第1讲 办公自动化概述

计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)1第1讲办公自动化概述1.办公自动化系统的组成2.现代办公自动化系统3.办公自动化通用软件4.Office2003的组成5.文件的新建和打开6.文件管理7.多窗口显示文件，窗口的排列8.Office共享，发布网页上机实验计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)21.办公自动化系统的组成(1)办公自动化定义美国麻省理工学院季思曼教授的定义：将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。1985年，我国的专家学者在全国第一次办公自动化规划会议上，将办公自动化定义为：利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)31.办公自动化系统的组成(2)办公自动化系统组成硬件：微机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、UPS等。软件：操作系统、各种语言处理程序、应用软件。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)4OA硬件—微机计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)5OA硬件—打印机喷墨打印机针式打印机激光打印机一体机(扫描、复印、传真、打印)计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)6OA硬件—复印机按技术分类模拟复印机数码复印机按应用范围分类办公型复印机工程图纸复印机便携式复印机便携式复印机工程图纸复印机计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)7OA硬件—扫描仪类型：手持式、滚筒式和平板式三种。分辨率DPI：每一英寸长度的点数。色彩位数：共可表示颜色数目。感光元件：使用CCD能达到较高分辨率。接口：SCSI、EPP和USB。手持式扫描仪平板式扫描仪计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)8OA硬件—传真机类型热敏纸传真机(也称为卷筒纸传真机)热转印式普通纸传真机激光式普通纸传真机(也称为激光一体机)喷墨式普通纸传真机(也称为喷墨一体机)计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)9OA硬件—投影仪类型家用视频型：亮度在1000流明左右，对比度较高，投影的画面宽高比多为16:9，各种视频端口齐全，适合播放电影和高清晰电视商用数据型：主要显示微机输出的信号，用来商务演示办公和日常教学，功能全面，对于图像和文本以及视频都可以演示计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)102.现代办公自动化系统(1)办公自动化所需技术网络技术：主要采用Intranet，设置防火墙，先从单位内部的局域网开始，然后向本系统或本行业延伸，最终形成广域网。Web技术：Web技术的核心是超文本标识语言(HTML)和超文本传输协议(HTTP)，并向动态HTML、JavaScript、ActiveX等技术发展。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)11(1)办公自动化所需技术数据仓库技术：集成各种数据库并转换成面向科目的格式，便于用户访问、分析，最后作出战略决策。多媒体技术：档案库中照片、领导批示字迹保存、发声电子词典、视频会议等。电子邮件技术：除了简单的电子邮件发送功能外，更重要的功能是实现用于复合文档的分布、文档的传递或审批等工作流程，以及在线讨论。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)122.现代办公自动化系统(2)新型办公室网络化办公室：将各种办公设备连成局域网，进而通过公用网或专用网联成广域网。无纸化办公室：在无纸办公环境下，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。大量电子文件的产生，就是无纸办公的主要标志。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)13(2)新型办公室虚拟办公室：把传统办公室变成时间上全天候，空间上是办公人员所能达到的一切场所的办公室。广义地说，虚拟办公室就是各种各样的信息网络。无人办公。如无人售货、自动存取款、传真及电子邮件自动收发、办公大楼各项自动监控功能等移动办公。人们可使用便携办公设备，通过网络完成信息交换、传达指令、汇报工作等。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)143.办公自动化通用软件Office：Microsoft公司，主要有Word、Excel、PowerPoint、Access、FrontPage等。WPS：金山公司，包括WPS文字、WPS表格、WPS演示。永中Office：无锡永中公司，集成了文字处理、电子表格和简报制作三大应用，可以在Windows、Linux和MacOS下运行。OpenOffice：Sun公司，主要有文书、简报、表格、绘图、公式和数据库管理。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)154.Office2003组成Word：文字处理Excel：电子表格PowerPoint：演示文稿Access：数据库管理FrontPage：网页制作Outlook：个人信息管理器和通信程序。如管理电子邮件、日历、联系人和任务等。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)164.Office2003组成Publisher：创建和设计出版物软件，比Word更强调设计。可添加文本、图形、表格、艺术字等，并可产生PDF格式。InfoPath：信息收集管理程序，用于创建表单、填写表单。如制作报销单、考勤卡、调查表、保险单等，并可连接到数据库、Web服务等。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)174.Office2003组成OneNote：信息管理工具。综合电子笔记本和传统笔记本的优势，随意书写和记录，并可对输入信息进行组织和管理。如会议记录、课堂笔记与信息收集，包括图片、音频、视频等信息。Visio：绘图软件。功能十分专业，适合不同领域、不同行业用户使用。计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)185.文件的新建与打开单击“常用工具栏”的“新建”按钮：直接新建一个空白的文档窗口选择“文件”/“新建”命令：显示“新建文档”任务窗格计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)195.文件的新建与打开1.“我的电脑”窗口中双击Word文档文件2.“文件”/“打开”命令3.单击“常用工具栏”的“打开”按钮4.“文件”菜单底部选择最近曾打开过的文档名5.“开始工作”任务窗格的“打开”区域选择最近曾打开过的文档名计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)205.文件的新建与打开“文件”菜单“窗口”菜单曾经“打开”过的文件已“打开”的文件计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)216.文件管理文件查找：在“打开”对话框中选择“工具”/“查找”命令文本内容已找到文件计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)226.文件管理文件属性：选择“文件”/“属性”命令计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)236.文件管理文件加密：在“另存为”对话框中单击“工具”按钮，并选择“安全措施选项”命令计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)247.多窗口显示文件窗口的排列往下拖动多窗口显示文件：选择“窗口”/“拆分”命令计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)257.多窗口显示文件窗口的排列窗口的排列：选择“窗口”/“全部重排”命令计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)268.Office共享发布网页Office共享：选择“插入”/“对象”命令在Word文档中插入Excel表计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)278.Office共享发布网页发布网页：选择“文件”/“另存为网页”命令计算机高级办公自动化2020/1/26大学计算机信息科技教程(第二版)28上机实验申请电子书包进入“现代教育技术中心”主页单击“电子书包”查找文件在实验配套盘中查找含有“文字处理”内容的文件Office共享在Word文档中插入一个Excel工作表和一张PowerPoint幻灯片(内容自定)