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第x章会议组织1.1概念•1.1.1会议的含义•会议是在一定时间内，有目的、有组织把有关人员召集起来，作出决策、部署工作、研究问题、协商事务、传递信息、彰显事理、施行礼仪的活动。•在组织中，会议成为领导者实施领导的工具，也是经营管理的一种模式。1.1.2会议系统•组织内飞会议系统是由多个层级多种类型的会议形式所构成的。如某公司的会议系统结构：公司级会议专业会议部门会议班组会议公司动员会、公司技术人员会议以及各种代表大会全公司性技术、业务综合会议各部门召开的工作会议班、小组召开的工作会议1.1.3会议的管理•1、会议审批制度•2、例会制度。即会议按照例行规定的时间、地点、内容召开。•3、会议的统一管理。各级会议必须服从单位的统一安排，小会服从大会，局部服从整体，下一级会议的时间不能与上一级会议的时间冲突。1.2会议要素构成•1.2.1会议名称。•正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议名称由三部分组成：会议主持、召集单位+（届次序数）+会议主体+会议种类（或名称）•1.2.1.1会议召集、主持单位•如：宁波工程学院、宁波工程学院人文学院•1.2.1.2会议主体•主要内容（议题）或与会者。具体有：•①以与会者身份或职务为会议主体，主体身份可以是党员、经理、职工代表、局长等。如：•XX公司全体职工大会•XX协会第X届理事会•②以会议内容（主要议题）为主体。如：•XX公司海外企业经营管理会议•中国化学工程建筑公司庆功表彰大会•③简明的会议名称与有届次序数的会议名称。如：•茶话会（简明会议名称）•中国光彩事业促进会三届三次理事会议（有届次序数）•1.2.1.3会议种类（或名称）•如：X（大）会X座谈会X研讨会X国际会议•1.2.1.4会议名称的变化•变化一：第十一届机电一体化国际会议•变化二：中国近代文学学会第十届年会•变化三：爱尔兰“中国近代文学的转型与传统”学术研讨会暨中国近代文学学会第十届年会•1.2.2会议议题•议题的管理：•1、性质相同、相近的议题集中在一次会议讨论。•2、议题应在会前告知与会者。•3、一次会议讨论的议题不要太多。•4、议题的确定需领导审定。•1.2.3会议的组织者和与会者•组织者是指组织、召集会议工作者；与会者是参加会议讨论、进行决议、了解情况、掌握信息的人。•1.2.4会议时间•三种含义：召开时间；整个会议所需时间；每次会议的时间。•1.2.5会议地点•有指会议所在的城镇；有指会议的具体场所。•1.2.6会议方式•常见形式：•定时定点会议远程会议移动会议•套会现场会座谈会•1.2.7会议文书•有围绕组织、管理会议会议形成的；有围绕议题讨论、发言形成的。•1.2.8会议服务•为会议召开进行的保障性工作。会前准备会前安排拟定方案确定会议名称、议题、议程、规模时间、地点等事宜资料准备、会场布置、座签会间办理负责报到组织会议在报到地点做好签到工作；及时向召集人通报报道情况组织人员进入会场；做好录音、录像、照相、会议记录；搞好会中服务会议反馈总结会议准备和组织情况；写会议纪要、通报和会议宣传材料1.3会议组织流程图确定会议议题安排议事日程确定参会人选主持会议形成决议审批安排会场发布会议信息下发会议纪要信息存档整理会议记录确定参加准备会议材料执行负责人秘书部门与会人员1.4会议的准备•1.4.1会议筹备工作•1.4.1.1会务工作机构的设置•常设会务机构•两类会务机构•临时会务机构•例：•1、常设机构如：领导机关内部设立的会务处、会务科和会务组一类的职能部门，其任务就是为领导机关安排或承办一些例行工作会议。•2、临时机构如：××会议筹委会、××会议筹备组、××会议筹备办公室、××会议秘书处等。•1.4.1.2会务工作机构的分工——以党代会为例•1、秘书组•（1）负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、印刷、发送等工作。（2）联络各代表团，了解掌握各代表团的讨论情况，进行汇总综合，并及时向秘书长、大会主席团报告。（3）编发大会简报、快报。•2、组织组•（1）承办代表资格审查方面的事宜，包括提出代表资格审查意见，起草代表资格审查报告等；负责编制代表名册。（2）承办选举方面的事宜，包括起草选举办法、选举大会主持词，编制选举程序、候选人名单、候选人情况介绍等；负责汇总代表团酝酿、讨论候选人及选举事项的意见。（3）承办大会秘书处交办的有关事项。•3、宣传组•（1）承办新闻发布和宣传报道方面的事宜。（2）组织、安排、协调记者的采访活动。（3）负责音像资料的录制、管理工作。•4、会务组•（1）承办会议活动方面的有关事宜，包括编发会议通知，安排布置会场，协调会议活动等。（2）负责大会证件的制发和文件材料的印发、清退工作。（3）负责大会的值班、联络、来信来访和保密工作。（4）负责大会秘书处交办的各项工作。•5、后勤组•（1）编制大会预算，负责会议财务管理。（2）负责大会的食宿、车辆、医疗以及其他生活服务工作。（3）组织、安排大会的其他活动。（4）负责代表的迎送工作。•6、保卫组。（1）承担安全保卫方面的事宜，包括各个会场、代表住地以及代表集体外出活动的安全保卫、警卫工作。（2）负责会场和代表住地车辆疏导。（3）协助会务组搞好证件的查验工作。•1.4.1.3会议筹备方案的制订•会议筹备方案内容包括：•确定会议名称确定议题确定与会人员•确定时间地点确定会议通知内容•会议通知跟进落实程序与要求会场布置要求•会议文件资料种类、内容、要求•会议设备和用品种类、要求会议后勤安排•会议记录安排会场服务安排会议预算安排•议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人•其他注意事项•××省党务公开工作现场会议筹备工作总体方案根据省纪委安排，××省党务公开工作现场会议将于2005年11月15日至18日在××举行。为了办好这次现场会，特制订本方案。•（一）指导思想本次“全省党务公开试点工作现场会议”以党的十六大精神和“三个代表”重要思想为指导，以“推行党务公开，加强党的建设，展示和谐××”为主题，全方位宣传、推介、展示××市各级在党的建设特别是推行党务公开工作中所取得的成绩，为党务公开在全省更深入地推行提供范本、创造经验，促进全市经济社会新发展。（二）会议内容•深入学习贯彻党的十六届五中全会精神，总结××市党务公开试点工作的做法和经验，现场观摩党务公开示范点，研究部署全省党务公开工作，推进全省惩治和预防腐败体系建设。例文一•（三）主、承办单位及参会人员××省党务公开工作现场会议由中共××省纪律检查委员会主办，中共××市委、中共××市纪律检查委员会承办。参会人员为：省委副秘书长，市直有关部门负责同志；各市（州）委副书记、纪委书记，组织部副部长，市（州）委副秘书长；省直机关纪工委、省国防纪工委、高校纪工委书记；省纪委、监察厅负责同志；××市有关单位负责同志等，共预计70余人。•（四）主要活动现场会的主要活动有：1、现场观摩（单位：××市、××县、××区等单位）；2、交流经验（地点：市委礼堂）；3、大会总结（地点：市委礼堂）。•（五）组织机构及职责成立“××省党务公开工作现场会议筹备委员会”，全面负责本次现场会的筹备工作。主任：×××副主任：×××成员：×××××××××筹委会下设5个小组：1、秘书组组长：×××成员：××××××××××××主要职责：（1）负责起草筹备工作《总体方案》。（2）负责筹委会工作会议及有关会议的组织、协调工作。（3）起草领导讲话、市委经验介绍、现场会欢迎辞及会议要求、大会主持词、欢迎宴会祝酒词等文件。（4）负责大会经验介绍材料的审核、把关。（5）负责收集、整理党务公开工作文件、资料，编制目录，分类归档，提供与会代表参观。（6）负责市委及有关单位经验介绍时多媒体服务。（7）打印和收集会议材（资）料，统一装袋分发；负责会议之后所有材料的组卷归档。（8）完成筹委会安排的其他工作。……•（六）实施步骤全省党务公开试点工作现场会议共分两个阶段进行：1、前期准备（10月1日-11月14日）（1）10月8日-23日成立筹委会，制订筹备工作总体方案，研究安排工作（2）10月24日-30日各工作小组具体分工，落实责任，抓好落实（3）11月3日各组向筹委会汇报工作进展情况（4）11月10日筹委会组织验收（5）做好会前与省纪委的衔接工作2、召开会议（11月15日-18日）会议议程：现场观摩、交流经验、大会总结。•（七）工作要求承办全省党务公开工作现场会议意义重大，各组一定要站在顾全局的高度，充分认识召开这次会议对推行党务公开的成功经验，促进××经济社会全面快速发展的深远影响，以高度的政治责任感和优质的服务来展示政治文明建设的丰硕成果。本次会议要求严、时间紧、任务重，省纪委、市委对本次会议十分重视，各组一定要按照统一部署，明确各自工作职责，周密部署、精心组织、紧密配合、全力以赴，认真落实工作，确保现场会议顺利召开。•全县商务工作会议筹备方案•一、会议时间拟定于4月8月上午，会期半天。二、会议地点溆浦县招待所二楼会议室。三、参会人员（218人）1、县领导：周辉、梁永泉、舒恒生、杜再文、易延凤、张晓波、陈秋生、黄和平（8人）2、各办事处、乡镇，县直单位主要负责人、各办事处分管领导（160人）3、县内外来投资骨干企业负责人（30人）4、重点“万村千乡市场工程”农家店负责人（10人）5、县骨干流通企业负责人（10人）•例文二•四、会议议程主持人：县委常委、常务副县长易延凤1、陈秋生副县长作全县商务工作报告。2、县委常委、副县长张晓波宣读表彰决定。3、颁奖。（1）表彰2007年度招商引资工作先进单位（20个）（2）表彰2007年度招商引资工作先进个人（33个）（3）兑现2007年度新办招商引资企业税收奖（4）兑现2007年度招商引资中介人奖（5）表彰2007年度“万村千乡市场工程”标准示范农家店及骨干流通企业先进单位（10个）4、各办事处、战线递交2008年度招商引资目标责任状5、县长梁永泉讲话。6、县委书记周辉讲话•五、工作分工下设四个工作组：1、协调组：组长：陈银堂，副组长：李波、谢燕负责整个会议的组织协调2、秘书组：组长：覃海光，副组长：陈俊江、政研室、经调室各一人，组员：谭勇军、戴小春负责周书记、梁县长及陈副县长的讲话材料及易副县长主持词的起草，负责“招商引资年”活动实施方案，负责表彰文件的起草及工作和目标责任书的制作。3、会务组：组长：梁礼泽，成员：张晓平、贺金菊、武艳、左丽君负责材料的收集分发，报到，会场布置，电视报道等工作。4、后勤保卫组：组长：汪洋，组员：向斌翟令华负责经费、食宿安排，奖品资金，会议人员患病就医及保卫工作等。•六、经费预算1、会场租用费：680元2、材料打印费：4000元3、奖金：①先进单位奖金：20×2000=40000元②先进个人奖金：33×600=19800元③2007年度“万村千乡工程”标准化示范农家店：10×300=3000元4、食宿费用：10000元（共77480元）•溆浦县商务局二○○八年三月二十日1.4会议准备•1.4.1安排议题收集议题筛选议题确定议题来源：领导交办的问题；领导下达命令，各部门执行的问题；下级请求讨论的问题。根据会议的目的和任务进行筛选将筛选的议题交领导审定，由领导确定议题。•1.4.2邀请与会者•程序：选择与会者评估与会者通知与会者•1.4.2.1选择与会者•三个标准：1、与议题直接有关的人；2、可提供有关资讯，使讨论更有效率的人；3、发言具有权威性和代表性的人。如新产品发布会的与会者可以是：•主管领导、研发部主管、销售代表、技术专家•1.4.2.2评估与会者•列出与会者初步名单，依次确定每个人的会议贡献度，以确定与会人员。依据有：解决问题型少于5人调查问题型少于10人工作回顾或展望型少于30人动员会越多越好新闻发布会没有限制决策会议7人以内1、不同会议理想的出席人数信息提供者是否拥有可分享的信息意见供给者能否提供特殊的意见建议特殊技能专家专业身份是否有用授权者能否保证已获同意的决策落实2、与会者功能分类•1.4.2.3通知与会者•口头通知•三种通知形式正式会议通知•请柬式邀请信适用范围