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《煤矿建设项目档案管理规范》解读山西省档案局王彩变1.《规范》制定目的2.《规范》起草单位3.《规范》制定过程4.《规范》指导地位一、《煤矿建设项目档案管理规范》的总体情况1、《规范》制定目的确保煤矿建设项目档案的完整、准确、系统和安全，更好地服务于煤矿基本建设和生产经营管理及今后的改扩建工作，根据国家有关法律法规和标准规范，制定《煤矿建设项目档案管理规范》煤矿建设项目档案工作存在问题总体水平较低，与国家的要求和企业的发展很不适应，与其它行业相比也有一定差距主要表现在三个方面。一是管理方面，二是文件归档质量方面，三是现代化建设方面。2、《规范》起草单位国家档案局、中国煤炭工业协会档案分会、煤炭工业档案馆、陕西省、山西省、内蒙古自治区3省（区）档案局、神华集团、中煤能源集团等13个单位。3、《规范》制定过程历时3年，数易其稿从理论到实践，再从实践到理论4、《规范》地位《煤矿建设项目档案管理规范》是煤矿建设项目档案工作的管理标准，是煤矿建设项目所有参与者档案工作的行为准则，也是国家组织对煤矿建设项目档案竣工验收的主要依据。各煤矿建设单位应结合实际认真组织落实，严格遵照执行。关于标准的几个名册标准：为了在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用和重复使用的一种规范性文件。按照标准化的对象，通常把标准分为技术标准、管理标准和工作标准三大类。技术标准技术标准是指对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。技术标准包括产品标准、工艺标准、检测试验方法标准及安全、卫生、环保标准等。技术标准时根据国家技术经济政策和市场需要，经主管部门批准，在规定的范围内必须执行的统一技术规定。管理标准管理标准是指对标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。管理标准主要是对管理目标、管理项目、管理业务、管理程序、管理方法和管理组织所做的规定。管理标准是技术标准的措施和保证。工作标准工作标准是实现技术标准和管理标准的手段。主要是为实现工作或活动过程的协调，提高工作效率和工作质量，对每个职能和岗位的工作制定的标准。包括：工作的责任、权利、范围、质量要求、程序、效果、检查方法、考核办法等。二、《规范》的条文释义规范分正文和附录两大部分。正文共十一章1.范围；2.规范性引用文件；3.术语和定义；4.项目档案工作总则；5.项目档案工作组织和职责；6.项目文件的归档；7.项目档案的整理；8.项目档案的保管和利用；9.项目档案信息化建设；10.项目档案登记；11.项目档案验收工作。从对象上讲：适用于新建、改建、扩建、技改、续建的煤矿建设项目（含与其配套建设的洗煤厂）的档案管理工作。与煤矿项目配套建设的电厂、铁路专用线、化工厂等单项工程的档案管理可参照执行本规范或相关行业标准从工作内容上讲：适应档案工作的各环节1.适用范围2、《规范》引用标准和文件4个国家标准，1个行业标准，3个规范性文件4个国标GB/T17678.1—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T11821—2002照片档案管理规范GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求1个行业标准3个规范性文件行标：DA/T28--2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》文件：煤炭部《煤炭企业档案分类规则》（煤办字[1994]第110号）国家档案局《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号文件）国家档案局、国家发改委《重大建设项目档案验收办法》（档发字[2006]2号）2个标准：《煤矿科技术语》(GB/T15663—2008)《档案工作基本术语》(DA/T1—2000)3个名词：煤矿建设项目煤矿建设项目文件煤矿建设项目档案3、《规范》涉及的名词、术语和定义煤矿建设项目煤矿建设项目：为了开采煤炭，按照一个总体设计而建设的工程。它包括矿建、土建和机电安装三类工程，包含一个或多个单项工程，在经济上统一核算、行政上统一管理，建成后统一移交生产。煤矿建设项目文件煤矿建设项目文件：煤矿建设项目（以下简称项目）在地质勘探、立项审批、招投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、试生产及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。煤矿建设项目档案煤矿建设项目档案：指经过鉴定、整理并归档的全部项目文件。煤矿建设项目档案特点成套性原始性专业性多样性动态性煤矿建设项目档案工作涉及的常用名册建设单位指建设项目的法人单位。单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。如矿井、洗煤厂、铁路专运线、办公楼等。单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或效益的工程。如井筒、巷道等。煤矿建设项目档案工作涉及的常用名册分部工程是单位工程的组成部分，按专业和建筑部位确定。如：地基与基础工程、主体结构、装饰装修、建筑屋面、建筑给排水、电气安装等。分项工程是分部工程的组成部分，一般按主要工程、材料、工艺、设备类别进行划分。如土方回填工程、模板工程等。几个常见名词的关系单项工程单位工程分部工程分项工程项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备工程中形成的文件项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件项目竣工图项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸项目监理文件指监理单位在项目监理工作中形成的文件，可分为监理管理文件和监理审核文件。项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。项目前期文件、项目施工文件、项目竣工图、项目监理文件、项目竣工验收文件构成了项目竣工文件。项目档案工作应以建设单位为主，实行统一领导、统一制度、统一管理、统一标准4、项目档案工作总则5、项目档案工作组织和职责包含五个部分的内容第一部分：对机构、人员的要求（1）明确的责任人项目档案工作实行项目法人负责制，项目法人全面负责本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门和行业主管部门的监督和指导。明确建设单位档案工作的法律责任。（2）要有明确的分管领导及档案机构分管领导档案机构档案机构负责人各部门分管档案工作的负责人项目建设单位档案机构应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。（3）配备专（兼）职档案人员A能够适应项目档案工作的需要；B档案人员保持相对稳定；C项目档案工作人员应具有档案专业和相关专业专业知识；D档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。（4）人员素质要求第二部分做好项目档案的具体保障措施（1）“档案”“建设”，同步进行项目建设单位应从项目开始筹建起把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步检查、同步考核。（2）岗位职责，年度考核按项目法人制要求，组建由设计单位、施工单位、调试单位、监理单位等参加的档案工作领导组，按照项目所属关系，把项目档案工作纳入各参建单位领导责任进行监督、考核，纳入各职能部门分管领导和工作人员的岗位职责进行考核。（3）档案质量，合同约束项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工及监理单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工、监理及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确规定相关单位的归档职责及文件归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、时间等，并将“档案部门签字认可”纳入合同的结算程序。“三纳入”：项目文件材料的形成、积累、整理、归档纳入项目建设各项程序；纳入项目建设管理计划；纳入有关部门与有关人员的岗位职责。“四同步”：下达工程计划任务与提出项目文件归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步；工程验收与档案验收同步；项目总结与归档的项目文件交接同步。“四参加”：档案人员参加工程管理相关会议及质量检查；参加重要设备仪器开箱、验收；参加项目建设竣工验收；参加项目可研成果审定。(4)关键节点，参与检查（5）参建单位，配备人员各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。（6）加强培训，提高素质项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络和档案人员培训制度。第三部分：项目建设单位档案部门职责（1）建立制度，组织培训（2）依照标准，指导监督（3）参加活动，参与验收（4）收集保管，验收移交第四部分：各职能部门档案工作职责（1）收集整理（2）归档移交（3）协助监督第五部分：参建单位档案工作职责主要涉及以下参建单位(1)地质勘探单位(2)勘察设计单位(3)施工单位[物资、设备供货单位(含厂家或中间商)];[设备生产监造单位](4)监理单位总体来讲：收集整理，按时移交。按合同或协议负责所承担工程或任务的文件的收集、整理和归档工作，对归档文件形成质量和完整、准确情况负责，并在规定时间内按要求向建设单位移交。几种特殊情况档案材料的收集(1)工程发包由建设单位发包的专业承包施工工程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并分别提交总承包单位汇总。(2)安全、质量事故安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。建设单位应保存一套齐全完整的与管理和技术有关的文件。(3)声像档案及时归档，写清说明6、项目文件的归档（1）归档原则”谁形成谁负责”（2）归档依据及具体要求《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》（3）整理依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-20《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）（4）移交要求编制移交清册7、项目档案的整理（1）编制分类方案（2）档案排序编号（3）档案按期移交8．项目档案的保管和利用保管:（1）保管原则（2）保管场所（3）工作设备（4）防护设施（5）保管设施利用:(1)编制档案检索工具(2)建立利用登记制度9、项目档案信息化建设（1）信息化建设原则：档案信息化与项目信息化同步进行；技术与管理并重；以档案信息化促进和保障项目建设信息化。（2）系统开发要求宏观上：满足项目建设全过程信息系统高效、高质运行的需要。微观上：具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能。10、项目档案登记（1）主动登记依据《国家重点建设项目档案管理登记办法》项目开工半年内向项目主管部门报送“国家重点建设项目登记表”每年报送一次，直至项目竣工验收止.（2）逐级汇总项目主管部门汇总本系统情况报送项目所在地省级档案行政管理部门;省级档案行政管理部门汇总后报国家档案行政管理部门.11、项目档案验收（1）验收必要性（2）项目档案验收的组织（3）项目档案验收组的组成(4)验收申请[报送档案验收申请报告][项目档案验收申请报告][项目档案验收前应自检](5)申请项目档案验收条件项目档案验收申请报告的主要内容（一）项目建设及项目档案管理概况；（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；（五）存在的问题及解决措施。项目档案验收前应自检项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》（附件2）进行全面自检。（5）申请项目档案验收条件（一）项目主体工程