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工作实务题背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。便条钟苗：江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体事宜。谢谢！行政经理苏明2003年11月21日参考答案1、说明接待计划的三项内容：（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数；（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。3、日程安排计划：（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。4、接待经费计划（列支）；（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；（6）其他不可预见费用。备忘录发自：行政经理苏明发给：秘书钟苗日期：2003.11.21内容：公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。谢谢！参考答案：我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是：1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作后核销。4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。6、如果实施商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。便条钟苗：一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。行政经理苏明2003年11月21日参考答案：1、登记：（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。（2）登记分为两种类型；①总括登记，对存储信息按批分类登记；②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。2、编码：（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数（3）编码的两种方法：①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。背景说明：您是宏远公司行政部秘书，下面是行政经理谢飞需要您完成的几项任务。我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。行政经理谢飞2007.5.22发送通知应注意①检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。②检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。③如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。答题提示（一）会议通知(邀请函)尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2007年8月15日在上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请惠顾。附：会议日程/路线图××公司×年×月×日答题提示（二）回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部苏萌小姐，邮编：100110，电话：87654321□我公司参加此次会议，参加人数：□我公司不能参加此次会议。姓名：公司：答题提示（三）公司收到顾客的来信，反映公司产品售后服务的有关问题。但信中反映的一些情况不具体，请你与顾客进行电话沟通了解相应的信息。请列出你利用电话来收集公司产品售后服务方面有价值信息的主要步骤。行政经理谢飞2007.5.22（1）信息收集前的准备。能列出具体的准备事项，如认真阅读来信、明确来信反映的问题、确定需要的信息内容，设计具体问题……（2）正确地进行电话信息交流。能列出进行信息交流时应注意的问题，如报出本人的姓名和单位名称、礼貌用语、提问表述清楚、注意谈话语气、语言简洁……（3）引导对方提供信息。能提出开放性的问题引导顾客，提出的问题具体、明确。（4）做好信息的记录。（5）记录的重要内容重复一遍，请顾客复核。答题提示2007年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导述职（上午9：00—11：00在公司主楼第二会议室）；中午11：30—12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共2人）、办公室主任、公关部部长、经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。此次活动主陪人为我公司总经理、两位副总经理、办公室主任及秘书。请你写出一份接待计划，并列出日程安排表。行政经理谢飞2007.5.22答题提示1、标题，写出具体事宜。2、确定本次接待属低规格接待。3、日程安排表。表格应包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员、备注几项内容，表格整体清晰。4、接待经费列支：（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）纪念品费；（4）宣传、公关费；（5）其他费用。自拟具体数目。背景：您是宏远有限责任公司的行政主管高叶，下面是行政总监要您完成的几项任务。第一题便条高叶：为了促进公司业务的发展，经研究决定成立公司信息部。请你今天下午两点在公司培训教室，向信息部全体工作人员介绍一下信息开发工作中应当注意的事项。谢谢。行政总监：苏明××年×月×日参考答案答：信息开发工作中的注意事项：P151信息开发的特点；信息开发的类型；信息开发的主要形式；信息编写的类型；信息开发的要求。第二题便条高叶：前两周你部门在处理收到的文件时出现了多次泄密情况，特别是负责处理,《新项目进展报告》和资料的赵大明将文件带回家，被其妻子看到（赵妻恰巧在我们的竞争对手公司工作），结果致使我们公司的秘密被泄露。请你向我说明：在处理保密文件时应注意什么？赵大明错在哪里？这类秘密以何种形式存在？你应从中接受吸取哪些教训？谢谢。行政总监：苏明××年×月×日参考答案苏明总监：现将您询问的问题说明如下：1、在处理保密文件时应注意：2、赵大明错在不应将项目资料带回家，特别是让在公司竞争对手单位工作的妻子看到。保密意识差。3、这类秘密一般以纸质或电子信息等形式存在。4、我应该从中接受以下教训：提高保密意识，切实做好保密文件、资料的接受、传递、保管工作，明确专人负责保密工作，不该看的坚决不看、不该说的坚决不说。第三题便条高叶：公司即将召开2005年年会，会期是2005年12月22日至25日，与会人员是公司部门经理以上管理人员，共计100人。会议将要讨论通过2005年的决算报告和2006年的预算报告，并研究2006年公司人力资源管理战略计划。请为此次会议拟写一个筹备方案。谢谢。行政总监：苏明××年×月×日参考答案宏远公司2005年年会筹备方案宏远公司董事会：根据公司董事会的决定，为总结工作，推动2006年公司各项工作再上新台阶，公司决定，于2005年12月22日-25日，在公司行政楼会议中心召开2005年年会。现将筹备方案报告如下：1、会议任务。总结2005年公司的全面工作，讨论并通过公司2005年决算报告和2006年预算报告；研究2006年公司人力资源管理战略计划。2、与会人员。公司领导、部门经理，计100人。参考答案（续）3、会议议程。12月22日，由公司总经理王总作“宏远公司2005年工作总结报告”，交大会讨论审议。12月23日，由公司财务总监李军作“宏远公司2005年财务决算报告”和“宏远公司2006年财务预算报告”，并提交大会讨论通过。12月24日，研讨公司2006年人力资源管理战略，分组讨论，进行大会交流发言。12月25日，大会总结，会议结束。4、会议召开办法。开幕式、闭幕式为大会主要形式，讨论分大会讨论和小组讨论。5、会议的筹备。拟成立会务组、接待组、秘书组三个精干工作小组。分别负责会议文件的起草、印刷、分发、会议记录、会议宣传；会场布置、经费管理；食宿安排、交通服务、生活服务等。会务筹备工作于12月20日以前完成。参考答案（续）6、会议经费。会议预算总经费为25万元，由公司专门拨付。（经费预算见附件）。7、会议后勤保障。会议代表统一安排在公司招待所住宿，伙食标准为：100元/人·天，自助餐形式。25日晚举办招待宴会。公司车队安排5辆轿车和2辆大轿车供大会使用。8、在开幕式上拟请党委书记刘明同志讲话。公司总裁高林在闭幕式上作总结报告。以上报告，当否，请批示。宏远公司办公室XX年X月X日根据下文提供的材料，拟写公文要求：1.文种使用正确；2.标题规范；3.正文内容前后有序事由：北京市公安局公安交通管理局准备对108国道部分路段采取交通管理措施序号：二○○四年第16号正文主要内容：108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。为了保障108国道的交通安全畅通，根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取以下交通管理措施。发布时间：二○○四年九月二十三日参考答案北京市公安局公安交通管理局关于对108国道部分路段采取交通管理措施的通告二○○四年第16号为了保障108国道的交通安全畅通，根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取以下交通管理措施：一、108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；二、108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。特此通告。北京市公安局公安交通管理局二○○四年九月二十三日