基础IE培训时间进度管理

瑞騰公司基礎IE培訓.內容之六認識時間障礙分析如何運用時間掌握各種有效控制時間的工具訂出行動方案課程目標時間管理的錯誤觀念時間管理只是常識只要我把工作做好，我的時間管理應該還不錯我在壓力下表現較好，時間管理會令我失去我的優勢我有使用計事本和行事曆，這還不夠嗎？這個課程帶給大家最重要的訊息是………...不是教給你把事情做得快的技巧,也不是教你怎樣可以不眠不休明白自己問題所在,你們需要作出怎樣的決定,及你可以做些什麼和要做些什麼認識時間障礙什麼是時間殺手?時間殺手的分類有形(自觉的)接听电话打电话会议打扰官僚作风沟通不足办公室政治资源不足阅读文件及邮件交通堵塞无形的(不自觉)1.欠缺周详计划6.拖延2.不懂分辨缓急先后7.善忘3.过分注重细节8.不懂授权4.犹疑不决9.欠缺组织5.不懂得说不10.健康欠佳時間殺手的分類人最容易掉進的時間陷阱工作欠目標，優先次序不明確危機管理能力薄弱多項工作須同時進行自我組織問題外界騷擾無力拒絕要求不能有效授權拖延工作會議要懂得管理自己，首先要認識自己要管理好自己嗎?拋棄惡習,引進新的工作方式和生活習慣訂立目標妥善計畫分配時間權衡輕重權力下放自我約束持之以恆訂立計畫以掌握時間運用企劃的概念-擬定計劃訂好長期目標,以及的短期目標根據目標的輕重,安排優先次序搞清楚個人活力週期表,再根據最有效的工作時間,勾勒出“理想工作時間表”以目標,優先次序,理想工作時間表表示這三塊積木為基礎,想好一天的計畫目標是行動的導航燈!為什麼需要目標？成功就等於目標，其他的一切都是這句話的注解。－－美國潛能大師伯恩·崔西語為什麼需要目標？哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調查：物件是一群智力、學歷、環境都差不多的年輕人，調查發現：27%的人沒有目標60％目標模糊10％有清晰但較短期的目標3％有清晰且長期的目標為什麼需要目標？25年後調查發現：27%的人沒有目標60％目標模糊10％有清晰但較短期的目標3％有清晰且長期的目標為什麼需要目標？社會的最底層，抱怨整個世界社社會的中下層面安穩地生活與工作成為各行業的專業人士成為社會各界的頂尖人士長期目標:•個人目標-是否有關於健康,休閒和營養等的目標?•事業目標長期的目標應該是可以鼓勵自己和推動自己!!!短期目標專案計畫(例如推行–新系統)日常運作計畫(編寫每月生產報告)每週的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標應該是現實的!“剝洋蔥法”“多叉樹法”分解目標Specific-明確的Measurable-可以量度的Achievable-可以達成的Realistic-實際可行的TimeBound-有時間性的計畫目標命中是偶然的，打不中是必然的！如果沒有目標浩君的故事一、明確的目標二、工作排列優先次序你是怎樣編排時間計畫？一、年度計畫－甘特圖二、周計畫－執行事項清單史蒂芬·柯維博士－“與時間有約”TODOLIST-執行事項清單本周目标本周任务次序星期一____月___日星期二____月___日星期三____月___日星期四____月___日星期五____月___日星期六____月___日1.今天任务次序2.3.4.5.6.7.约会/承诺8.8888889.99999910.10101010101011.11111111111112.12121212121213.11111114.22222215.33333316.44444417.55555518.666666TODOLIST-執行事項清單每天做每天同一時間做將優先次序寫下由最重要的事情寫下區分優先工作重要又紧急危机急迫的问题有期限压力的计划重要但不紧急防患未然改进产能建立人际关系发新机会规划，休闲不重要但紧急不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动不重要又不紧急某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes--哲學家施格蘭理想的工作時間表1/要有正面的工作態度2/留意自己的表現曲線3/預留自己安靜的時間4./利用工作日志請記著:巴雷德“80/20”定理看看你的工作日志,然後問自己:•幾點開始目標?能不能早點開始?有沒有任何讓你分心,以致無法完成目標的事情?,能不能早點開始?•你完全不受干擾的最長時段有多久?(不要把午飯也放進去)•你最有效率和最沒有效率是什麼時候?•你將當天的主要目標完成到什麼程度?•你會照著優先次序的書面計畫做事嗎?•你在適當的時間做適當的事嗎?•你在怎麼處理不應該做的事?可不可以授權?•手邊的工作要如何做得更有成效,更為簡化,並減少細節?你花的時間與你的優先次序是否相稱?以行動配合計畫將目標寫下來-是什麼目標?要達致什麼的成果?行動–要做些什麼?次序-哪些應該先做/哪些為後?訂下完成日期及排列優先次序時間估計–每項的行動需要多長時間?靈活性–有沒有預留時間給不可估計的突發事情時間表–甚麼時候處理甚麼事項？立即行動!1/改變你的習慣－行為科學研究表明：一個人一天的行為只有5％是屬於非習慣性的，而95％的行為都是習慣性的。江山易改，本性難移!羅曼·羅蘭名言：性情即命運!立即行動!2/修正你的態度－時光對有些人像張滿的風帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。怎樣可以增加你的生產力?1.你的辦公桌你的工作環境是怎麼樣?有什麼方法令你的辦公環境可以令你感到愉快和增加效率?改善工作環境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面(電話,時間表,筆記本,日曆,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應的信件拋棄利用檔夾來將不同的檔歸檔改善工作環境2.歸檔所有的檔和書信應只分成三類:馬上處理只作參考歸檔歸檔系統一些你需要今天馬上完成的事情-DONOW一些你需要這個星期完成的工作-FILE一些你需要歸檔的檔-FILE有空才閱讀的書本-READ需要傳閱的檔-PASSON一些檔需要等待資料完成-PROGRESS3.如何處理電話/電郵如果找不道要通話的對方-切記要留言,並說明事情的嚴重性,以確保對方回電打電話之前,要把事情重點寫下來要談比較複雜的事情,可以先將檔傳真給對方先看,減少詳細解釋的時間備有有關文件自設時限4.處理會議每次召開任何會議前,必須要緊記以下幾點:我是否一定要出席這個會議會議之前應派發議程說明開會的目的如果你是主席,你應鼓勵發言和要求言之有物,要避免發言同事偏離主題最好設定一個時限,以方便各人安排工作5.授權授權的定義和原因委派授權是一個向下級分配工作的過程,它通常與一個經理的責任以及決策權利有關委派授權可以幫助你節約時間的有力武器委派授權可以增強一個經理的聰明才智授權應有的心態?把工作授權給下級,應該存在一個給下屬發展的機會它不是用來懲罰下級不是讓經理擺脫自己不喜歡做的事情授權的形態主要可以分成兩種形態：下達指令充分信任委派授權技巧預期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結果詢問下屬的意見及疑問應守的規則訂出下屬的權利範圍及規定達到完成工作限期的共識訂出跟進時間表肯定成就,提高士氣如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應該做,但有些人可以幫助你你可以做,但如果其他人有機會也可以做其他人應該做,但情況緊急時你可以幫他其他人必須做委派授權技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的結果訂出下屬的權利範圍及規定達到完成工作限期的共識詢問下屬的意見及疑問訂出跟進時間表肯定成就,提高士氣6.要懂得說不說不應該是有禮貌要給對方的清晰的解釋給對方另外的選擇和建議7.處理拖延心態為什麼我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什麼要做?不喜歡去處理個人情緒及健康問題缺乏獎勵沒有迫切性找藉口過分憂慮忙碌過後改善拖延方法問題文件洗牌著手工作時間行動每次只處理一項工作-即時去做-交付下屬去做-把工作分成若干部分-訂出工作時間改善拖延方法建立自信-跟自己說“我一定可以做到”設立目標找出與自己相關的地方-對自己的好處儲蓄時間全力再戰自我獎勵設立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準備,才會把事情做好時間就是金錢我們可以怎樣贏得每一分秒?利用交通時間與運動同行避開繁忙時間車上觀察構思車上看書出差外遊收集情報計畫構想寓工作於娛樂總結希望你能夠:看到自己的問題在那裏要改變生活的習慣和工作方式訂立目標,策略,行動去應付每一個挑戰在自己所能控制的情況下,把握每分鐘在不能完全自己控制的情況下,把負面的影響減到最低在新的天地裏,你會...有清晰的目標,知道自己在做什麼和要做什麼分辨事情的先後次序知道自己是否朝著目標前進選擇做對的事,而不是說只念著把事情做對講求效率,以最少的資源追求最大的成效計畫每天,每週,每年要做的事情估計需要完成時間,並編排時間表行事懂得在適當時候說“不”建立一套方法和技巧減少打擾縮短必須要做的事所花的時間抗拒拖延求取生活和工作平衡