会议团队接待流程

2015年4月1日会议团队接待流程一、目录1.团队预订2.预定信息确认、核实3.团队抵店前的准备工作4.团队报到5.餐饮接待6.会议接待7.娱乐8.注意事项9.客人离店后的工作二、团队预订、下发预订单客人房间需求客人餐饮需求客人会议需求客人康体娱乐需求客人其他需求结账方式、签单人三、预定信息确认、核实接待人员拿到会议团队预订单后仔细阅读预订单上的信息，并记录在案；按照预定单上显示的预订信息与会务组负责人进一步核实、确认，如有更改及时下发预定、更改单到预订中心；按照与会务组确认后的准确信息，与酒店各个相关部门逐一确认、落实，主要内容如下：3.1房间根据预定信息与酒店前台确认房间数量、入住间夜、抵离店时间；根据会议团队的性质（或团队指定楼层）合理安排入住楼层；根据预定信息与酒店核实房间布置内容及标准（鲜花、水果、干果、客用品等的配备情况）；根据预定信息与酒店确认会议团队报到及入住流程；按照会务组要求与酒店确认此团队在店期间的房费、可能会产生的客房杂费以及赔偿等相关费用的结算方式；根据团队的要求与酒店确认此团队悬挂条幅、大堂布展、库房使用等情况。根据预定信息与餐厅确认此团队的用餐人数、开餐时间、用餐地点；按照会务组的要求与餐厅确认此团队的用餐标准和用餐菜单；根据会务组给出的特殊要求（如就餐人员中有无少数民族、老年人、小孩或服药期间对饮食有特殊要求的人群等情况）与餐厅提前沟通、落实。例如，在餐厅设清真桌、摆放婴儿椅、做菜品名称卡片（卡片上显示清真标志）、老年人、小孩的菜品忌甜、忌辣等人性化服务；根据预定信息与餐厅确认此团队所需的酒水、饮料等相关物品；如果会议团队在店期间有大型宴会，应及时与会务组进行沟通，将宴会的流程细节和所有要求等信息与餐厅落实。3.2餐饮3.3会议根据预定信息与会议中心确认此团队要使用的会议场地、时间；根据预定信息与会议中心确认会议台型、会议人数；根据预定信息与会议中心确认会议台布、椅套的颜色；根据预定信息与会议中心确认会议是否安排茶歇、茶歇标准、茶歇台的搭建、礼仪服务、鲜花绿植等；根据预定信息与会议中心确认会议期间是否有投影、幕布、音响、白板、无线麦等租赁设备的使用情况；根据会议信息与会议中心确认会场的纸、笔、茶、矿泉水等的使用情况；如遇大型会议团队活动，根据预定信息与会议中心提前确认施工搭建等相关事宜；附：大型会议团队应根据预定信息提前与会议中心确认会场搭建事宜，具体流程如下：①会议开始前一周将会场搭建方案、施工布展图交予安保部、工程部审核备案；②入场前与施工、布展方签订施工搭建安全协议，并按照公司相关规定收取进场布展押金；③收取进场施工人员的身份证复印件；④将进场施工人员的复印件、施工搭建安全协议、进场押金条复印件等一并交予安保部、工程部备案；⑤施工搭建方搭建工作完毕，请安保部、工程部场地负责人进行安全检查后，方可在工程部负责人的协助下接电。大型团队报备信息：①对方公司营业执照副本复印件加盖公章、组织机构代码证复印件加盖公章、税务登记证副本复印件加盖公章②大型活动安全承诺书③大型活动安保方案④大型活动应急预案⑤对方公司法人代表身份证复印件⑥活动流程⑦活动接待汇报表⑧活动地点的平面图、座位图⑨活动地点的搭建效果图注：千人以上的大型团队需抵店前30天报备3.4娱乐根据预定信息与娱乐部门确认需预留的相关娱乐场地和时间；根据预定信息与娱乐部门确认此会议团队享受的折扣；根据预定信息与娱乐部门确认此团队客人的消费方式和结账方式。四、团队抵店前的准备工作4.1查房根据会务组提供的分房表检查分房信息，避免男女混房、分重房等；团队入住前，按照分房表检查预抵房间，重点检查领导套房、会务组用房；检查房间房卡的感应是否灵敏，如反应迟缓应到前台重新做房卡；检查领导房间和会务用房是否已放取电卡、防滑拖鞋等物品；根据预定信息检查房间内是否按照要求布置鲜花、水果、干果、茶叶、矿泉水等；检查房间内的水、电、空调、电视、电话、小冰箱、电热水壶、电吹风、密码箱等设备是否能正常运转和使用；检查房间内是否有异味，如需要，及时开窗通风；检查房间内的卫生，家具上是否有尘土、地毯是否清理干净，卫生死角是否清理干净；检查卧室内的床品，床单、被罩、枕套是否干净无破损，铺放是否整洁；检查洗手间的地面，洗手台的面盆、镜子、淋浴间地面、浴缸是否清理干净，地漏是否有异味，检查房间配备的客用品是否齐全；洗手间内的棉织品是否干净、整洁、无破损。4.2检查餐厅4.2.1、检查餐厅卫生，具体注意事项如下：a.地毯是否提前清洁无异味，地面是否干净；b.取餐台上铺的台布、美丽绸、口布是否干净、整洁；c.取餐台上摆放的布菲炉、汤炉、汤勺、取餐夹是否擦拭干净；d.检查餐具是否干净；e.餐桌上的台布、台裙、口布、椅套是否干净、整洁、有无破损；f.餐桌上牙签、餐巾纸是否摆放齐全。4.2.2、核实菜单①根据与会务组确认的菜单与餐厅做进一步核实；②根据会务给出的用餐特殊要求，如是否设清真桌、摆放婴儿椅、菜品是否忌甜、忌辣等相关信息，再次与餐厅进行核实；③根据菜单核对菜品名称卡片，核对清真菜品是否做出标识；④菜品摆放齐全后，检查菜品与菜卡是否统一，并再次与菜单进行核实。4.2.3、检查就餐座位和菜品备份情况①开餐前，核实餐厅的就餐座位是否与预定信息相符，自助餐取餐台数量是否能够满足客人集中用餐；如自助餐，根据预定的人数，在开餐前提前检查餐厅对菜品的备份情况，避免客人散会后集中就餐而出现菜品断档情况。4.3检查会场1.根据预定信息检查会场座位数量是否充足；2.检查会议台型是否按照会务组要求摆放；3.检查会场是否按照预定信息提供纸、笔、茶等服务；4.检查会场的投影、幕布、音响、话筒等相关设备是否正常使用。五、团队报到团队到店时，按照事先与会务组、酒店沟通好的团队报到流程协助酒店办理团队入住；大型会议团队在大堂搭建签到台、设户籍录入系统；协助酒店收取报到客人身份证、发放房卡、收取房卡押金、房费等工作；待客人领取房卡后，协助酒店前台工作人员指引客人乘坐相应电梯去房间。六、餐饮接待接待人员应在开餐前半小时到达餐厅，做开餐前的检查工作；督促餐厅按照会务预订的开餐时间，准时开餐；与会务组、餐厅核实就餐人数，并找会务组相关负责人签单；用餐完毕后，及时询问会务负责人对本次用餐有无需要改进的地方；如用餐中出现问题，或是会务提出需要改进的地方，第一时间将信息反馈给餐厅，并督促餐厅整改。七、会议接待•接待人员应于会前一小时到达会场，做好会前的检查工作：会议台型是否按要求摆放整齐，灯光、音响、投影、幕布、话筒等设备是否调试完毕，桌签、纸、笔、茶是否摆放到位，礼仪、绿植等是否到位；•大型会议是否按照标准搭建水台、茶歇台等；•定时巡视会场，观察会场内的温度是否适中、检查安全通道是否畅通、场内用电安全等相关工作；•提醒会议服务人员按时给会场内的客人提供茶水服务等。八、娱乐•接待人员按照预定信息提前落实所预留的娱乐项目场地；•根据现场情况做好临时娱乐项目的增加工作。九、注意事项1.提醒会务组客人入住携带身份证；2.与会务组沟通客人办理入住时客房押金、房卡押金等问题；3.提醒客人退房时间，在不影响下批客人入住的情况下可以延长退房时间到14:00，提前与会务组沟通半日房问题；4.注意用餐人数，提醒客人自助餐预订人数，沟通自助餐赔偿问题。十、客人离店后的工作团队退房前，做好与客房部、酒店前台的沟通工作，缩短客人退房时的等待时间；协助酒店与会务组做好本次会议的费用结算工作；会务负责人结账离店前，接待人员应在大堂等候送客人离店，并热情询问客人在店期间遇到的一些问题，请客人留下宝贵意见；团队退房离店后，接待人员应认真做好本次会议的接待总结工作。谢谢