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财经应用文写作作者：付家柏�第2章总论本章概要2.1行政机关公文的概念和特点2.2行政机关文的作用和种类2.3行政机关公文的格式及其标准2.4行政机关公文的行文2.5几种常用公文的写作2.6行政机关公文的语体特点2.7阅读与评析�2.1行政机关公文的概念和特点�行政机关公文的概念公文即公务文书的简称。通常有广义和狭义之分.广义的公文是指党政机关、社会团体和企事业单位在处理公务时形成的文书。它包括所有的通用公文和专用公文。狭义的公文一般指行政机关公文。�行政机关公文的特点（一）政治性公文是管理国家、处理政务不可缺少的一种工具，具有传达贯彻党和国家的方针政策、处理公务的重要职能，同党和国家的政治经济密切相关，涉及到全国人民的根本利益，具有鲜明的政治性。（二）法定性1．法定的作者。2．法定的办理程序。3．法定的权威性。（三）规范性《党政机关公文格式》以及《条例》对公文的种类、格式、行文规则、办理方法等作了严格的统一规定，任何制文机关不得滥造乱用。�行政机关公文的特点（四）时效性党政机关公文是为完成某项工作或针对公务活动中某个具体问题而制定的，因而具有特定的效用性，有时简称为现行效用或时效。�2.2行政机关文的作用和种类�行政机关文的作用（一）法规与准绳党政机关公文是依法行政、依法管理的体现形式。（二）领导与指导公文是上级机关对下级机关进行领导与指导的重要工具，是机关开展公务活动的重要依据和行动纲要。（三）晓谕与宣传晓谕作用具体表现为知照、启示作用，如公告、通告和通报。宣传作用系承袭公文法规与准绳作用、领导与指导作用而来。�行政机关文的作用（四）联系和沟通公文是机关进行公务联系、情况交流的工具。（五）记载与凭证公文是开展公务活动的依据，也是公务活动的真实记录。�行政机关文的种类（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章（发布令）；宣布施行重大强制性行政措施（行政令）；嘉奖有关单位及人员（嘉奖令）。根据《中华人民共和国宪法》，国家主席、人大常务委员会委员长、国务院总理、国家各部门、县以上各级人民政府有权发布命令，其他机关和人员（军事机关除外）不得发布命令。（二）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。�行政机关文的种类（三）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（四）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（五）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（六）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。�行政机关文的种类（七）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（八）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（九）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（十）请示适用于向上级机关请求指示、批准。�行政机关文的种类（十一）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十二）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十三）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十四）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。�行政机关文的种类（十五）公报适用于公布重要决定或者重大事项。�2.3行政机关公文的格式及其标准�行政机关公文的格式及其标准公文格式就是公文的外在表现形式，包括公文的各要素项目在文中的编排，也包括公文用纸、排版、字号、印刷和装订等方面的要求。2012年4月，国家技术监督局正式批准发布了《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），将我国的党政机关公文格式纳入国家标准体系。公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色分隔线以上的各要素统称眉首；置于公文首页红色分隔线（不含）以下至末页首条分隔线（不含）以上为主体；置于末页首条分隔线以下的各要素统称版记。�行政机关公文的格式及其标准一、眉首部分眉首，又称文头、版头，位于文件首页上方，约占首页版面的三分之一。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六要素。（一）公文份数序号公文份数序号是公文印制份数的顺序编号。序号一般用阿拉伯数码标识于公文版心的左上角第1行。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。（二）秘密等级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级分“绝密”、“机密”、“秘密”三级。�行政机关公文的格式及其标准一、眉首部分（三）紧急程度根据公文送达和办理的紧急程度，公文可分为“特急”、“加急”两种，紧急电报有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”等四种。（四）发文机关标志发文机关标识由发文机关名称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定的公文（如函）可只标识发文机关全称或规范化简称。联合行文时应将主办机关名称排前，其他机关依次在下方整齐对应排列。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。也可以单独用主办机关名称。�行政机关公文的格式及其标准一、眉首部分（五）发文字号发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，简称文号。发文字号一般在发文机关标识下居中排布。一份公文只有一个发文字号。几个机关联合发文，只标注主办机关的发文字号。（六）签发人上报的公文需标识签发人或会签人的姓名，平行排列于发文字号右侧。如果有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，共他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。�行政机关公文的格式及其标准二、主体部分公文主体是公文首页红色分隔线以下至末页首条分隔线以上的部分，通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注等要素构成。（一）公文标题公文标题是对公文主要内容的概括及文种的标示，一般由发文机关名称、发文事由和公文种类三个基本要素组成。根据文种特点和具体情况，也可省略其中一、二个要素。（二）主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，负责办理或答复公文中的事项。置于标题之下正文之上，顶格书写，类似普通信件的抬头。�行政机关公文的格式及其标准二、主体部分（三）正文正文是公文的核心部分。比较复杂的公文的正文都有开头、主体、结尾三部分。1．开头常见的有以下几种方式：目的式、根据式、缘由式、转发式、直陈式。2．主体主体是正文的核心，是表达公文基本内容的部分。内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚是对所有主体部分的写作要求。�行政机关公文的格式及其标准二、主体部分（三）正文3．结尾常见的结尾有以下几种：说明式、祈请式、期望式。�行政机关公文的格式及其标准二、主体部分（四）附件说明是指公文附件的顺序号和名称。公文列入了附件，则附件与公文具有同等的效力。（五）附件附在主件之后，对主件起补充、说明作用的文字或材料叫做附件。它主要包括随文转发或报送的文件，随文颁发的规章、制度、报表、名单等。公文列入了附件，则附件与公文具有同等的效力。�行政机关公文的格式及其标准二、主体部分（六）成文时间成文时间，一般来说也是公文的生效时间，原则上应以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日期为准，会议通过的文件以会议通过的日期为准。（七）公文生效标识公文生效标识是公文生效的凭证，具体表现为加盖印章。（八）附注附注是指对公文的传达范围、使用注意事项等情况的说明。如有的公文需注明发至哪一级，有的公文需注明可否张贴或登报。�行政机关公文的格式及其标准三、版记部分公文的版记部分通常由抄送机关、印发机关、印发时间等要素构成。（一）抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（二）印发机关和印发时间印发机关是指具体主办、制发公文的部门，一般是发文机关的办公室或秘书室。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，与印发机关同居一行位置，右空1字。�2.4行政机关公文的行文�党政机关公文的行文�党政机关公文行文指公文处理过程中各机关以本机关名义拟制公文向受文机关运行的环节。一、行文关系（一）领导与被领导关系:同一组织系统中的上、下级机关之间形成的行政隶属关系。（二）指导与被指导关系:同一组织系统中的上级业务主管部门与下级业务主管部门之间业务指导关系。（三）平级关系:同一组织系统中同级机关或部门之间形成的关系。（四）不相隶属关系:非同一组织系统的任何机关或部门之间形成的关系。党政机关公文的行文�二、行文方向行文关系决定行文方向。行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的去向，一般分为以下三种：上行，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文主要有报告和请示。下行，指公文向下级机关单位运行。如命令、决定、通知、通报、批复等。平行，即公文向同级或不相隶属的机关单位运行。如函、议案等。党政机关公文的行文�三、行文方式行文方式指行文的方法和形式。根据行文方向和实际工作需要，行文方式可以从不同的角度划分。（一）从行文对象的隶属关系分1.逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文。2.越级行文：越过自己的直接上级或直接下级行文。3.多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的行文。4.普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文，主送机关使用泛称。5.通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一次性泛向行文。党政机关公文的行文�三、行文方式（二）从行文对象主次分1.主送。与行文内容关系最密切、要负责处理回复或贯彻执行的机关，应定为主送机关。2.抄送。与行文内容关系不十分密切，但需了解行文内容、不负责处理或贯彻执行的机关，应列为抄送机关。（三）从发文机关分1.单独行文。指公文只有一个制发机关。一般情况下，公文都采用单独行文的方式。2.联合行文。指公文由两个或两个以上的机关或部门共同行文。联合行文应确有必要，行文的机关或部门必须同级，并且协商一致。党政机关公文的行文�四、行文规则行文规则是公文制发和运行中的具体规定或准则。（一）确有必要，注重效用机关行文要牢牢把握精简原则，发文要坚持尽可能少，避免文牍主义。在精简的基础上讲求高效，即及时、准确、安全地拟文、行文，最大限度地发挥公文在公务活动中的实质作用。（二）根据隶属关系和职权范围行文机关行文关系根据隶属关系和职权范围来确定。隶属关系指本级机关在其组织系统中与上级机关的被管辖关系，与下级机关的管辖关系，是确定行文方向和选择文种的重要依据。党政机关公文的行文�四、行文规则（三）联合行文规则联合行文指以两个或两个以上的机关或部门的名义共同行文。联合行文应当确有必要，它们必须同级。联合行文应该明确主办部门，并协商一致。（四）主送与抄送规则关于主送：下行文根据需要可以主送多个机关。上行文只能主送一个机关，不能多头主送。请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应用抄送形式；受双重领导的机关应根据公文内容写明主送机关和抄送机关；除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”或“报告”。党政机关公文的行文�四、行文规则关于抄送：向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关；下级机关因特殊情况必须越级请示，应抄送被越过的上级机关；上级机关越级向下级机关行文时，可抄送受文机关的直接上级。不应抄送的情况为：请示不得抄送下级机关；与公文办理无关的单位不必抄送；接受抄送的机关不必向其他机关转抄、转送。党政机关公文的行文�四、行文规则（五）请示的行文规则1．一文一事。2．单头请示。3．不越级请示。请示一般不能越级，如因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。4．不得抄送下级机关。5．报告中不得夹带请示事项。党政机关公文的语体特点�党政机关公文的语体特点�语体是因不同语境限制而形成的使用语言的风格特点的综合体系。党政机关公文语体特点既是公文外在表现特征，又是公文写作时应该遵循的规范。党政机关公文以其特有的政策性、法定性、严重性、实用性区别于其他文种，在语言表