Endnote使用技巧

参考文献题录信息不完整的表现文献标题缺乏必要的格式信息，例如大小写、斜体、上下标、专有名词等作者名称存在不同的写法期刊名称无法在全称、缩写之间切换标点符号的问题，往往是所选择的期刊style的原因，与文献题录信息关系不大。不在此一并说明。原因分析从外部导入Endnote的文献题录信息文件是纯文本类型，并不包含格式信息。作者名、期刊名有全称和缩写之分，但是大部分数据库提供的文献题录文件只包含一种写法。解决办法格式信息的完善和全称缩写的完善方法并不相同。按步骤分别演示说明。STEP1建立专用文献库确保需要的参考文献已经基本插入，在数量上不会有大的变动。在Endnote里，关闭TermLists的自动导入功能。STEP1建立专用文献库利用ExportTravelingLibrary功能，从Word文档提取参考文献，建立新的参考文献库。目的：使需要完善的文献数量减少到最小。STEP2论文标题格式信息的完善在Endnote里逐条进行，无法偷懒……把标题修改为句首字母大写类型，对照论文原文，修改斜体、专有名词、上下标等格式。原因：可以通过期刊Style设置使句首类型显示为词首大写或全部大写，但是反过来会影响标题中的大写专有名词。STEP3利用TERMLISTS补全期刊名Endnote的每个Library都有一组相应的TermLists，直译为“字段列表”。文献题录信息的每个字段都可以建立一个TermList，用来保存来自该Library的所有文献的同一字段的信息。我们需要用到的是Journal字段的TermList。STEP3利用TERMLISTS补全期刊名通过Tools菜单下的“openTermLists”或者“defineTermLists”都可以打开TermLists再点“Term”就可以看到该字段List里的统计情况，在关闭了自动导入的情况下，Term里面是空白。STEP3利用TERMLISTS补全期刊名为了“兼容”不同的期刊发文要求，Endnote提供了两个字段分别容纳期刊全称和缩写：Journal与AlternateJournal。这两个字段的信息在TermList里由Journal字段统一管理。目前只有两个数据库提供的文献题录信息同时包含期刊全称和缩写：WebOfScience（SCI期刊）和PubMed但是PubMed的字段信息位置颠倒。因此，对于SCI收录的论文，优先考虑从WOS导出题录信息。提供的缩写都不包含“.”STEP3利用TERMLISTS补全期刊名TermList原理简单示意图EndnoteLibraryWordO首先，参考文献的题录信息从Endnote的Library插入到Word文档，这个过程跟TermList无关。EndnoteLibraryWordTermListO参考文献插入到Word文档后，如果再同步信息或者更换style，Journal字段则是通过TermList来获取，跟Library无关，即使在Library里直接修改文献的Journal信息，也不能在word里同步。STEP3利用TERMLISTS补全期刊名准备步骤：在Endnote里对期刊名排序设置显示AlternateJournal字段，便于查看。操作方法：在字段条上按鼠标右键，取消一个不需要显示的字段，例如language，然后勾选AlternateJournal。鼠标左键按住AlternateJournal字段条，拖动到Joural字段旁边。即可。STEP3利用TERMLISTS补全期刊名对同一期刊的论文，我们只需要修改一条记录。技巧：快速获取期刊全称缩写信息利用Endnote的FindReferenceUpdates功能，选择一条记录，点鼠标右键。利用Endnote内建的在线检索，在WOS或者PubMed里检索期刊名，下载一条记录。利用Google、JournalSeek等网络工具。STEP3利用TERMLISTS补全期刊名实例演示以期刊JournalofSoilScience为例来自不同渠道的同一期刊的文献题录信息可能会有四种形式，如下：STEP3利用TERMLISTS补全期刊名导入TermList的情况进入TermLists面板（快捷键Ctrl+1），选择Jornal字段，点击UpdateList导入，再点Terms查看，可以看到导入了四个记录，即Endnote认为这四个记录属于四个不同期刊！STEP3利用TERMLISTS补全期刊名因此在导入TermList之前需要完善期刊全称和缩写由于前页描述的情形的存在，我们关闭了自动导入TermLists的功能。在手动建立TermLists之前，我们先对Library里的期刊字段排序，然后手动修改，保证每一种期刊都至少有一条记录是包含正确的期刊全称和缩写。STEP3利用TERMLISTS补全期刊名手动建立TermListCtrl+1呼出TermLists面板，在Terms设置里，Ctrl+A全选，点右边的DeleteTerm,删除掉已有的记录（如果空白则不用操作）STEP3利用TERMLISTS补全期刊名手动建立TermList继续点Lists，选择Journal字段，点击UpdateList导入，生成新的Library期刊列表。STEP3利用TERMLISTS补全期刊名删除错误的Term可以看到，每个期刊都有一条是修改好的正确记录，删除其他错误记录。得到正确的JournalList。STEP3利用TERMLISTS补全期刊名将Library里未修改的文献题录的Journal字段都改为期刊全称目的：将TermList里正确的Term与文献库里的记录进行关联。只能逐条操作。点开一条文献记录，鼠标点击Journal字段，按Ctrl+A全选，然后点Ctrl+1呼出TermLists面板，选择相应的期刊记录，点InsertTerm（或者直接双击），替换原文字，关闭，保存。按此步骤操作，不需要额外输入文字。Ctrl+1呼出TermLists插入期刊全称STEP3利用TERMLISTS补全期刊名TermLists补全最终效果Library里的同一期刊的文献显示形式如下：TermLists的JournalList里该期刊显示如下：不用管这些了STEP3利用TERMLISTS补全期刊名测试效果在Word里选择不同期刊Style进行测试，例如Nature是显示缩写，Ecology是显示全称。STEP4完善作者名在Library里逐条操作。尽量统一为“姓+缩写名”的形式，以下两种形式都可：Zhang,P.H.或者P.H.Zhang以回车隔开作者。由于期刊对作者名的要求没有特别苛刻，按以上处理能应付绝大部分情况，并不需要利用TermLists。主要查找同一作者不同显示形式的情况，修改统一。STEP5调整文中CITATIONEndnote新版里对文中citation的样式提供了更好的支持。在文中的citation处点鼠标右键，弹出菜单的最下方有一项EditCitations，提供了多种显示方式，例如：作者（年）的形式。缺点：作者前方要手动加空格；并且无法自动排除etal.，需要在word文档去格式之后通过批量替换去除（将“etal.(”替换成“(”）STEP6去代码后的工作确信已经难以利用Endnote进行完善，就可以进行去代码，生成用作投稿的word文档。在Word的Endnote工具条上操作，选择ConverttoPlainText，按提示，会生成一个去掉了Endnote代码的新的纯文本文档。STEP6去代码后的工作然而，工作并没有结束，需要手工进行最终的修改。例如中英文混排的文献需要将中文文献里的“etal”替换成“等”。因此，保存好带有Endnote代码的“母文档”非常重要。