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关于规范档案资料管理的暂行规定临汾煤业公司直属各矿井�随着我公司资源整合工作的顺利开展�原始矿井档案资料收集工作及后续档案管理急需规范。做好档案资料的源头收集、整理、立卷工作�确保归档文件材料的完整、准确、系统、安全�是档案管理最基础的工作。档案验收也是基本建设项目验收的必备项目之一。为此�特制订档案资料管理暂行规定。望各单位认真学习并贯彻落实。一、成立档案管理领导组组长�公司及矿总工常务组长�综合部及矿综合办负责人成员�各部室及矿各科室负责人二、主要职责1.贯彻执行档案管理的法规和制度。本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则�负责监督、检查、指导。2.建立档案管理网络体系明确总工分管、综合部�办�负责、档案室专职档案员及各部门档案员协助管理的四级管理体系。3.负责配备档案管理硬件设施及“七防”措施设备公司及各矿建立档案室�配备电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、切纸机、三孔一线打眼机、电动缝纫机等。档案库房严格按“七防”措施进行管理�配备密集架、空调、加湿器、除湿机、吸尘器、消毒柜、温湿度表�安装报警器、防盗门窗、灭火器等。4.整章建制�确保档案管理工作日常化、制度化按照档案管理有关要求�建立各项档案规章制度�如《档案工作“三纳入”制度》、《档案人员“四参加”制度》、《借阅档案管理制度》、《档案库房管理制度》等档案管理制度�制定工作标准和统一的档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具�以规范档案管理工作。5.围绕档案管理标准化、规范化�积极开展工作按照《重大建设项目档案验收办法》相关规定及基本建设程序对项目建设各个阶段都制定档案收集、整理的管理制度�注重过程管理、规范管理�确保档案完整、准确、系统、安全。一是建设项目工程招投标及设备招投标开始�即注意收集原始资料�要求参加人员回来后立即交档案室�一事一立项�一事一存档。二是工程建设工程中�将档案工作纳入基本建设质量管理程序和考核奖惩机制中�与工程建设实行同步管理�并对相应档案资料的质量、份数、整理、归档移交提出明确要求�在每次检查建设进度、安全与施工质量时候�对档案资料收集、整理工作质量进行同步检查、同步考核。三是在设备到货开箱检验时�档案管理人员参加开箱检验�收集开箱原始资料。四是在收集、整理归档工程中�定期召开专题会议�有针对性的对归档资料的完整准确进行规范。附件�1、兼职档案员工作标准2、兼职档案员考核内容及标准3、各部室文件整理归档范围及保管期限4、基本建设项目文件材料归档范围和保管期限5、基建矿井业主、监理、施工单位分类组卷参考标准二0一0年元月十日附件1�兼职档案员工作标准一、职责范围在本业务部门负责人领导下负责本科室文件材料的形成、积累、整理、归档工作。二、工作内容与要求1、认真学习贯彻《各部室文件材料归档范围和保管期限表》、《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限》中规定的各项内容。2、严格执行“三纳入”工作制度�将档案工作纳入职能部室领导的工作议事日程、纳入本单位发展规划、纳入工作程序。3、贯彻执行“四参加”制度�及时上报本部室立项并牵头承办的大型设备�仪器�购置、基建工程、科研成果鉴定验收等重大项目�并将项目验收时间提前三天通知档案室。4、在业务部门专业技术人员的协助下做好文件材料、图纸等预立卷和归档工作�具体要求��1�纸质文件材料�归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。需立卷文件材料要进行科学分类、不需立卷的文件材料按件归档�所有案卷题名要求简明确切�规范编目�经专职档案员符合验收后�装订整齐上架保管。�2�声像档案�声像档案在冲洗刻录加工并配以文字说明后�由兼职档案员移交档案室。(3)电子档案�电子文件资料整理要遵循其形成规律�按保管期限组盘�及将相关文件拷贝到同一磁盘、光盘等载体上�按照便于计算机上查找的原则填写卷标�专盘内可建立盘内目录表�然后移交档案室�专职档案员在有关设备上演示或检测运转正常、确认无病毒、无划伤后入柜保管。�4�实物档案�实物档案应在其形成后�填写文字说明�并将相应文字说明及表彰通报、荣誉证等一同移交至档案室。5、及时放映部科室领导和专业人员对专业技术人员对档案工作的意见和要求�向档案部门提供本业务部门档案利用效果情况。6、检查本业务部门档案管理制度的执行情况。7、按时参加每月一次的兼职档案列会。三、工作程序四、责任与权限1、责任�1�对案卷的质量负责。�2�对档案的完整、准确、安全保管负责。�3�对按时归档负责。2、权限�1�有权收集本部门和相关部门人员手中的属于归档范围的文件材料�2�有权检查本部门档案管理制度贯彻执行情况�对违反档案管理制度者�报请部门负责人和分管领导提出整改意见。工作程序工作内容材料积累整理立卷鉴定保管移交档案做好本部门归档文件的形成、积累工作将办理完毕的文件材料进行加工整理立卷初步鉴定归档案卷的保管期限�并安全保管次年年初向档案部门移交手续附件2�各部室兼职档案员工作考核内容及标准项目考核依据考核内容考核标准及办法分值法定义务及兼职档案员管理业务1、《中华人民共和国档案法》第5条、第7条、第10条�2、《中华人民共和国档案法实施办法》第三章第12条、第五章第27条�3、《山西省档案管理条例》第13条�4、山西省档案执法检查内容。1、督促部门领导将档案工作纳入部室工作仪事日程�纳入部门工作计划、纳入部门人员岗位责任制�确保部门文件资料安全。没有相应的文字资料显示不得分15分2、设立本部室文件资料保管和专用柜�对本部室应归档文件资料进行集中保管�兼职档案员负专门保管责任。没有专用文件资料柜不得分�对部门文件资料没有实行集中统一保管的扣5分�文件资料保管不全�缺一件扣1分10分3、认真落实本公司和集团公司归档工作的各种规章制度�按时、按标准、全面、准确移交应归档的各种载体的文件资料。没有按时移交扣3分�移交的文件资料整理立卷不规范有一处扣2分�每遗漏一项扣1分�对查考利用带来损失的有一次扣2分。25分4、落实科技档案归档制度�认真、按时填报有关内容。没有上报部门主管工程立项的有一处扣2分�没有通知档案馆参加工程竣工验收、设备开箱验收、科研成果鉴定和新产品定型会的有一次扣5分。30分5、兼职档案员对各部人员工作变动及外出开会带回的文件资料不流失。有一次人员变动没有及时移交文件资料扣2分�有一次人员外出开会资料未及时、完整归档扣3分。10分6、文件材料收集、归档等业务工作接受档案馆的指导、监督与考核�按时参加公司档案室组织召开的各种会议和活动�上报要求的信息和报表。有一次无故不参加会议扣2分�有一次不按时上报资料扣3分。10分注�因部门归档工作失误给企业造成直接、间接经济损失的部门负责人、兼职档案员及部门工作人员按《中华人民共和国档案法》和有关法规政策承担相应法律责任�主要有限期改正、通报批评、行政处分等�附件3�文件材料整理归档范围及保管期限表一、立卷单位�综合办公室序号归档内容一党办部分1上级党委针对本企业颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等永久2本企业企业执行上级党委工作重要的指示、决议、通知、纪要报告等永久3本企业党委会、党政联席会、党委民主生活会等会议纪录永久4本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料。永久5会议记录、领导讲话永久6上级级党委颁发的重要指示、决议、纪要、通知等。长期7本部门执行上级党委工作的一般指示、决议、通知、纪要、报告等。长期8各种重要的调查报告、情况反映长期9重要的党务工作、政治思想工作计划�重要活动安排�工作总结�重大政治活动记载、统计报表长期10重要的来信、来访处理的请示与批复长期11上级党委关于保密的条例、指示、通知及本企业贯彻执行的意见、报告、总结等�重要的�长期12上级党委颁发的一般性的指示、决议、纪要、报告、通知等短期13党员代表大会及会议的有关材料短期二办公室1国家领导人在本企业视察、检查工作的指示永久2年度工作计划、总结永久3董事长�总经理�向职工和职工代表大会关于企业经营方针、长远规划、年度计划等方面的报告永久4企业领导班子会议纪要永久5各种合同、协议长期6涉外活动的文件材料长期7综合性行政事务、文秘、保密工作材料长期8印章试验登记长期9介绍信存根长期10作废的印模长期11收发文件登记长期12会议记录本、领导讲话、述职报告、企业简介长期13本企业办公会、工作会形成的记录、决定、纪要等重要文件材料长期14环保检查的整改意见长期15各种合同、法律纠纷的相关材料长期16社区部门的租地协议、赔款协议及付款清单长期三工会部分1劳动竞赛的年度计划、总结永久2本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久3组织制度、工会干部管理、会员管理制度等永久4年度工作计划、总结及年终年报表长期5职工代表大会文件长期6职代会专委会制度长期7企业劳模和先进集体出席各种表彰大会先进个人以及集体的事迹材料长期8劳动竞赛的季度计划、总结、统计报表长期9各种表彰会的会议材料短期10图书管理的制度等短期11合理化建议有关材料短期12季度性的工作计划、总结及统计报表短期13女职工工作有关材料短期14扶贫解困送温暖工作有关材料短期四宣传部分1省、市以上领导来我公司视察的照片、录音、录像带、光盘等声像资料永久2公司领导主持召开重要会议形成的照片、底片、录音、录像带、光盘等永久3公司内部重大事件活动或事故�省、市劳动模范、知名人事的照片、录音、光盘等声像材料永久4本部门获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖旗、奖杯、奖牌永久5一般会议活动形成的照片、底片、录音、录像带、光盘长期6宣传工作年度计划、总结、统计报表等长期7对党的路线、方针、政策方面宣传教育的重要规划、计划、总结等有关材料长期8上级部门关于宣传工作的重要指示、决定、通知等长期9上级机关关于宣传工作的一般性指示、决定、决议、通知等长期五纪检�审计�部分1本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久2纪检监察工作年度总结永久3纪检监察工作的经验介绍材料永久4一般的审计报告及有关材料永久六保卫部分1本企业关于治安保卫、武装干部配备的决定、通知、名单及年度统计报表永久2保卫治安工作年度计划、总结永久3在重大火灾、盗窃、灾害事故中形成的重要材料永久4本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久5上级机关关于保卫综合工作的重要指示、通知长期6本企业保卫综治工作的重要通知、决定、条件长期7本企业关于民主工作�整组、训练�的重要计划、方案、措施、报告、总结长期8对职工违反保卫治安工作条例的请示、报告及批复长期9落实政策的请示报告与批复长期10经济民警人员配备计划、名单及管理范围的规定长期11本企业关于武装干部配备的决定、通知、名单及年度统计报表永久12武装弹药保管文件材料短期13本企业关于武装保卫工作的一般性通知、条例22短期14预备役人员登记表及民兵名单短期15民兵工作经验�典型材料及上级机关召开会议的发言材料短期二、立卷单位�人力资源部序号归档内容保管期限一组织部分1关于人事工作的各种条例、制度、措施永久2干部花名册永久3关于企业内部机构设置、人员配置的决定永久4机构撤销、合并的通告、决定永久5干部统计表�各类专业干部统计表永久6本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久7年度干部职称评定情况等材料长期8对干部处理请示与批复长期9上级级关于人事工作的一般指示、决定、通知长期10组织关系介绍信、组织人事工作审批表长期11大、中专毕业生转正定级表�历年党员、干部花名册�党组织与党员队伍建设与发展情况�、党员通计表等长期12公司领导主持召开重要会议形成的照片、底片、录像、录像带、光盘等永久13矿内重大事件活动或事故。省、市劳动模范、知名人事的照片录音、录像、光盘等声像材料永久14本部门获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯、奖牌永久15一般会议活动形成的照片、底片、录音、录像带、光盘等长期16宣传工作年度计划、总结、统计报表等长期17对党的路线、方针、政策方面宣传教育的重要