电子文件归档与管理

电子文件归档与管理海南师范大学信息学院周瑞琼2010-6-29电子文件归档与管理•一、电子文件的概述•二、办公自动化环境下电子文件归档管理•三、琼兰档案管理系统文件管理模块简介•四、电子文件行业标准介绍•五、数码照片归档管理简介一、电子文件的概述•(一)电子文件的含义•(二)电子文件的种类•(三)电子文件的产生•(四)电子文件特性•(五)电子文件的相关概念(一)电子文件的含义文件的定义：指国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。电子文件（ElectronicRecords）指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫描机、数码相机），并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持；以数码形式存储在外存储器上；读写、操作、传递需设备。(二)电子文件的分类1.按计算机文件格式分：•（1）文本文件（Text，代码为T）见文件实例•（2）图形文件（Graphic，代码为G)用计算机辅助设计或绘图软件获得的静态图像文件。（如工程图纸）•（3）图像文件（Image，代码为I)用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。（数码照片）（4）视频（影像）文件（Video，代码为V)用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。（5）音频（声音）文件（Audio，代码为A)用音频设备获得并经计算机处理的文件。（6）数据（库）文件（Database，代码为D)采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。（7）程序文件，亦称计算机文件(Program,代码为P）（8）多媒体文件（Multimedia,代码为M)用计算机多媒体技术制作的文件。2.按作用类型分：•——草稿类电子文件，以纸质文件为主，一旦纸质文件发布后，通过打印起草的电子文件还具有查找作用，现在多数不保存；•——辅助类电子文件，为提高办文效率，先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文件具有参考价值。现在是当收到纸质文件后对电子文件随意修改、删除；•——正式电子文件，有的单位实行无纸办公，通过网络只发电子文件，不发纸文件或将电子文件打印到纸张上作辅助类文件。(三)电子文件的产生•1.办公领域中电子文件的产生•2.生产领域中电子文件的产生•3.电子商务中电子文件的产生1.办公领域中电子文件的产生•（1）办公自动化系统•事务型、管理型、辅助决策型•（2）网络环境下的电子政府•政府信息服务系统、国家公安与执法网络、政府的电子邮件系统、用电子方式提供政府福利2.生产领域中电子文件的产生•计算机辅助设计与制造（CAD/CAM）3.电子商务中电子文件的产生•电子商务中的网络交易合同•电子商务中的电子支付（四）电子文件的特性•1.电子文件信息的非直读性。•2.多种信息媒体的集成互动性•3.逻辑上的自由组合性•4.信息存储的高密度性•5.物理空间的自由移动性•6.信息共享性及不安全性(五）电子文件的相关概念•背景信息•指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。•元数据•指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件的背景信息和元数据这份文件是谁起草，哪些人参加办理过程，做过什么样的修改，在什么时间？…计算机文件的格式，大小，用什么编辑、查看软件？…背景信息元数据附件(五）电子文件的相关概念•逻辑归档•指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。•物理归档•指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。(五）电子文件的相关概念•电子文件真实性、完整性、有效性•真实性•指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。•完整性•指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。•有效性•指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。完整性，真实性，有效性的保证骇客文件利用者文件是完整的，真实的吗？电子印章，电子签名二、办公自动化环境下电子文件归档管理•（一）电子文件管理的现状•（二）电子文件归档与电子档案管理功能需求（一）电子文件管理的现状•1.草稿性电子文件被忽视•2.辅助性电子文件处于混乱状态•3.正式电子文件归档程序不够完善•4.电子文件存贮载体不安全（一）电子文件管理的现状•在办公自动化快速发展的同时，相应的电子文件管理工作却有些滞后。具体表现两个方面：•1.是单位在系统建设时不能统筹考虑电子文件的归档和管理，办公自动化系统不具备电子文件管理功能，导致电子文件管理不能和系统建设同步发展；•2.是单位在系统建设时虽然考虑了电子文件管理，但由于提出的功能需求不够完整，致使电子文件管理达不到规范、科学的要求，电子文件真实、完整、有效性不能得到充分保证。分析产生问题的原因主要有三个方面：•1.对电子文件管理的重要意义认识不足，在办公自动化系统开发中忽略电子文件归档与电子档案管理问题；•2.缺乏统一规范的电子文件管理功能需求标准，档案行政管理部门难以对电子文件管理工作进行具体监督和指导，基层档案部门难以提出完整的功能需求；•3.档案部门缺乏既懂计算机与网络技术，又懂档案管理的复合型人才，与信息管理部门和软件开发公司沟通困难。（二）电子文件归档与电子档案管理功能需求•手工环境下文书档案归档整理操作方法：•办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能•电子文件管理目标与原则手工环境下文书档案归档整理操作方法：收集：收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。即“红头文件”和“白头文件”。归档判断：归档范围和不归档范围。装订：以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，分类：归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类排列：把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起编号：将归档文件在全宗中的位置标识为符号编目：依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。装盒：按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能•收文管理模块流程：•1.签收•2.登记•3.审核•4.拟办•5.批办•6.承办•7.催办办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能•收文管理模块必备功能：•1.对电子文件收文工作流程进行跟踪•2.自动记录各程序操作者、运转时间及办理情况。•3.自动提示相关工作人员的待办事项。•4.自动采集并填写《电子文件登记表》中的相关内容。办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能•发文管理模块流程：•1.草拟•2.部门领导审核•3.审核•4.签发•5.复核•6.登记•7.发布办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能•发文管理模块必备功能：•1.能够自动记录电子文件形成、流转的时间和过程，能够打印记录内容。并自动提示单位工作人员的待办事情。•2.可以记录并显示电子文件的历次修改痕迹。•3.工作流程是不可逆的。•4.电子签章和电子签名应该有保障措施。•5.档案部门应该具有对电子文件的流转、归档等过程进行监控的权力。•6.系统可以自动采集并填写《电子文件登记表》中的相关内容。办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能•电子文件归档流程P306：•1.鉴定•2.填写归档处理单（参考样板见P305）•3.给予归档标识•4.预归档•5.调整归档电子文件•6.检测归档电子文件•7.归档办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能•电子文件归档管理模块（对办理完毕的电子文件鉴定、整理、并进行在线归档）必备功能：•1.对办理完毕的公文进行在线归档•2.设置归档处理单（参考样板见P305）。•3.设置预归档库。•4.收集电子文件的元数据和背景信息，进行封装并发送的电子文件归档管理系统。电子文件管理目标与原则•1、电子文件管理目标•（1）保障电子文件的真实性•（2）保障电子文件的完整性•（3）保障电子文件的长期可读性•2、电子文件管理原则•（1）前端控制原则•（2）全程管理原则2、电子文件管理原则•前端控制原则前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。•全程管理原则电子文件的全程管理是：一种全面的管理；一种系统的管理；一种过程管理。三、电子文件行业标准介绍•1、电子文件归档与管理规范三、电子文件行业标准介绍2、《电子文件元数据标准》•电子文件元数据：描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。•本标准适用于各级机关、团体、企事业单位、社会组织。本标准规定了电子文件元数据的结构、定义、编码体系。•本标准描述的数字对象为通用的电子文件核心元数据，主要为原生电子文件与数字化文件（文本、图像）元数据。根据发展需要，扩展编制图形、影像、声音等文件类型的元数据标准。2、《电子文件元数据标准》•编制目的•1.对文件及相关实体进行标准化描述；•2.实现不同机构、不同系统之间文件及信息的互操作；•3.为电子文件在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用提供统一的元数据；•4.为电子政务、办公自动化、电子文件中心、文档管理、档案管理等系统提供成熟的电子文件全过程管理的设计模式。三、电子文件行业标准介绍3、《电子文件管理细则》•第一部分：文书电子文件元数据方案•本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。•本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织可以参照执行。•本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数字化图像、文本的管理。•3、《电子文件管理细则》•第二部分：电子文件长期保存格式需求•本标准明确了电子文件长期保存格式的需求。•本标准适用于各级档案馆、机关、企业、事业单位和其他社会组织电子文件的长期保存。•3、《电子文件管理细则》•第三部分：基于XML的电子文件封装规范•本标准规定了基于XML的电子文件封装格式和要求。•本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织。本标准主要应用于文本文件和静态图像文件的封装。•封装encapsulate：将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程。电子文件封装包背景信息元数据电子印章，电子签名附件把所有的东西打包在一起电子文件管理系统•电子文件的管理是复杂的，其范围也较广，需要特定的软件系统来进行管理。这样的一个系统就称之为“电子文件管理系统”。•其主要功能包括：收集电子文件，分类和保管，提供利用等。典型的电子文件生命周期办公系统拟稿公文交换系统电子文件管理系统审核校对签发盖章交换鉴定保管、利用移交、销毁归档发文文件在OA中处理过程举例拟稿审核校对签发盖章2009-6-610:20蔡科长拟稿10:50候处长审核11:10打字室小王校对15:50张局长签发16:10机要室小张盖章电子文件的背景信息电子文件归档在办公系统中应提供电子文件归档的功能。电子文件封装包中的内容电子文件封装包中的内容（续）四、数码照片归档管理简介•《海南省数码照片档案管理暂行规定》（琼档字[2008]15号）1、收集归档的数码照片应为JPEG或TIFF通用格式。2、分类：数码照片按“保管期限——形成年度”分类。形成数码照片比较多的单位也可按“保管期限——形成年度——问题”分类。3、排列、编号。在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹。DATA文件夹下存放同一年度同一保管期限的数码照片。数码照片按形成时间(或重要程度)先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。4、数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。“保管期限-年度”分类法永久-2007定期-2007永久-2008定期-2008永久-2