搜索
1档案信息化建设概述21世纪是信息时代，全球信息化的潮流汹涌澎湃，领导世界经济突飞猛进，引领人类文明不断前进。党和国家高度重视信息化工作，将国民经济与社会发展信息化作为覆盖现代化建设全局的战略举措，我们国家各行各业信息建设欣欣向荣、方兴未艾。党的十六大报告指出：“21世纪头20年”，对我国来说，是一个必须紧紧抓住并且可以大有作为的重要战略机遇期，这一时期也是我国国民经济社会发展的重要战略机遇期。档案事业是国民经济和社会发展的一个重要组成部分，档案工作是国民经济和社会发展的一项基础工作，档案信息资源是国民经济与社会发展的基础性战略资源，在社会经济和社会发展中起着不可替代的作用。档案信息化是国民经济和社会信息化的一项重要内容，在刚刚召开的十七大报告中又提出要“大力推进信息化“，所以，这一时期也必然是我国档案信息化发展的重要战略机遇期。以档案信息资源（库）建设为核心的档案信息化是推动档案事业可持续发展的重要战略选择，是实现新时期档案事业跨越式创新发展的动力。第一章档案信息化的定义与内涵第一节信息与信息化2一、信息（一）信息的含义信息是有待存贮、发送接收的各种物理量或载体。（二）信息的特征信息的特征由信息的本质所决定的，由于客观世界的运动状态与方式是多样的，因此，所产生的信息其特征与形式也是多样的，主要表现在：可识别、可存贮、可转换、可加工、可传递、可复制、可共享（三）信息的载体1、大脑载体。2、实物载体。3、文献载体。二、信息资源（一）信息资源的概念从狭义上说，信息资源是各种可供人们直接或间接开发与利用的信息集合的总称，它的存在有两种不同的形式，一种是未经加工的原始信息资源，另一种是经过研究和加工的信息资源。广义上讲，信息资源概念与生产力、生产关系紧密结合的，涉及到信息生产、处理、传播、交换的整个过程，包括信息生3产劳动的对象——信息（数据）、信息生产劳动的工具——计算机与通信技术等技术手段、信息生产劳动者——信息生产专业人员、信息管理人员和信息服务人员等等，这些生产要素构成了分工明确、协作配合的有机整体，促进了信息时代的信息化、信息产业与信息经济的发展。（二）信息资源的作用首先，信息资源是提高劳动者能力与水平的主要因素。其次，信息资源是促进生产工具不断创新的重要因素。第三，信息资源是对任何资源进行有效管理的决定因素。三、信息化（一）信息化的基本内涵概括地说，它是信息技术广泛应用为主导，信息资源为核心，信息网络为载体，信息产业为支撑，信息人才为依托，法规政策、标准、安全为保障的综合体系。（二）信息化基本特征信息化是一个综合体系，是一个系统发展的概念，但它与其他社会的发展过程相比，具有明显的特征。1、信息技术的不断应用是信息发展的动力。2、信息资源的开发利用是信息化发展的核心。3、信息化是一个动态的过程。44、信息化是推动经济社会变革的过程。5、信息化是改革创新的过程。第二节档案信息化的定义与内涵一、档案信息（一）档案信息的基本概念档案信息资源是经过加工、处理的档案数据集合体。（二）档案信息的主要特点档案信息是经过加工处理和格式化的数据信息，它除了一切具有的可识别、存贮、转换、传递、加工、复制和资源共享等多样性特征外，还具有其独特的信息特点。1、本源性。2、可靠性。3、社会性。4、商品性。5、系统性。（三）档案信息的作用档案信息资源是国民经济与社会发展的基础性战略信息资源，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志指出：“档案信息作为重要的信息资源在社会经济和社会发展中起着不可替代的基础作用。”5一是载体作用。二是认识作用。三是传播作用。四是参考作用。五是宣传作用。从以上分析我们可以得出这样一个结论：档案信息作为一种重要的信息资源在信息社会经济和社会发展的地位和作用是不容忽视的，档案信息资源是信息社会经济和社会发展不可或缺的、基础性的信息资源。二、档案信息化（一）档案信息化的基本概念与内涵1、档案信息化的定义所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供利用服务，加速实现档案管理现代化的进程。这是一个长期的发展过程。在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。这一定义充分说明了档案现代化管理，就是采用以计算机技术为核心的现代信息处理。（1）统一规划和组织。（2）全面应用现代信息技术。信息技术是指完成信息的获取、加工、传递和利用等技术的总和。而现代信息技术是以6计算机与通信技术为核心，对各自信息进行收集、存储、处理、检索、传递、分析与显示的高技术群。（3）档案信息化建设的最终目的，就是要切实加强档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现数字化、有序化、标准化、系统化、网络化，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息迫切需要。（二）档案信息化建设的内容根据档案信息化的基本定义，档案信息化建设的内容主要包括以下几个方面：1、基础设施建设。软、硬件基础设施是档案信息化建设必不可少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。2、档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。档案信息资源的开发，是实施信息化战略的核心，是档案信息化建设取得实效的关键。3、标准规范建设。档案信息资源共享，基础数据库为社会提供利用，标准规范是档案信息化建设的关键环节，是实现档案信息资源有效利用，避免重复建设，提高效益的重要条件。4、人才队伍建设。要加大培训力度，有计划地进行各种形式的业务培训、知识更新，不断提高信息技能。要把档案信息化建设的过程作为锻炼队伍，培养人才的过程，边学习边实践，不断总结、不断提高。（三）档案信息化的作用和地位档案信息是国民经济与社会发展的基础性战略信息资源，档案信息这种特点和作用，决定了档案信息化的地位和作用。71、档案信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分。档案信息作为公务和经济活动的记录，与国民经济和社会发展密切相关，在未来信息网络和信息化发展中将占有重要的位置，档案信息化是档案事业发展的必然选择。特别是随着办公自动化程度的提高、电子文件的出现，将使原有的档案管理理论、管理模式、应用技术、存贮载体，甚至包括档案生命周期理论、档案价值理论、档案服务理论，发生革命性的变化，档案信息化将对档案学理论和档案工作实践产生巨大的影响，如何实现档案信息化，将成为21世纪档案事业面临的一项非常重要的战略任务。档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，以档案信息资源建设为核心，以网络化管理为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实现档案信息化，实现档案工作的地位和价值。2、档案信息化是档案事业发展的必然选择。首先，信息化是21世纪全球经济和社会发展的大趋势。其次，国家信息化发展战略为档案信息化提供了难得的历史机遇。再次，以网络为基础的信息技术发展为档案信息化提供了重要前提与有效途径。3、档案信息化是档案事业改革与发展的内在要求。8（1）档案信息化是信息社会推动档案事业改革与发展的强大动力。（2）档案信息化是保持档案事业持续发展的基础。（3）档案信息化是推进档案事业全面进步的一项重要战略选择。第三节档案信息化建设应遵守的基本原则一、文档一体化原则文档一体化是机关办公自动化对机关档案管理提出的必然要求。各机关在规划和组织实施机关办公自动化时，要将档案管理现代化纳入其中，统筹考虑，统一安排，使档案信息化建设与机关办公自动化建设同步发展。二、电子文件与纸质文件并存的原则由于办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术，由此产生了电子文件。具有长期保存价值的电子文件必须要有相应内容的纸质文件归档保存。同时，电子文件也要按照其记录信息的保存价值进行物理归档，转化为电子档案，并按有关规定安全保管。凡是实现了办公自动化的机关，都要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制。电子文件归档和电子档案管理是当前档案工作中的一个热点问题，相关管理制度和办法的制订工作已经提上日程。鉴于解决这个问题的复杂性，可以预计在较长的时间内，纸质文件和电子文件还继续并存。因此，当前各机关凡具有重要保存价值的电子文件，必须要有相应的纸质文件一并归档。9三、确保网络安全的原则办公自动化系统，包括机关档案信息化系统，涉及大量的国家机密，必须与互联网等公共网实行物理隔离。机关涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。要采取彻底的防范措施，确保机关办公局域网和机关档案信息的安全。档案部门要从档案管理的特点出发，对机关办公自动化的设计和建设提出档案管理和电子文件归档方面的要求，以档案信息化建设为动力，不断提高档案管理的现代化水平。在加快机关档案信息化建设的同时，要高度重视信息化进程中出现的信息安全问题。档案不同于其他信息资源，开放利用必须经过严格的审查。各单位要加强管理，通过严格的规章制度，有效的监督措施，配以相应的技术手段，达到确保信息安全的目的。为此，国家档案局将会同有关部门，制订档案信息网络利用等方面的要求。总之，档案信息化建设的迅速发展，将极大地促进档案信息资源的开发利用，促进档案部门服务方式的转变，促进档案学理论和实践的发展，为档案管理全面实现现代化打下基础。第四节档案信息化建设的主要任务一、以内部局域网建设为基础，以国际互联网主页网站建设为重点，加强档案管理现代化软硬件基础设施建设1、办公自动化与局域网建设。要把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，保持协调、同步发展。各单位各部门要把档案管理现代化与各机关办公自动化同步建设，同步发展，为机关中心工作服务，10为国家经济建设和社会发展服务。2、政务公开与互联网站建设。各级各类档案部门要继续在国际互联网上建立档案网站或主页，为档案工作政务公开和档案信息资源的更好服务开辟新的渠道。3、电子政务与数字档案馆建设。《全国档案事业发展“十五”计划》中，明确提出建设数字档案馆的要求和目标。深圳市档案馆、青岛市档案馆等目前正在进行数字档案馆建设的试点工作。二、以加快馆藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和电子档案管理为重点，加强档案信息资源建设1、现有数据库的充实与完善。采用相关技术，将已有各类高质量的数据库与各地档案馆数字资源库实现互联，提高资源的利用率。2、现有馆藏档案的数字化。3、电子文件的收集与积累。各级档案部门在做好馆藏档案数字化的同时，要积极探索电子档案接收方式和保管、保护、利用等办法，开展试点工作，为电子档案进馆做好充分的技术和人员准备。区直各机关单位要加强对电子文件的管理，积极探索电子档案的归档、移交工作。第二章档案网络信息化概述第一节档案网络信息化的背景人类社会迈入2l世纪，信息技术革命继续高涨。经济全11球化、社会信息化的浪潮，不仅加速了人类社会历史发展的进程，而且日益深刻地改变着人们的工作、生活及思维方式。信息经济已成为世界经济发展的新动力和新增长点，信息产业升级为发达国家的支柱产业，信息化成了当代国际竞争的战略制高点，是当今世界经济和社会发展的大趋势，也是我国产业优化升级和实现工业化、现代化的关键环节。数字档案馆建设项目的提出具有厚实的国际、国内环境基础。一、全球信息化的大趋势二、国内的环境基础国家信息化的推进，电子政务的应用，正在对档案和档案工作产生着巨大的影响，促使档案管理的信息化。档案信息化是档案管理模式由传统的以档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息为主要形式面向社会提供服务的重心转变的过程。随着数字政府的建立，政府各部门将大量产生和应用电子文件，使档案信息的形态从原来以纸质文件、照片、录音录像等为主，转变为以数字形式为主。人们获取档案信息的需求也将从到馆调阅案卷转变为从网上索取信息；从查阅历史文献型档案信息，转变为广泛索取各种时效性较强的有序的现行文件信息。面对这样的形势，档案部门能否顺应发展，积极应对，使档案和档案工作融入信息社会大环境，充分运用数字文档、数字视频能够通过网络迅速实现信息传递的特点，研究出一套相对完善的数字档案管理方案，建立