时间管理

——主讲老师：黄邵南时间管理（初阶）版权所有，翻版必究，独家原创，欢迎查重时间管理——写这PPT的初衷偶然的机会认识李春晓同学，虽然素未谋面，但是相谈甚欢，一个集美貌与智慧为一身的知性女性，对时间管理方面求知若渴。希望有系统的梳理和技巧，恰好本人不才，略有涉及。水平有限，只得初窥门径，便想到做此份课件，以互相学习，相互交流为目的，谈谈时间管理心得。此课件历时5天，呕心沥血，以蒙太奇手法粗略的讲述时间管理的本质与技巧。注：本人原创，禁止转载，贩卖，如有侵权，依法追责参考文献1、《暗时间》2、《拖延心里学》3、《思考的艺术》4、《番茄钟时间管理》5、《GTD时间管理法则》6、《时间去哪了》7、《金字塔原理》时间管理的本质时间管理的起点时间管理的地图时间管理——拒绝低效、掌控时间的秘密——优秀的人都是高效率的利用时间现代管理大师彼德·德鲁克有这样一句话：时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。鲁迅先生也曾说过：哪里有天才，我只是把别人喝咖啡的工夫用在工作上。你也许不知道，腾讯之父马化腾经常晚上十二点后下班、创业教父李开复一天工作十六小时、新东方创始人俞敏洪一工作就是十几个小时，碧桂园总裁杨国强每天吃饭只给自己规定10分钟，京东CEO刘强东，每天早会都利用早餐的时间来给高管开会，已经持续5年……时间管理时间管理拖延症晚期，特别是考试，总是临时抱佛脚，不到最后一刻就复习不下去。我在企业做项目管理，到年底项目特别多，想要更好的规划自己的时间，让手头项目条例清楚。想静下心来，好好看一本书，可每次不是被工作打断，就是被闺蜜骚扰。时间管理我也懂，我也会有条理的去规划手头的事情，但是总是因为自己懒，拖延症晚期而夭折。——兢兢业业与碌碌无为时间管理——不同层次的人对时间的效率时间管理时间管理的本质提高做事的效率去做更有价值的事情用科学方法梳理日常工作——本质到底是什么？优先做更有价值的事情单位时间内做的事情更多用科学的方法做事情时间管理高价值高效率好方法时间管理——如何解决核心问题？有很多时间管理的课程都在教如何提高效率。其实，在时间管理上，除了追求效率，更要考虑价值以及二者间的平衡，才能让时间的收益最大化。（尽信书不如无书）时间管理——提炼公式时间的价值=事件的价值x做事的效率x科学的方法做有价值的事，却没有效率，望着远方一步一挪。效率很高，但是做的是无用的事情没有科学的方法，动力不足，不能持之以恒时间管理——action1小任的一天（1）早上9点，部门的新晋管理者小任准时地来到公司，便收到李总的通知，让他做一份介绍公司的PPT。接到任务后，小任就在网上下载了PPT的模板，开始制作。过了一个小时，同事小张走过来打断了他任哥，刚刚我把我们讨论的结果和李总汇报了下，然后他说让你把早上交给你的资料都复印几份。小任看了看PPT，觉得时间还早，可以开完会在接着做好，我拿下笔记本。一个小时过去了……终于开完会了！唔……刚刚这页PPT我是打算怎么写来着？小任忘了之前的思路，又开始重新构思PPT框架。这时，同事小何又走了过来。任哥，我们去会议室讨论下给客户的方案吧，就是昨天签的那个客户。小任急忙起身，整理好资料后跑到复印机。不巧的是，复印机又卡纸了，小任找到王工帮忙解决，修完打印机后才把资料复印好。这样一上午忙忙碌碌，很快就到了吃午饭的时间了，PPT的框架还没搭好案例总结（1）时间管理——action1可以说，小任在时间管理上几乎是空白的，他的工作状态是“随波逐流型”：出现什么新任务，就立马去完成。这样的工作状态，会容易让自己的工作被打断。每次打断都会分散自己的注意力，导致效率的降低。而且，什么事情都做，其实相当于没有抓住工作的重点。花费大量时间在打印文件这件事上，也是很不明智。思考：如果我们运用时间管理去处理问题呢？•接到任务后，小任就在网上下载了PPT的模板，开始制作。过了一个小时，同事小张走过来打断了他。•小任看了看PPT，心想自己已计划早上起码要完成PPT的框架搭建和素材整理，估计还要一个小时。小任继续做PPT。过了一会，李总来电时间管理——action2背景材料：早上9点，部门的新晋管理者小任准时地来到公司，便收到李总的通知，让他做一份介绍公司的PPT。——假如小任有一定的时间管理能力，我们来看看他会怎么做。任哥，一起去会议室讨论下给客户的方案吧，就是昨天签的那个客户。嗯，这个方案是需要下班前提交的是吧？我目前手头还有一项工作还要1个小时左右。我们十一点十分开会，然后下午确定最终方案，可以吧？你可以把想要讨论的问题和重点先标出来，到时侯效率更高些？好的，我过会去找你小任啊，早上给你的资料，你都复印几份，送到我办公室好的，什么时候要？需要几份？明天要见客户用的，4份就行明白了，下班之前给您送过去。小任在便利贴上记下这个任务，继续做ppt早上十一点，小任已经初步确定了PPT内容框架；十一点十分去开完会后，他顺便将资料复印完成案例总结（2）时间管理——action2任在时间管理上已经做得很不错了，他的工作状态是“高效率导向型”：对于任务的优先级有自己的判断标准，且懂得怎样应付临时任务，以保证各个任务都能高效完成。这样的人能快速地完成任务，在同事和上司的心里树立起有能力的职业形象。思考：这种状态是不是已经达到完美了呢？还有没有改进的空间呢？时间管理——action3背景材料：早上9点，部门的新晋管理者小任准时地来到公司，便收到李总的通知，让他做一份介绍公司的PPT。——假如小任有深刻的时间管理能力，我们来看看他会怎么做。接到任务后，小任并没有马上做PPT，而是先思考了几个问题小任的思考（1）1.目前公司的业务侧重点在哪？目前的战略规划如何？2.我的部门在公司业务中扮演着什么角色？我可以怎样帮公司达成目标？通过思考，小任得到了两方面的价值（这里引入一种思考方法：逻辑树）逻辑树逻辑思维+图像演绎树根树干枝叶明确主题穷尽方向层层分解Part1、逻辑思维的本质：有条理的组织信息Part2、用逻辑树培养思维逻辑时间管理——action3（想）好，明白了，现在回到任务上：李总需要我做一份介绍公司的PPT。小任的任务清单1.和李总简单沟通，确认PPT确切的目的、受众以及和公司发展的关联；2.如果需要，询问相关人员以及收集相关资料，整理成PPT的素材；3.完成上面两个步骤后，开始制作PPT，并在构思阶段和李总确认。接到任务后，小任就在网上下载了PPT的模板，开始制作。过了一个小时，同事小张走了过来任哥，我们去会议室讨论下给客户的方案吧，就是昨天签的那个客户。嗯，想，我们现在的提案还没和客户沟通过，没有充分了解客户的想法，有被否决的风险。老朱说他明天会再次拜访那个客户。如果先让老朱去了解下客户对这些提案的想法，我们在确定具体提案时就更有针对性了所以我们可以把初步方案中的思路提取出来，再将一些关键的点整理成一个问题清单，让老朱明天和客户碰一下等明天拿到客户反馈，我们再开讨论会议。嗯嗯，你说得对，我先去给老朱准备一份清单时间管理——action3小任很明白，方案不仅要为客户创造经济效益，更要能满足客户需求。所以，他想到在确定具体方案前，最好和客户再沟通下。这其实和他做PPT时的考虑是相似的——站在更高的角度思考“价值”小任继续做PPT。过了一会，李总来电小任啊，早上给你的资料，你都复印几份，送到我办公室好的，什么时候要？需要几份？明天要见客户用的，4份就行明白了，下班之前给您送过去。小任考虑到这件事比较机械，便委托了部门的实习生阿美帮忙，下午再请她喝咖啡。小任专心制作PPT，到11点50的时候，就完成了初稿（这一点告诉我们，时间是可以花钱买的）（想）还有10分钟，就提前想想明天老朱可能会带回来什么反馈吧，然后下午再完善一下PPT小任的思考（3）1、老朱带回的反馈有哪几种可能？2、这几种结果发生后，分别需要对方案做怎样的调整？3、最糟糕的情况是什么？万一发生了，如何应对？现在可以提前准备吗？任思考完毕后，将想法记录在了笔记本上，就到了中午12点了。案例总结（3）时间管理——action3这个案例中，小任的时间管理更上一层，他的工作状态是“高价值导向型”：接到任务后，不会马上执行，而是先理清任务背后的目标和价值所在，并提前预测未来的一些变化，然后做对任务最有价值的一些事。这样的工作习惯，不仅可以让你事半功倍，而且还能让你成为所在团队的主心骨1、随波逐流型遇事先思的小任3、高价值导向型2、高效率导向型高价值，高效率低价值低效率总被打断的小任低价值，高效率顺利完工的小任时间管理——案例总结时间管理明确提高单位时间内创造的价值就是要追求双高高价值X高效率准确精确——案例总结时间管理——情景演示思考：以上思路是适用于职场的吧。如果是家庭主妇，她们说每天都很忙，而且感觉每天都没创造多大价值。这种情况，还能运用时间管理吗？结论：这就涉及到如何在保证完成日常事务的同时，去追求高价值的目标我们先来看一个故事吉田穗波是一名妇产科医生，目前有五个孩子。她写过一本书，叫《吉田医生哈佛求学记》，分享了她如何兼顾工作、生活、家庭、学习的时间管理方法，也记述了一段带着孩子留学哈佛并拿下学位的经历——在外人看来，这几乎是一项不可能完成的任务提前规划时间：尽可能将大段的时间用于自我成长。想方设法利用零碎时间：越是没有时间，越要高效利用时间坚定地去做有价值的事情：学会在时间不充裕时，接受不完美学会分解时间段1、吉田医生会把每月、每周、每日的计划列出来，按时间段的长度来分类，把整段时间尽可能地用来学习。2、她把整理出来的时间段，根据时间的长度，分别以“大石头、小石头、沙子”命名分类。先装最有价值的大石头，然后再放入小石头和沙子。利用碎片化时间一天的碎片化时间很多，被吉田医生一点一滴地积累起来，就会由少变多、聚沙成塔，使时间价值最大化她在上洗手间时，晾衣服时，收拾餐桌时，也会不停地动脑筋，思考论文要怎么写、邮件要怎么回等等。而且，她还在家里贴满了英语单词，可以随时见缝插针地背几个。不必苛求完美于宏大的目标，不要拘泥一次完成，需要将观念转化为“不彻底，不充分也可以”“小规模也行”正因为这样的观念，她会坚定地去做有价值的事情，在时间不充裕时，接受现实的不完美。时间管理——情景演示时间管理——案例总结从吉田医生的故事中可知，需要同时管理多方面的时间时，与高标准地完成目标相比，更重要的是平衡。而这个平衡，是需要在行动中达成的。分享一句话。生活就像骑单车，想保持平衡则必须努力前进。”时间管理——高效的行动我们认识到：若要提升单位时间内创造的价值，主要有两种思路：一是提高利用时间的效率，二是提高时间的含金量，论是提高效率，还是提高价值，都需要先付出行动。不谈行动的时间管理，都是空谈。而在行动的路上，我们都会遇到一个挡路的大boss——拖延症它会对我们施以精神攻击，让我们跟着它走，而远离自己的目标。等我们意识过来，挣脱它之后，可能过了一段时间，又会被它拖着走，如此反复。行动过程中的最大boss拖延症动力不足快速行动力方法启动执行增加恒动力让感受走向自我的目标时间管理——高效的行动时间管理——高效的行动（action1）小艾的一天小艾在大学毕业后进入一家国有企业做文秘，工作时间已两年有余。过往的人生经验让她信奉这样一个原则：deadline（截止日期）是第一生产力。不过这次，似乎截止日期也救不了她了。……第一幕……早上7:00：又是周一，闹铃响起。（想）又该起床了，今天我该去跑步了，不然以前的裤子都穿不上了（感受）好讨厌周一。好困啊，这么冷的天比较适合睡觉，晚上再跑也没关系。小艾按掉手机闹铃，但她再醒来时已经八点半了。她睡眼朦胧地看了一眼时间，就惊得坐了起来（想）我的妈呀，八点半了！看来做早餐是来不及了小艾用最快的速度收拾了下自己，小跑出了小区后，便打车奔向公司。时间管理——高效的行动（action1）……第二幕……早上8：59：滴！打卡成功！小艾刚刚好没有迟到，趁领导还没来，她就去楼下的便利店吃了早点。回到自己的办公桌后，小艾握紧双拳给自己打气（想）我要开工啦，加油加油（想）今天一定要完成刘总