第13章 数据排序、筛选与汇总

第13章数据排序、筛选与汇总☆数据排序☆数据筛选☆用分类汇总法进行数据统计13.1数据排序13.1.1排序按钮Excel2007在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中提供了两个与排序相关的按钮，如右图所示，分别为“升序”按钮和“降序”按钮。“升序”按钮：按字母表顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。“降序”按钮：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。如果所排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。对于数据列表而言，排序操作将依据当前单元格所在的列做为排序基准。13.1.2根据一列的数据对数据排序如果想快速根据一列的数据对数据排序，可以利用排序按钮来进行，其操作步骤如下：“姓名”列中的数据按升序排序1单击数据列表中排序依据的字段名。此处为文本数据，如“姓名”2单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“升序”按钮或“降序”按钮，便可实现按递增方式或递减方式对数据进行排序。此处选择“升序”，排序结果如图所示13.1.3根据多列的数据对数据排序使用“数据”选项卡中的“排序”按钮，在打开的“排序”对话框中根据多列的数据进行排序，其操作步骤如下：1选定要排序的数据区域。如果是对整个数据列表排序，可以选择需要排序的数据列表中的任一单元格2单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“排序”按钮，打开“排序”对话框3指定排序的关键字字段名。在“列”下的“主要关键字”下拉列表框中选择要排序的第一列4在“排序依据”下选择排序类型5在“次序”下选择排序方式6若要添加作为排序的另一列，单击“添加条件”按钮；若要复制作为排序依据的列，单击“复制条件”按钮；然后重复上述步骤3~57若要更改列的排序顺序，选择一个条目，然后单击“上移”或“下移”箭头更改顺序8单击“确定”按钮“排序”对话框中的“数据包含标题”复选框，表示排序后的数据列表保留字段名行。如果对排序还有一些特别的要求，可以在“排序”对话框中单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，如下图所示。用户可根据需要进行设置。13.1.4按自定义序列对数据排序在Excel中，可以使用自定义序列按用户定义的顺序进行排序。如Excel内置的星期日期和年月自定义序列，以及创建自己的自定义序列等。要对数据进行自定义排序，可以按照以下步骤操作：1单击数据列表中的任一单元格2单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“排序”按钮3打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表中选择某个关键字；在“排序依据”下拉列表中选择排序依据；在“次序”下拉列表中选择“自定义序列”4打开“自定义序列”对话框，在“自定义序列”列表中选择所需的自定义顺序5单击“确定”按钮，返回到“排序”对话框。再单击“确定”按钮，原数据列表将按所指定的排序方式进行排序13.3数据筛选13.3.1自动筛选筛选是一种用于查找数据列表中符合条件的数据的快速方法。在Excel中，要完成数据的筛选非常容易，用户可以使用“自动筛选”或者“高级筛选”两种方法，这样就可以将那些符合条件的记录显示在工作表中，而将其他不满足条件的记录从视图中隐藏起来。自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速地访问大量数据，并从中选出满足条件的记录显示出来。自动筛选包括筛选文本；数字；日期和时间；顶部或底部数字；平均数以上或以下的数字；空或非空值；按单元格颜色、字体颜色或图标集和按选定内容等。如要对下图所示的数据列表进行筛选，其操作步骤如下：1选择单元格区域或单击数据列表中的任一单元格，如A22单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，此时，数据列表中的每个字段名的右侧出现一个向下箭头3单击想查找的字段名右侧的向下箭头4在列表中清除“女”复选框5单击“确定”按钮，结果如图所示。筛选后所显示的记录的行号呈蓝色，且设置了筛选条件的字段名右侧的向下箭头上显示一“筛选”标记13.3.2自定义自动筛选如果要进行更复杂的筛选，可以通过选择字段名下拉列表框中的“自定义…”选项来缩减自动筛选数据清单的范围。例如，想查找下图中“年龄”大于27，而小于33的员工记录。可按照如下步骤操作：1单击数据列表中的任一单元格2单击“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮3单击想查找字段名的向下箭头，如“年龄”，从下拉列表框中选择“数字筛选”“自定义筛选”项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框4单击左上部的比较操作符的向下箭头，从下拉列表中选择所需的操作符。例如，选择“大于”。然后在其右边的文本框中输入一个数值，例如，输入“27”5如果想设置第二个条件，可以选择“与”或“或”选项。选择“与”选项，必须保证两个条件同时满足；选择“或”选项，只要符合条件之一即可。在此我们选择“与”6单击左下部的比较操作符的向下箭头，从下拉列表中选择所需的操作符。例如，选择“小于”，然后在其右边的文本框中输入一个数值，例如，输入“33”7单击“确定”按钮，即可显示符合条件的记录，即“年龄”大于27而小于33的员工记录例如，要筛选出所有“江”字的毕业院校记录，可使用通配符“*”设置条件，如下图所示，然后单击“确定”按钮，即可显示符合条件的记录。13.3.3高级筛选在实际应用中，常常涉及到更复杂的筛选条件，利用自动筛选已无法完成，这时就需要使用高级筛选。下面，我们以下图所示数据列表为例说明使用高级筛选的具体操作步骤：1选定存放数据的工作表中的某个空白单元格区域2在该区域设置筛选条件。该条件区域至少为两行，第一行为字段名行，以下各行为相应的条件值。例如，在本例中设置的条件是“毕业院校”是“华”字开头的记录，则在条件区域B13：B14中输入如图所示的条件3单击数据列表中的任一单元格，如D114单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“高级筛选”按钮5在“方式”中根据需要选择相应选项6在“列表区域”框中指定要筛选的数据区域。可以直接在该文本框中输入区域引用；也可以用鼠标在工作表中选定列表区域。例如，输入“$A$2：$G$11”7在“条件区域”框中指定含筛选条件的区域。可以直接在此文本框中输入区域引用；也可以用鼠标在工作表中选定条件区域。例如，输入“$B$13：$B$14”8在“复制到”框输入“$A$15：$G$199单击“确定”按钮，高级筛选结果如图所示1．设置“与”复合条件在使用“高级筛选”命令之前，必须指定一个条件区域，以便显示出符合条件的记录。我们可以定义一个条件,也可以定义几个条件来筛选符合条件的记录。如果分别在两个条件字段名下方的同一行中输入条件，则系统会认为只有两个条件都成立时，才算是符合条件。例如，下图所示的是查找“毕业院校”以“华”字开头并且“性别”是“男”的记录的结果。其中在条件区域B13：C14的同一行输入两个条件。同一行的两个条件2．设置“或”复合条件如果仅想查找“毕业院校”以“华”字开头或者“性别”是“男”的记录，则在设置条件区域时，只需在两个条件字段下方的不同行中输入条件，如下图所示，在条件区域A13：B15的不同行输入的两个条件，条件区域下方是执行高级筛选的结果。不同行的两个条件13.4课堂练习——对销售数据进行筛选请大家参照书中讲解自行练习。实例素材“素材与实例”\“Excel”\“T恤销售表（排序）.xlsx”实例效果“素材与实例”\“Excel”\“T恤销售表（筛选）.xlsx”13.5用分类汇总法进行数据统计13.5.1创建分类汇总在执行分类汇总命令之前，首先应对数据列表进行排序，将数据列表中关键字相同的一些记录集中在一起。当对数据列表排序之后，就可以对记录进行分类汇总了。操作步骤如下：1对需要分类汇总的字段进行排序，从而使相同的记录集中在一起。例如在图中所示的数据列表中，把连锁超市三个分店的“商品名称”按升序排序2选定数据列表中的任一单元格3单击“数据”选项卡上“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框4单击“分类字段”的向下箭头，在弹出的下拉列表中选择所需字段作为分类汇总的依据。例如，选择“商品名称”字段5在“汇总方式”列表框中，选择所需的统计函数。分类汇总命令可以支持如求和、均值、最大值、计数等多种函数。例如，选择“求和”函数6在“选定汇总项”列表框中，选中需要对其汇总计算的字段前面的复选框。例如，选择“销售额”7可以根据需要选择相应的复选框，指定汇总结果的显示位置。替换当前分类汇总：选中该复选框，表示按本次分类要求进行汇总。每组数据分页：选中该复选框，表示将每一类分页显示。汇总结果显示在数据下方：选中该复选框，表示将分类汇总数放在本类的最后一行，系统默认的方式是将分类汇总数放在本类的第一行8设置完毕，单击“确定”按钮，即可得到分类汇总结果13.5.2显示或隐藏清单的细节数据在显示分类汇总结果的同时，分类汇总表的左侧自动显示一些分级显示按钮。下表给出了这些按钮的功能。利用这些分级显示按钮可以控制数据的显示。13.5.3清除分类汇总如果想取消分类汇总的显示结果，恢复到数据列表的初始状态，其操作步骤如下：（1）选择分类汇总数据列表中的任一单元格。（2）单击“数据”选项卡上“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，在打开的“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，然后单击“确定”按钮即可清除分类汇总。13.6课堂练习——对销售数据进行分类汇总分析请大家参照书中讲解自行练习。实例素材“素材与实例”\“Excel”\“T恤销售表（排序）.xlsx”实例效果“素材与实例”\“Excel”\“T恤销售表（汇总）.xlsx”