内部审核培训课程

内部审核审核的定义为获得证据并对其进行客观地评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程.审核的核心原则客观性独立性系统性审核的种类■第一方(供方)-内部审核由公司内部进行的审核■第二方(买方)-外部审核由采购方或代表采购方对分供方/供方/出售商进行的审核■第三方(独立)-外部审核由独立发证机构或类似团体所进行的审核审核的目的客观评估管理体系执行的情形:明文规定的管理体系是否符合体系标准的要求----文件审核所有的管理规定、办法、作业指导书是否被遵守执行----现场审核审核阶段准备执行报告效果跟进准备40%执行40%报告10%跟进10%准备审核失败的准备,就是准备失败failtoprepareispreparetofail确定审核准则ISO标准的要求公司的管理体系的要求客户/法律、法规的要求以往的审核及其协商的改正措施品质表现变更选择审核员曾受完整的审核训练审核经验对被审核的部分的运作及相关应用技术有基本认识独立性审核员个人特质审核员的特性思想开放良好沟通的能力成熟有敏锐的观察能力正直诚实良好聆听的能力要有好奇心有分析能力感情稳定，冷静合作的能力有礼貌组织能力通情达理练达及有外交技巧提高内审员水平的方法1、参加培训班学习2、组织经验交流3、审核报告的比较分析4、工作评比5、审核员轮换6、从事第二方审核7、向外审员学习检查表Checklist检查表是一连串的问题,作为审核的途径,以确保覆盖有应该审核的范围使用检查表的好处确保准备工作的完整性作为审核员之作业指导书及备忘錄(aide-memoir)审核的客观证据减少笔记时间帮助准备审核结束会议、撰写审核报告忠实的记录确定审核方案审核的安排和频率的决定因素与产品/制程有关项目的关键性客户的要求管理,技术,措施或体系上的显著变动审核的时机安排1.体系文件规定的频次2.管理体系出现重大的变更后3.出现严重的产品质量问题（包括大量客户投诉的出现）审核员小组会议审核组长应於审核前召集所有审核员进行审核小组会议确认准备工作均已完成,各审核员亦明了其将扮演之角色讨论可能出现的问题及需注意事项交流经验及审核技巧审核通知/开始会议发出审核时间表说明审核目的，内容，方法和时间安排与被审核部门/项目的负责人确认审核时间和人员安排----确保审核方案的有效性审核执行沟通观察/收集证据评审沟通(Communication)单向沟通(OneWayCommunication)双向沟通(TwoWayCommunication)沟通技巧提问的技巧信息的理解(聆听技巧)问题的种类封闭式的问题开放式的问题跟进式的问题引导式的问题没有声音的问题封闭式的问题(ClosedQuestion)简单答案是/否，有/没有可获得指定的资讯可用以总结结论由审核者控制问与答带来压力/减轻压力？开放式的问题(OpenQuestion)5W1H怎么样？HOW什么？WHAT何时？WHEN谁？WHO哪里？WHERE为什么？WHY给我看...(证据)SHOWME...(theevidence)开放式的问题(OpenQuestion)鼓励被审核者自由发言可获取最大量的资讯跟进式的问题(FollowUpQuestion)由获得的资讯再提出跟进问题对问题进一步探讨引导式的问题(LeadingQuestion)可减轻被审核者压力避免使用没有声音的问题(Silent)以身体语言提出问题沉默-非常强而有力的工具!应避免的问题欺诈式问题含糊不清的问题多重式问题多重式的问题(Multi-Question)有没有...?怎样...?如何...？做成混乱回答者选择式回答绝对避免使用倾听认真专注的倾听是对别人最大的尊敬有效的听专注查对澄清反应/反馈记录需要时作出摘要，与讲话一方确认影响倾听的因素不专注集中选择性的听个人偏见情绪与喜恶草率的结论除了听，还要看沟通时，需注意对方的身体语言身体动作面部表情眼神身体语言-信心篇踌躇满志(来吧！)侃侃而谈高唱入云身体语言-疑惑篇怎样回答？他问的是...身体语言-惊惶篇回答不了，要下岗了..饶了我吧..不要逼我吧..身体语言-防卫篇少说少错,不说就不会错不认可，对查到的问题千方百计的辩解不欢迎任何批评，轻视审核员的意见身体语言-愤怒篇火山爆发怒火中烧有所动作储势待发身体动作+面部表情感兴趣，认同不感兴趣，不同意身体动作+面部表情有疑问，不同意有疑问，思考中身体语言有麻烦很苦恼观察/收集证据通过会见人员,检查文件/记录，及观察有关活动以收集符合要求的证据观察/收集证据留意检查表内容以外的有关不符合事项的线索验证通过面谈、感官观察或测量记录而获得的资料(包括数据的汇总和分析)检查方法检查是以随机抽样型式形进行，而非100%全检决定抽样的数量时应考虑-被审查部门/项目的文件，工作，人员和记录的数量-过去的表现检查方法抽查的方向不一定需要从头到尾，可从任何一点展开抽查的文件/人员/记录间应有连贯关系采购文件--申购单--采购单--审批者要求--合格分供方名单--分供方评审记录--分供方评审要求评审观察点记录下所有的观察点评审观察点以确定不符合事项对所有不符合事项须有证据作为依据准备不符合报告分析观察所得的不符合事项，以准备不符合事项报告-不符合事项的类别-不符合事项的模式不符合事项的模式文件问题没有把标准的要求文件化文件不能反映实际运作情况文件内容不当，不足或错误文件之间有矛盾不符合事项的模式执行问题没有按文件要求执行工作不符合事项的模式设计问题-技术/方法/工具方法错误工具设计错误技术错误不符合事项报告不符合事项的说明发现的问题(观察所得的事实)客观证据结论(违反标准或文件的章节)不符合事项报告案例：在检查2010年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括纠正及预防行动及客户投诉。结论:违反ISO9001条文5.6的要求客观证据发现的问题不符合事项报告报告方法：方法1-分点式问题：管理评审中，没有对纠正及预防行动及客户投诉进行评审。证据：2010年度的管理评审记录结论：违反ISO9001条文5.6的要求。不符合事项报告报告方法：方法2-述句式在2010年度的管理评审中，没有对纠正及预防行动及客户投诉进行评审。违反ISO9001条文5.6的要求。不符合事项报告报告方法：方法3-三段论式管理评审输入不完整。在2010年度的管理评审中，没有对纠正及预防行动及客户投诉进行评审。这违反了ISO9001条文5.6的要求。审核报告报告目的将所作的结论通知管理阶层对审核发现的结果作出适当的总结让管理层作出回应讨论必要的纠正措施和跟进日期对必要的措施达成协议提供合适的审核结论审核报告的内容审核的范围和目的审核的资料-计划,审核组成员,接触的人员和日期所审核的文件审核报告的内容审核的结果-不符合事项-观察事项审核小组对体系与有关文件和品质标准的符合程度所作的判断纠正及预防措施纠正措施为消除已发现的不合格或其他不希望情况的原因所采取的措施-让问题不再发生-纠正及预防措施预防措施为消除潜在的不合格或其他潜在不希望情况的原因所采取的措施-让问题不发生-纠正及预防措施必须针对不符合事项的起因(RootCause)文件不当设计失误-方法，工具没有按规定要求执行工作-训练不足-管理不善纠正及预防措施的跟进需跟进相关的纠正/预防措施，确认执行情况有没有在规定期限内实施有效性(effectiveness)实施之後，不符合事项有没有改正问题有没有解决需记录确认结果审核结束在所有纠正/预防措施的有效性都已经完全确认时，审核才是正式结束案例分析题1）在一家制药厂，一位审核员发现由于供货厂的设备事故不能供货，采购部在没有同任何部门商量的情况下，就向一家新的供货厂订购了一批塑料托垫。不符合事实描述：采购部在没有同任何部门商量的情况下，就向一家新的供货厂（XX厂）订购了一批塑料托垫。理由：在采购前没有对新的供方提供产品的能力进行评价不符合条款：ISO9001：20007.4.1条款要求。2）审核员来到质量管理办公室检查质量体系审核的实施情况，查阅了最近两次的审核记录，有不少不合格项已经采取了纠正措施，但是没有验证其效果，负责审核工作的工程师解释说，我还有许多其他工作，实在是忙不过来，好在已经采取了纠正措施也就达到审核目的了。不符合事实描述：查质量管理办公室最近两次质量体系审核记录，不少不合格项已采取了纠正措施，但没有效果验证记录。理由：质量管理办公室未对内审的纠正措施实施验证并报告不符合8.2.2条款要求。3）审核员抽查某一设计项目的设计评审的会议记录发现:a)在包括讨论装配质量的评审上没有检验科的代表参加b)最终的设计评审后发布了正式的会议记录,而其他的评审会只有非正式的笔记，设计科长说，按程序QP30的规定应有正式的记录。不符合事实描述，查一设计项目讨论装配质量的设计评审会议记录无检验科代表参加，另外只有最终设计评审正式记录，未查到按程序QP30规定应有的其他评审会的正式记录。理由：与设计评审有关的职能部门检验科没有参与评审，除最终设计评审外的其他评审会议，未按规定作评审记录。不符合7.3.4条款4）审核制造部门，部门主管说产品的原材料均为本公司采购，所以无顾客提供的产品。审核中员问有无其它顾客提供的东西，主管理说，只有交付用的周转箱是顾客的，因此，要及时供货，每箱的摆放、固定、数量都由顾客规定，箱子也是顾客的，但不属于产品的一部分，对照ISO9001：2008有无不合格？为什么？不符合标准的哪一条款。5）六车间装配工段在对批号为NO123的50件零件进行了对焊工序以后，遗漏了超声波检测，到发现时50件零件已全部完成，无法再进行超声波检测了。不符合事实描述：查六车间装配工段已完成了对焊工序，批号为NO123的50件零件遗漏了超声波检测发现时已无法再进行超声波检测。理由：未在产品实现过程中的适当阶段予以检测，批号为ＮＯ１２３的50件漏了超声波检测。不符合8.2.4条款6）机械加工车间工段一名在CW6140-1型车床上操作的工人使用的B252型水泵主轴图纸编号为B252-13B（即第二版）而设计科两星期以前就已用B252-13C（第三版）取代B252-13B不符合事实描述：设计科B252型水泵主轴图纸已改为第三版（B252-13C）查机械加工车轴工段一名在CW6140-1型车床上操作的工人使用图纸仍为第二版（B252-13B）理由：没有确保CW6140-1型车床操作工使用适用版本B252-13C图纸。不符合4.2.3d条款要求7）审核员在元器件仓库中发现六个箱子，标有“需方来样”字样，仓库主任解释说：这是用户送来的一批特殊电力电子元器件，指定要安装在为他们制造的产品上，审核员问：对用户提供的元器件是否经过验证，仓库主任说：“这些元器件既然由用户提供，质量当然由他们负责，我们不用验证，再说对这样的尖端产品我们根本就没有检验的手段。不符合事实描述：审核员在元器件仓库中发现六箱用户提供组装的元器件，问是否经过验证，仓库主任说，用户提供的元器件，质量由他们负责，我们不用验证，再说我们没有检验手段。理由：未对用户提供的电子元件进行验证不符合7.5.4条款要求8）在原材料检验工段，一名对A型合金钢材进行压痕硬度测量的工人，不知道如果两个压痕靠的太近，测量的结果将是不准确的，问他为什么还要这样做时，此工人说他是看人家操作而学着样子干的，而不是按作业指导书的要求干的。不符合事实描述：在原材料检验工段：一名对A型合金钢材进行压痕硬度测量的工人不知道两个压痕靠的太近，测量的结果将是不准确的，他说是看人操作而学的。理由：从事原材料检验工作的人没有培训，不具备相应的能力不符合6.2.2条款要求Q&A