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秋风清，秋月明,落叶聚还散,寒鸦栖复惊。一、ビジネス文書を書く前に..............................................................5二、ビジネス文書の基本的なフォーマット........................................8三、新しいビジネス文書のポイント.................................................20四、ビジネス文書を書き終わった後で..............................................22一、ビジネス文書を書く前にビジネス文書の構成をよく見ながら、その流れに沿って、決まり文句や慣用語句を組み合わせていくと、簡単なものなら楽に作ることができますが、やはり、全体構文する前に、主文の部分については、もう少し工夫をしたほうがいいでしょう。ということは、ビジネス文書で難しいのは「複雑な用件を分かりやすくまとめなくてはいけない」主文のサワリの部分だけだ、ということになります。さて、複雑な用件を分かりやすく伝える時はどうすればいいのでしょう。その要領をいくつかあげてみましょう。（一）、あて先・差出人の確認ビジネス文書を書くときは、誰から誰にあてるものなのかを最初にはっ要領のいいビジネス文書作成術きりさせましょう。あて先は、先方の会社か、その会社のひとつの部署か、その部署の管理職か、あるいは担当者個人か。複数の関係者だったり、不特定多数の消費者だったりすることもあるでしょう。団体あてか個人あてかによって、時候のあいさつや用件の書き方も違ってきます。誰から自社（○○会社）自分の部署（○○課）管理職（○○課課長○○）担当者（○○課○○）個人誰へ会社あて（○○会社御中）部署あて（○○課御中）管理職あて（○○課○○様）担当者あて（○○課○○様）複数の関係者（お取引先各位）不特定多数の消費者（お客様各位、あて名なし）差出人についても自分の名前がいいのか、部署の名前がいいのか、管理職の名前にすべきなのか、最初に考えておく必要があります。（二）、書式を決める次に、どういう書式の文書にするかイメージしましょう。といっても、パターンはそんなに多くありません。宛名や差出人、標題を頭に書いてしまう定型形式か、ふつうの手紙のように書くレター形式か、重要事項を記書き（「記」と書いた下に箇条書きにする）にするか、別紙としてまとめるかなどです。（三）、入れなくてはならない項目をメモ次に何を伝えなくてはならないのか、内容を整理しましょう。ワープロの場合、思いつくところから書き始めれば、後からいくらでも並べ替えることができます。前文のあいさつなどは、決まり文句なのでそれほど悩む必要はありませんが、重要なのは本文や記書きに入れるべき内容です。文書で出した後で、電話でいろいろ補足することになっては相手も迷惑です。必要事項がオール・イン・ワンになるように心がけなくてはなりません。用件は、下の5Ｗ3Ｈの全部か、そのうちのいくつかが必要な要素となります。思いつくままリストアップしたら、5Ｗ3Ｈを眺めて、もれている項目がないかチェックしましょう。いつwhenどこでwhereだれがwhoなぜwhy何をwhatいくつhowmanyいくらでhowmuchどのようにhow二、ビジネス文書の基本的なフォーマットビジネス文書の基本的なフォーマット前に述べたように、ビジネス文書と一般に使われている文書の間に、それほど大きな違いがあるわけではありません。ビジネスの世界では業務をスムーズに進めるために、いくつかのルールや慣習が存在しているだけです。ですから、平日思いつくままに記す一般的な文章などと比べると、形式的で改まった表現ややや格調の高さが要求される場合があります。そこでまず基本的フォーマットを把握したいのですが、いわば縦書き文書と横書き文書の二つのフォーマットに分けられます。縦書き文書は主に案内状や挨拶状など、儀礼的な場面で使ったり、格調の高さの必要な文書に使うとよいでしょうが、この場合横書き文書のフォーマットを使ってもかまいません。最近では、数字や外国語が使われることが多くなってきたため、横書き文書が仕事現場で次第に主流となってきました。本書では実際の状況にしたがって横書き文書のフォーマットを主に紹介しますが、縦書きやら横書きやら、簡潔で、分かりやすい文書作りに役立つ形式を選べばいいでしょう。◎縦書きフォーマット（一般）⑥頭語⑦～⑨あいさつ⑩起語⑪主文⑫末文⑬結語②②発信年月日④発信者名㊞③あて名⑭別記⑮追って書き⑬結語（再拝・以上）◎横書きフォーマット（一般）①文書番号②発信年月日③あて名④発信者名㊞⑤件名（標題）⑥頭語⑦～⑨あいさつ⑩起語⑪主文⑫末文⑬結語⑭別記⑮追って書き⑯添付書類ビジネス文書の構成と文例ビジネス文書の基本的なフォーマットと構成に従って、具体的な文書の例をあげてみます。ビジネス文書も一般の手紙と同じように、前づけ・本文・後づけによって構成されています。前づけ＝①文書番号―②発信年月日―③あて名―④発信者名本文＝⑤件名⑥頭語―⑦～⑨あいさつ⑩起語―⑪主文⑫末文―⑬結語後づけ＝⑭別記―⑮追って書き―⑯添付書類前づけ①文書番号取引上の文書、社内文書につけて、分類・検出に利用します。文書番号を書くことによって、関係者の検索にも便利だし、間違いを防ぐこともできます。ただ、社交的文書にはつけないことを注意しましょう。例総務課の発信する10番目の文書――総第10号、あるいは総発第10号営業部の照会文書の136番目――営照発第136号②発信年月日ビジネスに日付けはとても大事です。文書作成日ではなく、必ず発信日を書き入れましょう。年号は西暦でも元号でもかまいませんが、社内で統一されているはずです。また、日本国内の場合は、「平成○年○月○日」と書くのが一般的です。例平成15年12月5日2003年6月8日③あて名略称を使わず、正式名で書きましょう。また、あて名は、発信者名とつり合いをとることが大切です。そして、敬称も重要ですが、「○○先生様」のような二重敬称を避けましょう。つけ方を迷う時は「様」で統一するとよいでしょう。例いろいろな敬称御中――――――――官公庁・会社などの団体の場合興協物産株式会社人事部御中殿―――――――――役職名か、個人名を書く場合東南株式会社経理部海崎茜殿北東組合組合長四方徹殿殿・様・先生――――個人あてに資材部長殿目方正様吉永佳子先生各位――――――――ある部署の部員・課員の多数にあてる場合会員各位販売店各位お得意様各位ご一同様――――――ある部署の全員にあてる場合○○クラブご一同様④発信者名まず、あて名とつり合いがとれるように注意しましょう。氏名の後に押印しますが、社交的な文書には押印しません。また、文書によっては所在地、電話番号を書いておくと親切になります。例あて名と発信者名とのつり合いをみましょうサンテン株式会社販売課長尾崎慎一殿光吉株式会社製品販売課長葛西宏㊞山岸株式会社取締役木本正雄様株式会社サントミ取締役社長九島渡本文⑤件名件名は本文の内容が一目でわかるように、20字以内の短いことばで書きましょう。発信者名の下、中央に書きます。また、件名に下線を引いたり、本文よりやや大きめに書いたりすることによって、強調します。例貴社ご訪問の件卸売り価格のご照会社交的な文書や挨拶状、礼状などには件名はつけません。⑥頭語頭語には、一定の決まりがあります。結語と対応して使います。とりあえず以下の四つの基本パターンを覚えましょう。頭語・結語の慣用パターン場合頭語結語注意一般場合拝啓敬具丁寧な場合謹啓敬具、敬白「敬白」はより強く敬意を表す時に使います急ぐ場合前略草々、以上この場合時候のあいさつも省略します返信の場合拝復敬具社内の文書では、頭語は省略し、文書の終わりを「以上」で締めます。お見舞い状、弔意の文書は、頭語、あいさつの言葉を省略して、すぐ本文に入ります。⑦～⑨あいさつあいさつの言葉は、一般的に⑦時候のあいさつ――――⑧安否のあいさつ――――⑨感謝のあいさつの順で書きます。時候のあいさつから、日本人がいかに自然に関心を持っているかが分かり、ビジネス文書といっても、日本ならではの伝統も伺えるでしょう。安否のあいさつは、実際は先方の会社、団体の繁栄・発展を祝う言葉になります。また、感謝のあいさつは、日ごろの厚情への感謝の言葉です。ややこしく見えるかもしれませんが、それぞれ慣用語句がありますから、それらを組み合わせて作れば、簡単にできあがります。それぞれのあいさつに使う決まり文句を、第四章の文例を参照してください。例⑦初冬の候、⑧貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。⑨平素は格別のご愛顧をいただき、厚くお礼申し上げます。⑩起語起語は、起首の言葉ともいい、あいさつの言葉のあと、改行して、１字下げて書き始めます。もっともよく使われる言葉は「さて」ですが、「さて、当社におきましては……」「さて、○○件につき……」と続きます。ほかに、「実は」「ところで」などがあります。⑪主文主文とは、文書全体の本文といってもいいです。もっとも大事な部分として、事項伝達に欠かせない部分でもあります。本章の前にも述べたように、主文作りを始める前に、予め伝えなくてはならない内容を5Ｗ3Ｈに従って整理しておけば、より効果的な主文ができあがります。もちろん、5Ｗ3Ｈといっても、必ずしもひとつの文書にすべてが現れるものではなく、実際の状況による選択取捨が必要です。例……2004年4月入学の○○さんの入学が本日の教授会で正式に承認されました。入学許可書などは至急郵送いたしますが、取り急ぎ「在留資格認定証明」の取得申請をしなければいけませんので、1月18日までに国際交流センター、私あてに写真10枚（3㎝×4㎝）を送っていただけないでしょうか。……⑫末文末文は主文の内容の念を押したり、徹底させる効果を出したりします。末文にはだいたい終わりをするあいさつや、健康や活躍を祈る言葉がはいりますが、主文の内容に合わせながら慣用語句を選択すれば文書全体の効果がよりよく出るに違いありません。when1月18日までにwhere国際交流センターwho私にwhy「在留資格認定証明」の取得申請をするためwhat写真（3㎝×4㎝）howmany10枚howmuch無しhow郵送してもらう末文に適用の決まり文句を、第四章の文例を参照してください。例今後ともよろしくご指導、ご鞭撻賜りますようよろしくお願い申し上げます。まずは取り急ぎお願い申し上げます。⑬結語本文を結ぶひとことのあいさつです。必ず頭語に対応させて書きましょう。結語の基本パターンを⑥番の頭語を参考してください。後づけ⑭別記本文の中に書いたのでは、文章が複雑になってしまう、というような内容は、例えば会議の日時・場所・議題、注文の品名・数量など、本文に書かず、別記の形で書くほうが一目瞭然になります。別記する時は本文の中で必ず、「下記のとおり」「別記のように」など、ひとことで案内しましょう。また、別記のところに見出し記号がある場合、その付け方にも注意しましょう。ア・イ・ウ・エ、（ア）・（イ）・（ウ）・（エ）、1・2・3・4、（1）・（2）・（3）・（4）など、統一した記号は改まった感じを与えてくれます。例下記のとおり、ささやかな披露パーティーを催したく存じます。……記日時9月14日（土）午後6時から8時まで場所ホテル東亜王女の間電話（1234）5678※なお、お手数ではございますが、同封はがきにて9月10日までにご都合のほどお知らせいただきたくお願い申し上げます。……⑮追って書きなお書きともいって、本文で書き残したこと、本文中に書くと紛らわしいこと、用件が二つ以上あって、分けて書いたほうがわかりやすいときなどに、補足的につける文章で、頭に「なお」「追って」「追伸」「追記」などの言葉