印信管理培训

NCL印信管理培训（０９.２）课件内容常见问题解析个人简介印信管理基础知识宣导印章是公司各级机构及其部门行使行政管理和经营管理职权的象征，是确认各项行政管理、经营管理行为效力的重要工具。几个概念印章管理指对印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。印章管理原则合规、安全、有序。总公司办公室是公司印章归口管理部门；分公司办公室负责分公司本部及所辖机构的印章管理工作。几个概念印信管理基础知识宣导公司常用印章种类•…行政印章公章，包括公司印章、部门印章、分支机构印章；是机构实施行政领导和办理行政事务的正式印章；以本级机构名义制发文件、订立本级机构权限内合同，出具委托书、证明以及对外联络等事项。•…党、工、团委印章以党委、工会、团委名义制发公文，出具介绍性、证明以及办理其他事务所需材料。•…保险合同专用章以本级机构名义签订的保险合同、协议。分公司保险合同专用章只适用于非公司统一印刷的公司业务部门规定的相关业务单证。分公司下级机构不得刻制保险合同专用章。印信管理基础知识宣导公司常用印章种类•…•…负责人名章法定代表人名章机构总经理名章•…特种专用章缩印，用于票证和有价证券不得用于制发文件等；钢印，适用于粘贴照片的证件不得用于制发文件等；特种业务专用章，适用于特定用途。印信管理基础知识宣导公司常用印章种类•…电子公章适用于系统，在公司系统内与实物印章具有同等效力，对外不具法定效力。•…财务专用章•…业务专用章、日常工作用章以本级机构名义开立银行账户的预留印鉴，以及进行资金调拨等财务收支活动，缮制各类财务活动单据、报表等。包括保费业务结算专用章、转帐收、付讫章等；总公司运营、财务管理部门对此类印章的管理有具体的要求。印信管理基础知识宣导印章的刻制和颁发各级分支机构的行政公章、财务专用章、党、工、团委印章、保险合同专用章的刻制、启用、更换、停用、废止权限在其上一级机构，不得未经上级机构批准自行刻制、启用、更换、停用和废止上述印章；印信管理基础知识宣导印章的刻制和颁发各中心支公司除公章外，不得为其内设机构刻制公章，如有需要可刻制一枚综合事务专用章分公司要建立完整的印章保管清册，按照公司印信管理办法中规定表格建立；任何机构、部门和个人不得超越权限擅自刻制各类机构、部门印章；印信管理基础知识宣导印章的日常保管遵循保管和审批分离的原则，指定专人（兼职）保管印章，建立健全印章的领用、保管、交接、登记等管理制度；各机构和部门的负责人不得保管本单位的印章；印章应在办公场地使用，严禁带出办公场所，特殊情况下，应取得有关负责人批准，由印章管理人员带公章与承办人同去办理，留存用印复印件；印章管理人员要加强对印章的维护和保养，定期清理，保证用印清晰；印章应存放于保险柜或者铁皮柜内，防止被盗；用印完毕随即入柜，不得随意放置于办公桌上或者未上锁的柜子里；印信管理基础知识宣导印章的使用和审批各分公司要根据总公司印信管理办法建立分公司印信管理操作细则，明确各类印章的管理和审批权限；印章管理员应认真审核审批手续是否符合规定，并对其合规性负责，不符合要求的，有权拒绝用印；印章管理员要建立用印登记表，进行编号管理，用印时即时登记，由经办人签字；留存用印全套材料复印件，与用印申请单存放一起，按照登记表上顺序号编号；严禁在各类空白单证、纸张、介绍性和未经审批的公文、材料、合同上加盖印章。印信管理基础知识宣导印章的更换和停用印章磨损，影响用印效果、机构名称变更等情况，可以更换印章；需要更换印章时，向制发机构申请更换印章；制发单位应以通知形式明确更换的原因、日期和新、旧印章印模。原印章由制发单位收回；机构合并、撤销等情况的印章清收，由机构所在办公室负责，组织两名以上专人彻底清查所有停用印章，及时送缴制发机构；制发机构需及时发出印章停用的通知，说明停用原因、时间和印模，统一封存。印信管理基础知识宣导印章的封存和销毁停用印章及时封存，不得与在用印章一起存放；属于上级机构管理的印章，本级机构不得自行销毁；印章销毁程序：填写《印章销毁审批表》，保留原印模→报有审批权限领导审批→销毁印章→签字确认→在印章保管清册中记录，《审批表》应一式二份，一份本级机构档案留档，一份交上级机构办公室备案。印章销毁方式：1、联系印章厂进行销毁，由印章管理员会同安全保卫部门或风险管控部门人员双人监销；2、分公司自行销毁，由印章管理人员、安全保卫、风险管控部门人员共同监销。不得出现应销毁印章未销毁等情况。印信管理基础知识宣导介绍信的管理介绍信的管理和使用由印章管理人员执行；分公司应明确介绍信的审批权限，严格按照审批权限执行审批。使用正式介绍信，按年度进行编号管理，不得有空号、重号的现象；未使用的介绍信应交回，由印章管理员注明“作废”后，粘贴存根上。印信管理基础知识宣导责任与处罚未经办公室批准，自行刻制各类印章本级办公室有权收回印章，并对相关当事人进行通报批评。违规刻制印章对相关责任人处以警告处分，并责令限期改正。滥造印章，为不存在的部门或单位刻制公章，对相关责任人处以记过处分，并责令限期改正。私自刻制、销毁印章，私自刻制、销毁必须由上级机构统一刻制、销毁的印章，相关责任人记过处分，责令限期改正。印信管理基础知识宣导责任与处罚伪造印章，指模仿刻制并使用本机构无权拥有的印章根据情节的轻重对相关责任人处以记过、撤职或开除处分；由此给公司造成经济损失的，由相关责任人承担全部经济损失。印章发生人为损坏给予印章保管人警告处分，并立即更换印章。因印章保管人的疏忽而造成印章丢失或被盗用给予保管人记过处分，并追究相关负责人的责任。将印章交由营销服务部自行保管对上级机构办公室主任和印章管理人员通报批评。课件内容常见问题解析个人简介印信管理基础知识宣导常见问题解析问题１：印章保管不规范印章未存放在带锁的铁皮柜或者保险柜中；部门章和保险合同专用章保管环境比较差，基本存放在保管人的木质推柜中；客服柜面印章存放不安全，容易被盗取。部门章由部门负责人保管；多人同时负责印章管理工作，工作管理职责未分清；将营销服务部的公章交由其自行保管；作废印章未进行封存，甚至和在用印章一起存放。应按照公司印信管理办法对部门印章进行妥善保管，防范风险；办公室应指定专人管理印章，明确职责。常见问题解析问题２：用印材料留存不完整未留存用印复印件；留存的复印件材料为用印前的复印件；应留存用印后全部材料的复印件，按照用印登记表中的流水号，对用印复印件进行编号管理；用印复印件应和用印申请单一起存放；用印复印件纳入年度归档管理。常见问题解析问题３：用印审批手续不规范•未按照分公司规定履行审批手续，审批手续不完整；•无规章制度，无审批手续，直接用印；•团体部门印章未按照公司要求审批权限审批；•未使用用印申请单，经办人直接拿用印登记本清审批领导签字，容易导致用印登记本丢失；•开具介绍性无审批手续。明确各类印章的审批权限；严格按照中心支公司明确的审批权限进行用印申请的审批；印信管理培训