词23×××公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。版记：抄送24×××位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用4号仿宋体字。印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。版记：印发单位和印发时间25版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心，最后的要素下面不加反线。版记应置于公文最后的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。页码用4号小标宋体字阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行。单页码居右空1字，双页码居左空1字。单页公文、空白页和空白以后的页不标识页码。版记中的反线和版记的位置、页码新奥集现场练习请大家结合下面的要求，按照标准格式起草一篇报送地方政府关于调整民用天然气价格的请示。版记部分的要求：抄送单位是××市建设局和新奥燃气控股有限公司。2627主要内容一、集团公文规范格式含义与要求二、集团公文字号的种类与要求二、集团公文主题词标引说明与要求四、集团公文套用红头格式说明281、公文字号的含义新奥集公文发文字号是规范公文格式中的基本要素之一。它一般由发文单位代字、年份和序号组成。标明公文发文字号，一是便于统计发文数量，二是便于公文的检索和引用。（一）公文字号的基本介绍292、公文字号的格式新奥集公文发文字号位于发文单位下空2行，用4号仿宋体字标识，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份用全称，六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。（一）公文字号的基本介绍以党委、工会名义发文根据公文主题内容、性质和主送范围等不同，新奥集团的公文发文形式可分为三大类。以专业系统（委员会或专业部门）名义发文公文发文形式301、集团公文的发文形式以集团、产业集团名义发文（二）集团公文字号的种类与要求以集团、产业集团名义发文1、新奥集团文件2、新奥燃气集团文件3、安瑞科集团文件4、新能化工集团文件5、威远集团文件312、集团公文的种类6、置业集团文件（二）集团公文字号的种类与要求（1）新奥集团文件字号：新奥集字[年份]号文件标头：新奥集团股份有限公司文件32（二）集团公文字号的种类与要求3、集团公文规定的要求适用范围：主要适用于部署全局性工作和重要工作，发布集团重大政策、规范性文件和重大投资决策、重大表彰和处罚等重要决定，公布集团重要人事任免事项，批转政府部门重要文件，向政府等社会相关部门报告、请示工作和呈报意见，以及其他必须以新奥集团名义办理的重要事项。专业部门总裁办总裁总裁办起草审核签发编号、用印、发放行文流程33字号：新奥燃控字[年份]号文件标头：新奥燃气控股有限公司文件（2）各产业集团文件3、集团公文规定的要求字号：安瑞科控字[年份]号文件标头：安瑞科能源装备控股有限公司文件字号：新奥新能集字[年份]号文件标头：新奥新能化工集团文件字号：新奥威远集字[年份]号文件标头：新奥威远集团文件字号：新奥置集字[年份]号文件标头：新奥置业集团文件（二）集团公文字号的种类与要求（2）各产业集团文件343、集团公文规定的要求适用范围：主要适用于部署本产业集团的全局性工作和重要工作，发布产业集团重大政策、规范性文件和重大投资决策、重大表彰和处罚等重要决定，公布本产业集团重要人事任免事项，批转政府部门重要文件，向政府等社会相关部门报告、请示工作和呈报意见，以及其他必须以产业集团名义办理的重要事项。专业部门行政部门总经理行政部门起草审核签发编号、用印、发放行文流程（二）集团公文字号的种类与要求以专业系统（委员会或专业部门）的名义发文1、新奥集团安全委员会文件354、集团公文的种类2、新奥集团技术委员会文件3、新奥集团行政办公文件4、新奥集团人本中心文件5、新奥集团财金中心文件6、新奥集团文化中心文件（二）集团公文字号的种类与要求36适用范围：主要适用于部署全年安全工作，发布集团安全责任制度，安排重大安全生产活动，处理重大安全责任事故，表彰安全先进重要典型，以及决定其他与企业安全生产相关的事项等。（1）集团安全委员会文件5、集团公文规定的要求字号：新奥集安字[年份]号安委会秘书处秘书长主管副总裁安委会秘书处起草审核签发编号、用印、发放行文流程重要程度转入集团发文流程NoYes文件标头：新奥集团安全委员会文件（二）集团公文字号的种类与要求37适用范围：主要适用于部署全年安全工作，发布集团安全责任制度，安排重大安全生产活动，处理重大安全责任事故，表彰安全先进重要典型，以及决定其他与企业安全生产相关的事项等。（2）集团技术委员会文件5、集团