成都轨道交通有限公司档案管理办法(暂行)

1成都轨道交通有限公司档案管理办法（暂行）第一章总则第一条为加强公司档案的收集、整理、归档工作，确保档案保管和利用的安全，促进档案管理工作更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》等相关法律、法规，参照《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）等档案行业标准，结合公司实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指公司在投资、建设、运营、开发活动中形成的，对国家、社会、公司具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的记录材料。第三条公司档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分。公司档案工作是公司生产、经营和管理活动的基础性管理工作，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。第四条公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，建立产生部门立卷制度，形成公司领导分管、综合部主管、专兼职档案人员具体管、全体员工协管的档案工作管理体制，维护档案的完整与安全，便于公司各方面的利用。第二章管理机构及职责2第五条公司综合部是公司档案工作的归口管理部门，负责在公司的统一部署下，统筹规划公司档案工作，制定公司文件归档和档案管理等有关规章制度，加强档案工作规范化、标准化建设；负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；负责公司档案管理信息系统的建设和维护；指导公司各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作；监督、指导、检查各下属公司的档案工作。第六条公司各职能部门应配备专职或兼职档案人员，并应保持档案人员的相对稳定。各职能部门负责本部门形成的应归档文件材料的积累、整理和归档，并对归档文件的完整和系统负责。专项工作应指定收集文件材料的责任人。第七条各下属公司应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构，配备专职档案人员。各下属公司负责本单位的档案管理工作，按照相关规定定期向公司移交应归档文件，并对归档文件的完整和系统负责。第八条文件材料形成者应对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。任何人不得拒绝归档。第九条公司各部门及下属公司专、兼职档案人员应遵纪守法、忠于职守、具备专业知识，维护档案安全，保守公司秘密。定期接受档案业务培训。第三章档案的形成、整理和归档3第十条产生部门的收集、整理、立卷责任公司各部门及下属公司负责对工作范围内的文件材料进行收集、整理、立卷和移交归档等文件资料管理工作，并按照公司档案管理相关要求及本办法相关规定，将归档范围内的文件材料，按时向综合部文书档案室移交归档。（一）公司各部门的收集、整理、立卷责任1.运营部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：本部门招标项目的招、投标文件及评标过程资料；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。2.装备保障部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：与运营相关的设施、设备（车站装修、消防、通风、给排水、低压电路、电扶梯除外）的招、投标文件及评标过程资料；既有设备的更新、技术改造和大修材料；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。轨道交通工程车辆、信号系统、车辆段工艺设备、AFC及其他由装备保障部负责实施的项目等属合同关系所产生的文件材料，由装备保障部督促承包方负责组织立卷（包括需向市城建档案馆移交的档案），并经装备保障部审查合格后向公司综合部移交。3.建设与开发部负责收集、整理、立卷和移交归档的文4件材料范围：轨道交通工程施工管理至竣工验收阶段全过程的招投标活动产生的文件材料；非票务资源的规划、建设、开发经营活动中产生的具有保存价值的文件材料；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。4.总工程师办公室负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：轨道交通线网规划、建设规划，新线建设可研及初步设计阶段形成的立项文件、可行性研究及支撑性文件、环评报告及批复等；技术规章、标准；初步设计、初勘、设计监理等成果性资料，重大变更资料；前期及设计阶段招投标活动产生的文件材料；科研项目文件；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。公司信息系统规划、开发、建设、管理、维护过程中形成的具有保存价值的相关资料由总工程师办公室牵头，信息中心负责收集、整理、立卷和移交归档。5.人力资源部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：公司人力资源规划；定员定编管理产生的文件材料；员工引进、调配、培训、出国、薪酬绩效、劳动合同管理等形成的文件材料；员工花名册；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。按照《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归5档规定》、《企业职工档案管理工作规定》等的要求，人力资源部归口管理公司在职员工人事档案。已故人员档案，由人力资源部负责整理、立卷并向综合部文书档案室移交归档。6.计划财务部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：公司财务预算管理、资金管理、投融资管理、会计核算管理、审计及下属企业财务工作监管工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料。7.综合部负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：公司经营管理、生产管理、行政和党群管理等有关文书材料；其他业务工作或本部门承担的专项工作产生的具有保存和利用价值的文件材料。其中：公司统一编文号的管理类文件由综合部收发文人员负责收集、整理，组成系统的立卷保管单位；其他党群活动、纪检监察活动及共青团活动的文件材料由党务室负责收集、整理，组成系统的立卷保管单位；工会活动文件材料由工会办负责收集、整理，组成系统的立卷保管单位。公司统一编号的合同正本由合同管理员负责收集、整理、立卷和移交归档。公司各部门应积极配合综合部，收集本部门管理性活动中产生的未统一编号的文件材料，并按项目整理，组成系统的立卷保管单位，移交综合部归档。8.声像、荣誉档案，由产生部门负责收集、整理、立卷。9.电子档案，由相应产生纸质档案的部门负责收集、整6理、立卷。（二）运营分公司的收集、整理、立卷责任1.运营分公司负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：运营各专业技术方案；列车运行图及其编制依据和说明；列车编组计划；行车组织细则；线路交路图；年度客运统计；供电计划及报表；技术设备履历簿；车辆修理工艺布置、工装位置图；与运营有关的机电系统联调材料；设施设备更新、技术改造及大修材料；安全事故台帐、报告及处理材料；其它重要科技文件材料。2.运营分公司在运营组织、安全技术管理、检修维保、财务管理、物资采购等业务范围内产生的等具有保存和利用价值的文件材料，除永久保存的需向公司综合部移交备份外，其他文件材料原则上由运营分公司自行立卷保管。每年上半年向公司综合部移交上一年度案卷目录及档案管理台帐。（三）建设分公司的收集、整理、立卷责任1.建设分公司负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：轨道交通工程施工图设计；施工过程中的监测和检测项目文件材料；施工管理过程中产生的变更、签证、清单更新、索赔文件等文件材料；竣工验收、各项行政验收、档案竣工验收产生的文件材料；造价咨询、审计材料；竣工结算材料；竣工决算产生的文件材料；维护保修与改造产生7的文件材料；其他由建设分公司的业务工作或承担公司专项工作所产生的具有保存和利用价值的文件材料。2.轨道交通工程实施前的规划报建、征地拆迁、交通疏解、绿化及管线迁改等项目文件，地铁各条线路土建工程、轨道工程、装修装饰工程、车站风、水、电设备采购项目、系统设备中的供电、接触网、综合监控、通信、屏蔽门等项目竣工文件，由建设分公司按照公司相关规定指导和督促承包方组织立卷（包括需向市城建档案馆移交的档案）。工程竣工验收后，建设分公司应指导和督促承包方完成整改（含电子和声像资料），并经逐卷逐张检查，审查合格后，向公司综合部移交。3.建设分公司职责范围内的管理性文件，原则上由建设分公司自行立卷保管。每年上半年向公司综合部移交案卷目录及档案管理台帐。（四）资产经营管理分公司的收集、整理、立卷责任1.资产经营管理分公司负责收集、整理、立卷和移交归档的文件材料范围：轨道交通沿线房地产、车站接口、商业、传媒、通信、通卡、标牌等资源开发及经营管理活动产生的具有保存价值的文件材料；资源开发相关的建安工程、物业管理活动产生的具有保存价值的文件材料；地铁工程主要物资采购、进出口代理、保险经纪等业务活动产生的具有保存价值的文件材料；其他由资产经营管理分公司的业务工作或8承担公司专项工作所产生的具有保存和利用价值的文件材料。2.资产经营管理分公司职责范围内的管理性文件，原则上由资产经营管理分公司自行立卷保管。每年上半年向公司综合部移交案卷目录。第十一条归档时间（一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。各部门及下属公司应在办理完毕后的第二年四月底前将整理完毕的文件移交公司综合部。重大会议、重要活动的文件材料，在结束后一个月内归档。（二）科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。招投标文件根据综合部安排分阶段或定期移交。（三）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试正常运转后归档。重要的设备开箱后立即归档，同时复印副本供日常使用。（四）会计文件材料在会计年度终了后按照职能划分由公司计划财务部及下属公司计财合约分部（或计划财务分部）整理归档，保管一年后向综合部移交。（五）合同正本（包括合同文本，洽谈记录，往来电函、信件、图表、传真，签约对方资信、营业执照复印件、授权委托书，审核联签表，法律意见书，合同报表等文字、资料）9等全套资料由合同管理员负责存档，合同管理员每季度将已执行的合同装订成册后移交公司文书档案室归档。（六）已故人员档案，由人力资源部保存三年后移交综合部。（七）电子文件归档时间与纸质文件一致，在移交纸质文件材料时一并归档。（八）声像档案，工程类的和纸质竣工文件一起移交，管理性的文件材料在工作结束后由宣传部门及时收集整理，于办理完毕后的第二年上半年移交归档。（九）证书、奖牌、奖状、奖章、奖杯、锦旗等荣誉材料及其他实物形式的文件材料应在工作结束后一周内归档。（十）下列文件材料应随时归档：1.公司产权变动过程中形成的文件材料；2.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；3.公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；4.其他临时活动中形成的文件材料。第十二条归档要求（一）归档的文件材料须是反映公司在投资、建设、运营、开发及各项管理活动中形成的原始记录材料。（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，10收集齐全、核对准确、保持其有机联系，排号页次、组成系统、完整的保管单位，并符合有关标准、规范要求。（三）归档的文件材料应为原件。副本或复制件由业务部门自行保管。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。（四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。（五）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。重要纸质文件材料应与其电子文件同步收集、整理、归档。（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。（七）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。第十三条公司各部门及下属公司的专、兼职档案人员应检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕。确保归档文件材料整理符合归档案卷质量要求后编制移交清单，由相关负责人签字核准后向综合部文书档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。综合部文书档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。交接双方应认真核对移交清单，并履行签字手续，移交11清单各留一份以备查考。第四章档案管理第十四条对库存档案要加强保管，建立健全库房管理制度，搞好档案“八防”工作。各部门及下属公司应配备或设置