电子文件归档办法

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司企业管理体系文件QB/MEDJ-206-04-2006电子文件归档管理办法2006-01-01发布2006-01-01实施内蒙古第二电力建设工程有限责任公司发布前言本制度由公司工程管理部归口管理并负责解释本办法起草人：苑书林本办法校核人：苑书林本办法审核人：靳江崇莉杨浩维王占军本办法批准人：武斌目次1.目的2.适用范围3.引用依据4.术语5.职责6.管理内容和方法内蒙古第二电力建设工程有限责任公司电子文件归档管理办法QB/MEDJ—206—04—20061.目的为了加强公司电子文件的规范化管理，保障电子文件和电子档案的安全和有效利用，更好地为公司各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司企业电子档案的管理。3.引用依据3.1《中华人民共和国档案法》3.2GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》3.3内蒙古电力（集团）有限责任公司电子文件归档管理办法4.术语4.1电子文件：是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。4.2电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存利用价值的归档电子文件。4.3电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上（移动硬盘或光盘等），向档案部门移交的过程。4.4电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原有的存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。5.职责：5.1根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，按照档案工作集中统一管理的原则，公司机关各部门及项目部、各专业子（分）公司形成的电子文件，在归档前由各单位指定专人负责收集、积累、保管、登记。确保电子文件不失真、不损毁、不丢失。5.2档案管理部门负责归档电子文件的验收及接收后的编目、保管和提供利用以及制作光盘等工作，电子文件形成部门提供协助和支持。5.3档案管理部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位计算机系统操作技能，并积极主动提供服务充分发挥归档电子文件的作用。5.4信息管理部门负责从技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方5.5电子文件形成部门及信息管理部门应积极协助和支持档案管理部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。电子文件形成单位的负责人应对电子档案的真实、完整、有效负责。6.管理内容和方法6.1电子文件的管理6.1.1公司机关各部门、项目部、各专业子（分）公司要把电子文件材料的管理纳入本部门职责范围，应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。（1）登记处理过程中相互衔接的各类责任者。文件起草者、修改者、（2）登记处理过程中的各类操作者。文件打字者、发文者、收文者、（3）登记处理过程中产生的责任凭证信息。批示、签名、印章、代码（46.1.2为保证电子文件的真实性，文件形成单位应在计算机系统中设（1）建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制，防止非法侵入。（2）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等（3（46.1.3为保证电子文件的完整性，文件形成单位应建立电子文件完整6.1.4电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。6.1.5每份归档电子文件均应在《归档电子文件登记表》（见附录1、2）中登记，与电子文件同时保存。《归档电子文件登记表》如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。6.1.6电子文件稿本代码：M---草稿性文件；U---非正式电子文件；F---正式电子文件。6.1.7电子文件类别代码：T---文本文件；I---图像文件；G---图形文件；V---影像文件；A---声音文件；O---超媒体链结文件；P---程序文件；D---数据文件。6.2收集与积累6.2.1电子文件的收集积累是电子文件责任者一项重要内容，应由电子文件形成部门设专人集中管理，不得由个人分散保管。电子文件不同于纸质文件，应在电子文件形成或任务完成后及时进行收集积累，以防止信息内容丢失、损坏。6.2.2记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。6.2.3当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。6.2.4对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。6.2.5对用文字处理工具技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件XML、RTF、TXT为通用格式。6.2.6用扫描仪等设备获取的采用非通用格式，如无法转换，则应将软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。6.2.7对采用计算机辅助设计或绘图等设备获得的电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。6.2.8对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。6.2.9用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。6.2.10对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。6.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的电子文件处理有关参数、管理数据等应与电子文件一同收集。6.2.12对套用统一摸板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用摸板进行存储，被套用摸板作为电子文件的元数据保存。6.2.13定期制作电子文件的备份。6.3要求6.3.1电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件，因此造成其收集积累的方法和要求也不同于纸质文件。如对于草稿文件，由于不具备正式文件的功能，一般情况下可以不保留，但有重要的修改过程和内容，确有保存价值的信息应收集积累。6.3.2公司各项目部、各专业子（分）公司在工程施工管理过程中运用电子计算机技术形成的、具有长期保存价值的科技文件材料，按专业进行收集积累，定期存储至可长期保存的脱机载体或制成光盘为归档打下良好的基础。6.3.3公司所属各单位在OA系统中所发布的电子信息，由公司办公室负责电子文件的收集、积累，同时要收集一份与电子文件内容相同的纸质文件，并与电子文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。6.3.4公司机关各业务部门形成的、具有参考利用价值的、非网上发布的电子文件，应由本部门资料员收集积累，定期把符合归档条件的电子文件存储至可长期保存的脱机载体以便于归档。6.3.5公司各项目部、各专业子（分）公司财务部门资料员负责“用友U8总账”的年度账、“用友NC”的年度账，上报公司的年度报表及机打的年度会计明细帐、总账等电子信息的收集积累。6.4归档范围与归档方式6.4.1本单位主要职能活动中形成的、运用电子计算机进行公文处理、行政管理，施工管理及施工过程中形成的各种文字文件、表格文件、图像、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件和数据文件。具有重要凭证、依据、查考利用价值的电子文件均属归档范围。（电子文件归档范围参照关于纸质文件材料归档的有关规定执行）。6.4.2电子文件的归档方式分逻辑归档和物理归档。鉴于公司的实际情况，目前阶段以物理归档方式为主，即将需要归档的电子文件，拷贝至耐久性好的载体（不允许用软磁盘作为电子文件长期保存的载体）上，实行脱机保存的方式。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝，按有关规定归档。6.4.3根据国家相关规定，各单位在确定了具有保存价值的电子文件归档之前，应同时制成一套相应的纸质文件一同归档。并应在内容、相关说明及描述上保持一致。6.4.4具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质的文件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本或缩微品。6.4.5公司机关各业务部门形成的、办理完毕的、具有查考利用价值的、非网上发布的电子文件可存储到移动设备中，打上相应标识，在归档时把带有标识的电子文件集中、检查并清除计算机病毒。6.4.6公司本部财务部门及项目部、各专业子（分）公司，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，必须将本年度的会计档案（永久、长期）拷贝至移动硬盘或光盘，并打印一套相应的纸质会计档案交公司财务部备案后，移交公司档案管理部门。6.4.7对已完工进行竣工结算的单位，在财务并回公司账后，应将原始凭证及会计电子信息统一到公司财务部备案，移交公司档案管理部门。6.4.8各项目部、各专业子（分）公司撤并后，要将所有会计档案材料制成光盘，应随同纸质会计档案到公司财务部备案后，移交公司档案管理部门并办理交接手续。6.4.9文件形成单位在移交电子文件之前，按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录3）。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同交档案管理部门。6.4.10为保证电子文件的凭证作用，在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律法规之前，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。6.4.11档案管理部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验（载体有无划，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊各式的电子文件应核实其相关的软件、版本、操作手册是否完整），合格率达到100％时方可进行交接。检验结果分别由移交单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录3）的相应栏目。6.4.12档案管理部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。6.4.13档案管理部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录3）的填写、签字等。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案部门保管。6.4.14电子文件保管期限的划分，参照关于纸质文件材料的保管期限标的有关规定执行。6.5归档时间6.5.1科技档案：公司各项目部、各专业子（分）公司工程竣工验收后一个月内将电子文件及相应的纸质文件移交公司档案部门。6.5.2文书档案：公司办公室在文件办理完毕后，次年六月底以前将电子文件和相应的纸质文件移交公司档案部门。6.5.3公司机关各业务部门形成的、办理完毕的、具有参考利用价值的、非网上发布的电子文件存储到移动设备，连同一套相应的纸质文件于次年三月底以前送公司档案部门，由档案管理人员将电子文件拷贝到ERP电子文档系统并制成光盘归档保存。6.5.4会计档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由财务部门保管一年，期满之后由财务部门编制移交清册，向公司档案部门移交。6.6归档电子