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11客戶開立之訂單須經核准賒銷，O．顧客之信用資訊不完整、不及時‧確保顧客之信用資訊正確、及時1.客戶資料建立作業：方予處理。、或不正確(1).可設定該客戶是否進行信用管制？客戶維持及資料管理暨客戶征信管理辦法(2).可設定信用額度及可其超出率，以降低客戶發生壞帳的客戶維持及資料管理暨客戶征信管理辦法機率會計制度2.信用控制參數設定：(1).訂單確認時，信用查核超限之處理方式：銷貨及收款循環核決權限表I.不檢查II.警告III.拒絕(2).銷貨單確認時，信用查核超限之處理方式：銷貨及收款循環核決權限表I.不檢查II.警告III.拒絕(3).可設定信用查核比率客戶維持及資料管理暨客戶征信管理辦法LC收狀/應收票據/應收帳款/未結帳銷貨/未出貨訂單3.客戶訂單建立作業：客戶維持及資料管理暨客戶征信管理辦法若該客戶設定為須做信用管制，則於確認時，自動計算該銷貨及收款循環核決權限表客戶之信用餘額；若超過額度時，依參數檔之設定方式處理4.銷貨單建立作業：若該客戶設定為須做信用管制，則於確認時，自動計算該客戶之信用餘額；若超過額度時，依參數檔之設定方式處理2訂單之處理正確、迅速。O．售價及庫存資訊不正確或不及時‧使用最新的售價及庫存資訊1.客戶資料建立作業：可設定取價順序:A.計價單價B.標準售價C.零售價C.售價定價1D.售價定價2E.售價定價3F.售價定價4G.售價定價5H.售價定價62.客戶訂單建立作業：(1).依客戶資料設定之取價順序，自動預設價格，避免人為疏失報錯價格而造成公司損失(2).可線上查詢該客戶購買該項商品之歷史交易記錄(3).可線上查詢該項商品之現有存量、已受訂量及目前庫存可用量．訂單未及時處理‧訂單預先編號；超過合理期間仍尚未處1.客戶訂單建立作業：理之訂單，定期追蹤可依訂單單別設定訂單號碼之編碼方式，可選擇按照日期或月份或流水序時編號，也允許由人工預先編號再輸入2.提供依訂單別或商品別或客戶別等各種角度，「列印預計/逾期出貨明貨細表」,已利訂單進度之追蹤．訂單列示之資訊不清楚、不正確‧向銷售員確認訂單所載資訊；必要時與客1.提供「銷售確認書(SalesConfirmation)」供客戶確認並簽或不完整戶本人聯絡回3只有經過核准的訂單才予處理。O，F．訂單未經核准，即已處理‧在處理訂單之前，先驗證訂單是否已經1.客戶訂單建立作業：適當人選核准提供「訂單確認功能」，唯有被授與權限的使用者才能執行訂單確認功能4凡經核准之訂單均經處理。O．訂單遺失‧訂單預先編號；檢查是否缺號1.提供「訂單缺號明細表」(已確認)，以方便與訂單憑證核對，檢查是否有遺漏未處理之訂單5及時將所有訂單送至出貨部門。O．訂單遺失‧訂單預先編號；檢查是否缺號同訂單處理作業之1.4銷售及收款循環內部控制評估表設計目標風險執行控制點種類訂單處理作業第1頁，共25頁21客戶開立之訂單須經核准賒銷，O．顧客之信用資訊不完整、不及時‧確保顧客之信用資訊正確、及時同訂單處理作業之1.1方予處理。、或不正確31自倉庫領出之產品，其品名及數O．自倉庫領取產品之品名或數量欠‧自倉庫領取的產品須與客戶訂單相比對1.銷貨單建立作業：量適當。當，注意產品的品名及數量可依銷貨單別設定是否須核對訂單；若該單別設定須核對訂單，銷貨時系統將自動控制無訂單不可出貨，並依訂單號碼帶出相關資訊，以避免人工輸入錯誤．產品庫存數量不足‧檢查產品數量是否不足1.銷貨單建立作業：(1).可線上查詢該項商品之現有存量、已受訂量及目前庫存可用量(2).若庫存量不足時，系統將自動依該庫別對存量管制之設定，顯示警告訊息或拒絕確認2經核准可出貨之產品方可運送O．訂單之處理不完整或不正確‧出貨單非經核准，產品不得運出.1.銷貨單建立作業：出去。提供「銷貨單確認功能」，唯有被授與權限的使用者才能執行訂單確認功能；確認時,系統才自動扣除庫存數量．顧客並未訂購但卻出貨‧出貨前，以產品與客戶訂單相比對現同發貨運送作業之3.1‧對客戶因未訂購但卻收到產品而出現1.提供「銷退單明細表」(可選擇未對應訂單號碼者)，以方之退貨或對帳單之爭議，進行監督便進行查核無訂單出貨之原因3凡出貨皆予正確記錄，且出貨憑O，F．出貨單記錄之資訊不正確‧在出貨前，拿出貨單與客戶與客戶訂單同發貨運送作業之3.1證均及時交予應收帳款部門。運出之產品比對．出貨單遺失‧出貨單預先編號；檢查是否缺號1.提供「銷貨單缺號明細表」(已確認)，以方便與銷貨單憑證核對，檢查是否有遺漏未處理之銷貨單4保證客戶之訂貨能及時送達。O．顧客訂單或本公司之出貨單遺失‧訂單及出貨單均預先編號；檢查是否缺同訂單處理作業之1.2號同發貨運送作業之3.341凡運出之貨物，均在適當期間內O．銷貨交易之資訊不正確‧確認所有出貨單均已按時開立發票，且1.銷貨單建立作業：開立正確之帳單。內容正確提供「自動產生統一發票資料之功能」，以滿足隨貨附發票之需求2.結帳單建立作業：提供「產生統一發票資料之功能」，以滿足銷貨彙總開立發票或其他收入需要開立統一發票之需求3.提供「已出貨未開發票明細表」，以供核對出貨單是否漏開發票2凡出貨交易均經核准及開立發票O，F．出貨單、銷貨發票遺失，或資訊‧審核發票開立與出貨單是否有誤1.提供「銷貨發票差異表」，以稽核出貨單與發票之間的差且正確記錄；凡記錄之銷貨交易不正確異，均經核准且已出貨。‧定期郵寄對帳單給客戶，遇有查詢或發1.提供「客戶對帳單」，以方便定期與客戶核對帳款生爭議時，進行調查‧逾齡之帳款是否查明原因1.提供「逾期應收帳款明細表」，以利逾期帳款之催收管理2.提供「應收帳款帳齡分析表」，以評估壞帳發生之機率並提列壞帳金額銷售及收款循環內部控制評估表目標種類風險控制點信用管理作業發貨運送作業開立銷貨發票作業設計執行第2頁，共25頁51凡出貨皆與正確記錄，且出貨憑O，F．出貨單記錄之資訊不正確‧在出貨前，拿出貨單與客戶戶訂單運出同發貨運送作業之3.3證均及時交予應收帳款部門。之產品比對．出貨單遺失‧出貨單預先編號；檢查是否缺號同發貨運送作業之3.32凡出貨交易均經核准及開立發票O，F．出貨單、銷貨發票遺失，或資訊‧審核發票開立與出貨單是否有誤同開立銷貨發票作業之4.2且正確記錄；凡記錄之銷貨交易不正確‧定期郵寄對帳單給客戶，遇有查詢或發同開立銷貨發票作業之4.2，均經核准且已出貨。生爭議時，進行調查‧逾齡之帳款是否查明原因同開立銷貨發票作業之4.23凡銷貨退回與折讓交易均經核准O，F．單據遺失，或資訊不正確‧由一位不負責應收帳款的員工核准貸項1.銷退單建立作業：且正確記錄；凡記錄之銷貨退回通知單提供「銷退單確認功能」，唯有被授與權限的使用者才能與折讓交易皆已發生且經核准。執行銷退單確認功能．輸入之資料不正確‧定期郵寄對帳單給客戶，遇有查詢或發同開立銷貨發票作業之4.2生爭議時，進行調查4確保應收帳款持續正確且完整。O，F．以不實之銷貨退回及折讓沖銷應‧確認所有出貨單均已按時立帳，並編製1.結帳單作業：收帳款銷貨傳票入帳(1).可依銷貨單別設定是否於銷貨單確認時，「自動產生結帳單」(2).利用「結帳單自動結帳作業」，可將尚未結帳之出貨單依照公司結帳日或客戶結帳日，整批產生結帳單(3).也可利用「結帳單建立作業」，逐筆輸入指定結帳(4).可於「自動分錄系統」設定並產生對應之銷貨傳票，拋轉至會計總帳系統中‧比較應收帳款統制帳與其明細帳，調查1.提供「應收帳款分戶帳」，以利應收帳款統制帳與明細帳其間的差異之核對5保障應收帳款記錄之安全。O，F．未經核准之員工亦可接觸應收帳‧對應收帳款檔案，與用以處理應收帳款1.使用者權限設定作業：款之記錄資料的接觸，加以限制可依個別使用者設定以下兩大類權限：(1).作業執行權限計有執行/輸入/修改/刪除/查詢/確認/取消確認/金額/成本/輸出等10大權限(2).資料權限可設定非自己資料之存取權限以確保資料之安全性6凡應收帳款之收現，均經正確與O，F．收到之現金被隱匿或挪用‧指定一位不負責且不能接觸應收帳款及1.提供「應收票據沖帳清單」，以方便與人工編製之收票清完整記錄。現金檔案的員工，負責拆閱信件，記錄單核對是否有遺漏登錄或未沖銷應收帳款之票據所收到的票據，編列清單；比對上述清單與貸記應收帳款及借記應收票據的記錄．收到款項之金額與發票金額不同‧定期郵寄對帳單給客戶，遇有查詢或發同開立銷貨發票作業之4.2；或無法辨別屬核筆銷貨生爭議時，進行調查‧調節應收帳款統制帳與其明細帳之記錄同應收帳款及記錄作業之5.4並調查其差異7保障現金及相關會計記錄之安全O，F．保障現金、現金之移轉及相關文‧現金的保管與記錄分由不同員工負責同應收帳款及記錄作業之5.5件之程序不當‧簽發支票的員工不得兼管現金支出‧出納負責收入現金，並編制現金收入清單‧不得兼管現金收入記錄‧亦不得兼管銀行帳戶之調節‧只有經過授權之員工，方得接觸應收帳款及用以處理現金收入的檔案執行種類風險應收帳款及記錄作業目標控制點設計銷售及收款循環內部控制評估表第3頁，共25頁61加快收取現金之速度。O．本公司收款人原收取貨款後，未‧對如期付款之客戶，給予獎勵1.收款單建立作業：立即存入銀行可處理現金折扣．顧客延遲付款‧監督過期的應收帳款餘額，及時執行收1.提供「逾期應收帳款明細表」，以利逾期帳款之催收管理帳程序2凡應收帳款之收現，均經正確與O，F．收到之現金被隱匿或挪用‧指定一位不負責且不能接觸應收帳款及同應收帳款及記錄作業之5.6完整記錄。現金檔案的員工，負責拆閱信件，記錄所收到的票據，編列清單；比對上述清單與貸記應收帳款及借記應收票據的記錄．收到款項之金額與發票金額不同‧定期郵寄對帳單給客戶，遇有查詢或發同應收帳款及記錄作業之5.6；或無法辨別屬核筆銷貨生爭議時，進行調查‧調節應收帳款統制帳與其明細帳之記錄同應收帳款及記錄作業之5.6並調查其差異71對客戶之退貨及抱怨中，與品質O‧耐心聆聽客戶之抱怨，並加以記錄及分1.客訴處理單建立作業：有關者進行監督。析，以作為日後改進之參考可針對客戶反應之問題或退修品之處理予以記錄並編號，以利後續之追蹤管制2.客戶服務統計表：提供依客戶別/產品別/業務員/日期別等各種角度之客訴處理統計分析‧針對客戶之退修品，應分析其原因並對1.維修單建立作業：待修品追蹤處理可記錄客戶退修品之不良原因、判斷是否在保固期限內，是否收費等資料，並可記錄期對應支用料或退料資料2.客戶退修品待修明細表：退修品之進度追蹤3.維修統計表：提供依客戶別/產品別/業務員/日期別等各種角度之客戶維修統計分析銷售及收款循環內部控制評估表設計執行目標種類風險控制點客訴處理作業收款作業第4頁，共25頁11凡已開立之訂購單均經採購。O．訂購單遺失，或未送交採購部門‧訂購單預先編號，檢查是否缺號；若有缺1.提供「單據缺號檢查表」，以方便與採購單憑證核對，檢查號，應予調查是否有遺漏未處理之採購單．缺乏交貨日期的資訊‧建立一個尚未採購訂購單的資訊系統，用1.提供「已請未購明細表」，以方便針對已請購但尚未發出採以確認雖已屆採購期但尚未採購之購單購單的商品進行跟催2.提供「請購狀況明細表」，以了解該請購商品之採購狀況及其交貨狀況3.提供「依廠商別/商品別/交期/製令別各種角度之預計進貨表」，以利採購人員進行採購跟催2訂購之物品符合規格，且規格適O．規格不適當‧把訂購物品之規格告訴採購人員1.提供「請購資料更新作業」，自動將請購資料轉成採購單，當。以避免人工疏失造成採買錯誤‧由適當人員複核訂購契約及訂購單；核准1.採購單建立作業：後，才准進貨提供「採購單確認功能」，唯有被授與權限的使用者才能執行採購單確認功能，單據確認後才可發出採購單及進行後續採購跟催及採購進貨行為3在適當的時機訂購適當的數量。O．缺乏物品現在存量或需用數量之‧生產記劃、目前存量及訂購期間之用料量1.提供以下各種建議補貨方式：資訊，或資訊不正確三者應相互配合(1).MRP執行物料需求計劃之運算，系統將依目前之供需及庫存狀況，建議在適當的時機採購或製造適當的商品及其數量，並可將其建議之採購計劃自動轉成請購單(2).