档案工作管理制度

-1-档案工作管理制度(2017年修订)一、总则第一条为加强我室档案工作，促进档案工作为我室各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《广东省档案条例》和《广州市档案管理规定》等有关法律、法规，结合我室实际，制定本规定。第二条本规定所称的档案，是指我室在一切工作活动中直接形成的对国家、社会和我室有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等反映我室历史面貌的真实记录。按其内容分为文书、基建、设备、会计、审计、已故人员、声像、实物、业务档案。第三条依法管理我室档案，建立综合管理档案室，由秘书处管理综合档案室，指定一名档案人员管理档案，提高全体干部档案意识，确保档案齐全完整、妥善保管和科学管理。第四条按照档案集中统一管理的原则，对我室档案实行集中统一的管理，把档案工作列入我室工作发展规划和议事日程。档案室对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如全宗指南、大事记、年鉴、组织沿革、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代等。-2-第五条我室档案工作接受档案局的监督和指导，并依照有关规定向国家档案馆移交档案。第六条我室档案室依法履行下列职责：（一）贯彻执行《档案法》、《广东省档案条例》和《广州市档案管理规定》等有关法律、法规和技术标准，制定我室文件材料归档和档案保管、整理、统计、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（二）统筹规划并负责我室档案的收集、整理，保管、鉴定、统计和提供利用、鉴定、移交工作；（三）指导我室各处（中心）档案材料的积累、整理和归档工作。（四）监督、指导检查我室各处（中心）的档案工作执行情况。第七条档案工作人员应当遵纪守法，忠于职守，具有相应的档案专业知识和业务能力。第八条各处（中心）负责归档文件材料的收集，并及时交综合档案室集中统一管理。各处（中心）应对归档文件的齐全、准确和形成质量负责，任何人不得拒绝归档。第九条归档的文件材料应完整、准确、系统，并整理规范。文件书写和载体材料应能耐久保存。归档文件实行“双轨制”，电子文件与实体档案同步归档。第十条我室根据有关规定和实际情况，确定归档范围和档案保管期限。-3-第十一条采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对涉密档案的管理。对已达到保密期限的涉密档案要及时鉴定，进行降、解密，以扩大档案的利用范围。第十二条档案信息化应与我室信息化建设同步发展，加强档案信息系统建设。积极开发档案信息资源，编纂档案参考资料,编制检索工具,做好提供利用，为我室工作提供及时有效的服务。第十三条对在我室档案工作中做出突出贡献的人员，给予表彰和奖励。第十四条建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。二、档案收集制度第十五条文件形成处（中心）应及时向档案室移交需归档的文件材料。档案员接收时应认真核对，检查档案质量。第十六条档案与资料的收集。各处室严格按照《广州市人民政府研究室文件归档范围和保管期限》（附件）收集各类文件材料。第十七条文件归档时间。（一）文书、行政管理、党群工作中形成的文件材料一般-4-应在办理完毕后的第二年一季度归档。（二）基建、科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收后归档，周期长的可分阶段、单项归档。（三）设备、产权产籍、合同协议等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。（四）会计核算专业材料应在会计年度终结后由会计部门整理归档，工资表保管一年后向档案部门移交。（五）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。（六）声像档案及底片、胶片、磁带等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。（七）实物形成后应及时移交本单位档案室。（八）更新、补充的文件，室内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，室资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。第十八条文件归档质量要求。（一）归档文件的制成材料应有利于长久保存，设备(打印机、复印机、扫描仪等)形成的图文字迹应符合规范标准的质量要求。（二）归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。-5-（三）归档的文件一般一式两份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（四）非纸质文件应与其文字说明一并归。（五）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。三、电子档案管理制度第十九条室各信息系统及数码设备中形成的文本、图形、图像、数据、音频、视频、多媒体等类型电子文件归档范围应按照《室文件归档范围和保管期限表》（附件）来确定。第二十条归档的电子文件数据应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）标准，格式易于识读、迁移。第二十一条电子文件的鉴定、整理、审核应按《广州市归档电子文件整理规范》（穗档〔2010〕29号）执行。第二十二条根据室档案保管和利用的实际需要，有选择地对纸质载体档案实施数字化。数字化工作要按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）执行。生成的档案副本档号应与原档案对应。第二十三条电子档案应存储到脱机载体上。脱机存储电子档案的载体应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、-6-保管期限、存入日期等内容的标签。电子档案载体必须设置成禁止写操作的状态。四、档案的鉴定、销毁制度第二十四条档案保管期限应根据档案所具有的现实和今后工作查考、凭证作用以及历史研究价值确定。第二十五条档案保管期限一般分为永久和定期（30年、10年）两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。1.永久保管档案。反映我室主要职能活动和历史面貌，对我室、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。2.定期保管档案。反映我室一般工作活动，在一定时间对我室各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。第二十六条定期对已达到保管期限的档案进行鉴定。仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经分管领导审核签名后进行监督销毁。销毁清册永久保存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁清册上签字。第二十七条属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。五、档案整理制度-7-第二十八条依据我室管理职能，结合档案形成特点制定分类方案，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。第二十九条按《归档文件整理规则》》（DA/T22—2015）及实施细则，完成装订、分类、排列、编号、编目及装盒的整理步骤。第三十条档案室应建立全宗卷。全宗案排放在排架位置的首位，可单独管理。六、档案保管制度第三十一条档案存放应依据档案载体选择档案柜架和装具。底图不宜折叠，磁性载体应选择防磁设施，重要档案应异地异质备份。第三十二条档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所。档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，并配置数量合理的档案柜架，确保档案保存得当。库房应具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。配置温湿度监控、调控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。第三十三条档案库房的管理。（一）库房应保持干净、整洁，不得堆放无关杂物，定期打扫卫生。-8-（二）库房温湿度应符合保管要求，标准温度为14―24°C,标准相对湿度为45―60%。应根据实际情况，及时开启空调和抽湿机进行调节。（三）应定期检查库房设备运转情况，并及时排除隐患。（四）应定期清理核对库藏档案，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。（五）档案人员负责管理库房和库房锁匙，其他人员不得私自进入库房。七、档案统计制度第三十四条建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案室藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。第三十五条做好档案登统计工作。（一）设立档案分类目录，总目录和销毁清册以及年度档案综合管理统计工具，及时做好档案保管状况的统计。（二）每年统计一次库存综合档案的情况，包括档案总数量、各门类档案数量、库存及设备情况、档案人员变更情况以及档案利用情况。（三）每年统计一次档案利用的情况，包括借阅人/次，卷、件/次、利用目的以及利用效果。平时要做好利用记录和利用效果追踪记录。（四）每年统计一次本年度档案的归档情况，包括归档率、完整率的统计。-9-（五）按时、准确地填报《全国档案事业统计年报》和《广州市档案事业综合统计年报》等档案工作年报及有关统计报表。八、档案利用制度第三十六条借阅档案必须办理登记手续，借阅人应填写档案借阅登记表。完成档案利用后，档案人员应该填写利用效果登记表。第三十七条借阅人不得涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印、转借或破坏档案资料。借阅和归还档案时，档案人员应仔细检查，确保档案的完整安全。九、档案编研制度第三十八条每年或定期编制及续编以下各种编研材料：（一）室收文、发文和专题文件汇编。（二）室全宗指南、组织沿革、大事记、基础数字汇编、档案利用效果事例汇编、各种简介、特色编研史料和参考资料。（三）室各门类档案的检索工具。（四）各媒体报刊上反映我室情况的信息报导汇编。十、档案保密制度第三十九条涉密档案的归档保管、数字化、利用开放、变更和解密严格按照《关于加强和规范广州市档案保密管理-10-工作的指导意见》（穗密局〔2014〕7号）执行。第四十条查阅密级档案需经室保密领导小组批准，严格执行《保密法》、《档案法》，严守国家秘密。涉密档案只能在档案室查阅，不得私自摘录和复制。违者视情节轻重，按《保密法》和《档案法》的有关规定追究责任。十一、附则第四十一条本规定由广州市人民政府研究室秘书处负责解释。第四十二条本规定发布之日起施行。-11-附件广州市人民政府研究室文件归档范围及保管期限表根据国家档案局《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》，《印发〈市档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表〉的通知》（穗档办〔2009〕10号），结合本室文件材料形成情况的实际，特制定室文件材料归档范围和归档文件材料保管期限规定。文件材料是指室和各业务处在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。对历史研究、国家建设、室工作具有利用价值，对维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料都应归档。一、秘书处文件归档范围1、室党组会议、室主任会议和室务会议的纪要、会议记录；2、以室名义召开的工作会议文件材料；3、在上级机关召开会议上室代表发言稿或会议印发的材料；4、上级机关、领导对室工作的检查、视察时形成的文件材料和同级机关对室工作检查时形成的文件材料；5、室的规划、总结和规章制度等文件材料；6、室党务、组织、人事、离退休干部、行政、财务、计生、外事、保密、档案、信息等工作形成的文件材料；7、上级机关制发的属于室主管业务的文件材料；-12-8、上级机关和同级机关制发要室贯彻执行的文件材料；9、室的请示与上级机关的批复、批示；10、同级机关、下级机关的来函、请示与室的复函、批复等文件材料；11、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；12、室先进单位(工作者)、劳动模范的文件材料；13、工会工作活动形成的文件材料；14、市政府决策咨询专家库形成的材料；15、上级机关制发室机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料。二、综合处文件归档范围1、室的请示与上级机关的批复、批示；2、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；3、《政府工作报告》征求意见稿、讨论稿、送审稿和定稿以及说明和领导批示。《市委工作会议讲话》送审稿和定稿以及说明和领导批示；4、代市委、市政府和市领导起草的文稿和最后草稿，以及领导批示；5、修改市委、市政府和市领导文稿和最后草稿，以及领导