监理资料管理和归档指导书

项目监理部监理资料管理和归档作业指导书（暂行）编制人：审核人：批准人：日期：南京方圆建设工程管理咨询有限公司监理资料管理归档作业指导书目录第一章总则…………………………………………………………1第二章监理资料的日常管理………………………………………2第三章监理资料的分类编目工作…………………………………8第四章监理文件立卷归档移交范围和保管期限…………………9第五章监理文件的立卷要求………………………………………10第六章监理文件整理归档的质量要求……………………………10第七章监理归档文件的移交………………………………………12第八章监理影像资料的归档管理…………………………………151南京方圆建设工程管理咨询有限公司监理资料管理和归档作业指导书第一章、总则一、为加强和规范公司对监理资料的管理和归档工作，使施工监理过程中形成的监理资料能完整、准确和全面地反映出监理对安全、质量、进度、投资、合同信息管理等工作的控制、管理过程，并具有可追溯性，依据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建设工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）、2008年第四版《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》等规定，结合公司实际情况，制定本作业指导书。二、现场监理人员应高度重视监理资料的收集、整理和保管工作，坚持做到“做你所写的，写你所做的”，一切以文字和数据说话，使监理资料真正成为评价监理工作质量的主要指标和监理对工程质量评定的重要依据。三、监理资料是监理日常工作内容和主要成果的载体记录，监理人员不得任意带走或损毁任何监理资料和档案。工程竣工以后，必须在规定的时间内，按归档要求进行立卷归档，向建设相关部门和公司提交完整的监理资料。四、总监为本项目监理部资料管理工作的第一责任人，负责组织、指导监理人员认真做好监理资料的收集、整理、归档工作。2第二章监理资料的日常管理一、公司总工办负责对现场项目监理部的监理资料管理工作进行指导和检查，项目监理部总监须安排专人对监理资料负责收集、整理和有序归档工作；二、项目监理部各专业监理工程师，按照监理岗位职责范围，对各自负责的监理工作应按相关规范、标准、规定形成真实、完整、符合要求的监理质量记录资料，适时送交项目部资料负责人员进行归档；三、项目监理部应建立其监理资料总目录台帐，各类资料须合理分类、有序归档，各卷（盒）内须设置卷内目录；四、随着工程的进展，监理的各类相关资料的收集、整理、归档工作必须与其同步和相应；五、各类监理文件的编制内容、审核签认手续、文件资料的时效性等均应符合相关规范、规定要求；六、监理工作的质量记录表式须统一采用《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》（2008年第四版），特殊情况，对不能含盖的特殊监理记录内容用表也可自行制作所需的记录表式。第三章监理资料的分类编目工作一、各项目监理部应根据其工程规模、工程内容、单位工程数量及施工总承包及施工承建单位等情况，对监理资料进行合理分类编目；二、监理资料应按管理内容、工程阶段、专业类型等分类、组卷和归档；三、监理资料分类编目一览表（仅供参考）：3项目监理部分类编目一览表（供参考）P1类别分类名称类目编号类目名称卷内目录及资料内容A类项目监理部质量体系管理文件A01资质管理文件企业资质等级证书、营业执照、中标通知书、监理委托合同；总监及项目监理部监理人员资质（学历、职称）及岗位证书A02组织管理文件项目监理部组织机构图、监理人员组成情况表、监理人员各阶段进场计划表；总监任命书、责任书及变更手续；总监代表授权书；监理人员考勤记录；各类监理人员岗位职责；监理人员培训记录A03监理工作制度会议制度、工作报告制度、材料见证制度、监理人员工作纪律等项目监理部制定的各项制度A04监理工作设备监理必须的规范、标准、、图册及目录台账；监理仪器设备（经纬仪、水准仪、电脑、打印机等）、量测工具目录台帐；仪器设备的有效标定证书A05监理工作依据文件工程规划许可证、施工许可证、设计图审批件、质安监督书；工程建设主管部门来文；建设单位来文；公司来文；设计施工图纸及登记表；规划定位放线资料B类监理审核施工单位质保体系管理文件B01资质审核文件总承包企业资质等级证书、营业执照、企业组织代码、施工许可证、总承包合同；项目经理资质岗位证书、企业任命书；项目组织机构及主要管理人员的岗位证书；特殊工种人员的岗位证书；机械设备、测量仪器设备及有效标定证书；专业分包单位的资质报审及现场施工管理人员的岗位证书等B02施工总承包质量安全管理体系施工管理人员一览表、机械及仪器设备一览表；各岗位人员工作职责，对施工现场的总体布置；施工质量、工期进度、安全文明管理的有效措施及管理制度C类监理编制文件C01监理规划经批准的监理规划文本C02监理细则各类监理细则文本4P2C类监理编制文件C03监理周报各期监理周报C04监理月报各期监理月报C05监理质量评估报告各分部、单位工程质量评估报告C06会议纪要工程例会纪要、专题会议纪要、设计交底会审纪要C07监理工作总结、报告监理工作总结、报告D类监理工程质量控制文件D01施工组织设计方案报审各类工程施工组织设计方案（完善审批手续）、方案论证、专项施工方案D02工程测量资料工程测量报验资料、监理复核测量资料、测量仪器使用台账D03工程材料质量控制资料原材料/构配件/设备报审资料、各类材料见证取样送检试验报告；工程材料台帐；不合格材料处理D04监理实测抽检记录资料监理旁站记录资料、监理平行检测及功能实测记录资料D05监理指令性文件工程开工、工程（暂）停工/复工；砼浇筑令、模板拆除令；监理通知单及回复单；监理工作联系单；监理工程师备忘录D06工程质量报验资料检验批质量验收划分表、检验批（工序）质量报验；分项工程质量报验；分部工程质量报验；单位工程质量预验收及竣工质量验收资料D07工程质量问题及处理文件工程质量严重问题、质量事故处理的资料D08工程质量验收合格证明文件各分部及单位工程质量验收合格证明文件D09设计变更文件设计变更、技术核定文件5P3E类监理工程进度控制文件E01施工进度计划报审文件施工总进度计划、月度、季度工程进度计划报审资料E02监理对工期进度控制资料施工单位延期申请、工程进度延滞情况的分析及措施F类监理投资控制文件F01监理投资控制范围及要求委托监理合同（或协议）中有关条款对监理投资控制约定内容的控制资料F02监理实物工程量签认对施工单位已完成实物合格工程量的签认资料、工程款支付台帐G类监理安全文明控制文件G01施工单位安全管理体系审核文件施工单位安全管理体系组织管理机构设置、安全管理人员岗位证书；特殊工种人员的操作岗位证书、大型机械设备的安全验收合格证等G02安全专项方案及应急预案本工程危险性较大分部分项工程清单及施工单位适时编制相应的各类专项安全方案G03监理安全工作细则对应危险性较大分部分项工程的施工专项方案所编制的安全监理工作细则G04安全监理巡视、旁站记录对危险性较大分项分部工程施工监理实施的巡视、旁站记录资料G05安全工作会议纪要安全工作例会及安全专题会议纪要G06监理安全工作指令文件安全监理通知单及回复单；安全监理工作联系单G07安全监理工作日记按规定内容、每天记录安全监理工作内容的日记G08其他安全监理资料有关安全监理工作的上级文件、定期专项检查记录、工程安全防护措施费使用计划、施工单位购置安全材料报表及相关发票G09重大安全事故处理资料重大安全事故的相关处理资料6P4H类监理影像资料H01工程进度形象照片自工程开始对每个工程阶段的形象进度留存的照片资料H02工程质量控制情况照片对施工过程中重要工程部位的隐蔽工序质量情况；监理实施质量检查、验收、旁站、见证取样、平行检测等活动的照片；质量问题及处理情况的照片H03现场质量活动照片上级部门检查活动、重要工程会议活动；监理重要管理活动照片等I类其它资料附：一“卷内目录表式”附：二“档案资料盒标签”样式7附：一卷内目录表序号卷内资料名称类目编号资料内容备注8附：二监理资料盒标签示意图南京方圆监理×××项目A类监理项目部质量管理体系文件A01A02A03A04A05资组监监监质织理理理管管工工工理理作作作文文制设依件件度备据文件A01~A05南京方圆监理×××项目D类监理质量控制工作文件D01D02施工工程组测织量设资计料方案报审D01~D02南京方圆监理×××项目C类监理编制文件C01C02监监理理规细划则C01~C029第四章监理文件立卷归档移交范围和保管期限表序号立卷归档移交文件内容接受保存单位和保管期限建设单位监理单位城建档案馆1监理中标通知书、监理合同长期长期√2项目监理部组织机构及主要监理人员名单（总监、总监代表、各专业监理工程师等），其资质岗位证书长期长期√√3监理规划长期长期√4监理实施细则长期长期√5监理月报长期长期√6工程例会及专题会议纪要长期长期√7工程开工报告、工程停工/复工令长期长期√8监理工程师通知单及回复单长期长期√9监理工作联系单长期长期√10监理工程质量评估意见报告长期长期√11监理工作总结、工程竣工总结长期长期√12工程质量事故报告及处理意见长期长期√13监理日记长期14各专业分项工程质量验收记录长期15各专业分部（子分部）工程质量验收记录长期16监理平行检测记录长期17预付款报审与支付短期18月付款报审与支付短期19设计变更、洽商费用报审与签认长期20工程竣工决算审核意见书长期√21分包单位、供货单位、试验单位资质材料长期22工期延期报告及审批永久长期√23费用索赔报告及审批长期长期24合同争议、违约报告及处理意见永久长期√25合同变更材料长期长期√10第五章监理文件的立卷要求一、监理文件应按单位工程进行组卷；二、每卷厚度不宜超过40㎜厚；三、不同载体的文件应分别组卷；四、卷内文件在文字材料排序中，应遵循同一事项的请示与批示、同一文件的印本与原稿、主体与附件不能分开、并按批复在前、请示在后；印本在前、原稿在后；主体在前、附件在后的原则顺序排列；五、卷内文件每卷应单独编号，从“1”开始；单面页号在右下角；双面其正面页号在右下角，背面页号在左下角；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号；六、卷内目录式样、卷内备考表式样、案卷封面式样、案卷脊背式样请参见《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中的附录B、C、D、E的样式表。第六章监理文件整理归档的质量要求一、监理归档的工程文件应为原件；二、监理归档的文件资料内容应完整、真实、准确，与工程实际相符合；三、监理归档的文件资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；四、文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。11第七章监理归档文件的移交一、监理归档文件整理立卷完成后，根据建设单位要求的时间和套数向建设单位办理移交手续，并经双方签字盖章；二、建设单位或城建档案馆若对监理归档文件中的不符合事项提出整改意见时，监理应按要求整改合格；三、工程竣工后，项目监理部应按归档范围向公司移交一套竣工档案并办理移交手续。（参见档案移交表）12项目监理部竣工档案移交表工程名称工程类别竣工时间单位工程名称档案数量卷套移交时间档案移交清单序号档案号案卷题名卷内文件内容审核意见审核人签字：移交人接收人南京方圆建设工程管理咨询有限公司13第八章监理影像资料的收集和整理归档工作一、总则1、影像资料是监理资料的重要组成部分和工程竣工归档所要求的资料内容，项目监理部须从监理进场起对所开展的监理服务工作留取所需影像记录资料；2、监理影像资料包括录相、照片、光盘等资料；3、影像资料应根据不同内容进行有效标注并分类有序归档；二、监理影像资料的管理要求1、监理影像资料的拍摄内容：工程各阶段施工节点的形象进度情况；监理对工程质量的控制工作情况（包括：材料见证取样、监理旁站、监理巡视跟踪检查、监理质量验收、实施监理平行检测等工作情况）；隐蔽工程内容施工质量及工程外观质量情况；重要监理主持的工程会议及有关重要工程活动