电子文件的归档与整理

电子档案管理聊城市档案局主要内容三、电子文件的归档与整理二、电子文件的积累收集一、电子文件概述五、电子文件的利用四、电子文件的接收与保管3电子文件概述一、（一）电子文件的定义国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。《电子档案管理基本术语》（DA／T58—2014）3电子文件概述一、（二）电子档案的定义具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。《电子档案管理基本术语》（DA／T58—2014）※以前称之为：归档电子文件，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）电子文件概述一、（三）电子文件的分类•1、文本文件（Text）：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。•2、图形文件（Graphic）：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。•3、图像文件（Image）：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。•4、视频文件（Video）：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。•5、音频文件（Audio）：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。电子文件概述一、（三）电子文件的分类•6、数据库文件（Database）：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。•7、计算机程序文件（Program）：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。•8、多媒体文件（Multimedia）：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。电子文件概述一、（三）电子文件的分类按文件的生成方式分为：1、计算机系统中直接生成的原始文件2、将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录生成的转换文件。按电子文件可记录的内容可分为：文书、科技、人事、会计电子档案等类型。按电子文件采用的存贮介质可分为：1、磁盘(软盘、硬盘）2、磁带3、U盘；4、光盘。电子文件的积累收集二、（一）电子文件收集积累范围国家档案局2003年7月28日发布的《电子公文归档管理暂行办法》第5条规定：电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。因此，电子文件的归档范围可参照本单位有关档案文件的归档范围进行归档。电子文件的积累收集二、（一）电子文件收集积累范围数据类文件和程序类文件数据类文件是电子文件的主体，它反映文件的内容，是收集积累的主要对象。注意：既应采集定稿，也应注意保存草稿，使归档的数据能反映各类文稿在起草、修改、审核直到签发的每一个环节中责任的意志，以保证历史的真实性。电子文件的积累收集二、（一）电子文件收集积累范围程序类文件包括操作系统、语言处理系统、用户运用系统等。主要是对程序所做之事的文字描述，对程序如何做这些事的逻辑描述以及如何修改程序、使用程序的说明。电子文件的积累收集二、（二）收集积累的具体要求（1）在办公自动化系统中形成的电子文件，应收集电子文件正本、记录修改过程和办理情况的信息，并记录电子文件的背景信息及元数据。草稿性电子文件，由于不具备正式文件的功能，一般不收集，但法律、法规等重要文件在其修改过程中形成的电子文件应收集。电子文件的积累收集二、（二）收集积累的具体要求（2）用计算机起草、打印，但不通过网络流转的电子文件，应收集其最后稿本，同时应记录其背景信息。（3）对于采用“双轨制”的单位，一是除保存纸质文件外，还应保存与正式文件内容相同的发文电子文件；将应归档的纸质收文扫描为电子文件。二是电子文件的密级、保密期限、保管期限等应与纸质文件的一致。三是在电子文件与纸质文件双方标识参照关系，如在电子与纸质文件目录中注明纸质与电子文件的参照档号。电子文件的积累收集二、（二）收集积累的具体要求（4）收集电子文件时，必须收集与之适应的软硬件环境、元数据和背景信息等。计算机文件的格式，大小，用什么编辑、查看软件？…元数据附件这份文件是谁起草，哪些人参加办理过程，做过什么样的修改，在什么时间？…背景信息电子文件的背景信息和元数据电子文件的积累收集二、（二）收集积累的具体要求（5)电子文件的格式电子文件的格式必须统一。如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。类型说明格式文本文件文字、表格等XML、RTF、TXT图像文件扫描的图像等JPEG、TIFF影像文件数码摄像片等MPEG、AVI音频文件数码录音等WAV、MP3对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。电子文件的积累收集二、（二）收集积累的具体要求（6）定期制作电子文件的备份。在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离生成环境进行存储，生成电子文件的环境也要作为电子文件的元数据保存。（7）填写《电子文件登记表》,《电子文件登记表》应与电子文件同时保存。电子文件的归档与整理三、文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。电子文件的归档与整理（一）电子文件归档流程三、著录文件信息（包括收文、发文及内部产生文件）归档鉴定设置分类、期限及相关信息对没有电子文件的归档材料进行扫描，并与相应的目录进行挂接归档形成归档文件目录整理相应的纸质移交直接进行目录输入及挂接相关电子文件电子文件的归档与整理（二）电子文件的鉴定对电子文件、电子档案的内容和技术状况进行评估的过程，确认其真实性、完整性、可用性、安全性及其价值等，判断其是否属于归档范围并确定其保管期限。归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性、有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审查结果填入《归档电子文件移交、接受检验登记表》。三、电子文件的归档与整理（三）电子文件的归档1.归档方法电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。三、电子文件的归档与整理（三）电子文件的归档1.归档方法逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。三、电子文件的归档与整理（三）电子文件的归档2.归档要求（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。三、电子文件的归档与整理（三）电子文件的归档2.归档要求（5）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。三、电子文件的归档与整理（四）电子文件的整理1、电子文件的分类归档电子文件的整理按DA／T22（归档文件整理规则）规定的要求进行。（1）一般的机关、企业事业单位电子文件可直接采用“年度—保管期限—机构（问题）”的分类方案（2）电子文件数量大、现代化程度高的单位可采用“保管期限—年度—机构（问题）”的分类方案进行分类。电子档案保管期限为永久、30年、10年。三、电子文件的归档与整理（四）电子文件的整理2、电子文件的编号以数码照片为例同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。保管期限代码：分别用YJ3010代表永久、30年、10年年度：为4位阿拉伯数字照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内从“0001”开始张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内从“0001”开始三、示例：2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：YJ-2009-0001-0001.jpg电子文件的归档与整理（四）电子文件的整理3、电子文件的编目（1）应编制归档电子文件目录。（2）归档电子文件目录为表格式文件。除以子目录的形式存放每份归档电子文件的文件夹中外，还应以一批移交的电子文件为单位编制同一批归档电子文件目录。（3）电子文件目录应编制程序，由计算机系统自动形成。三、电子文件的归档与整理（四）电子文件的整理3、电子文件的编目电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。电子文件类别代码:T-文件文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链结文件；P-程序文件；D-数据文件。三、电子文件的归档与整理（四）电子文件的整理3、电子文件的编目存储归档电子文件的每一个载体中应同时存有相应的符合规范要求的说明文件和电子档案目录。说明文件为文本文件（用TXT文档编写），内容应包括全宗号、全宗名称、归档年度、制作人、检查人及检查时间等。三、电子文件的归档与整理（四）电子文件的整理4、编制光盘封面、标签根据光盘内容填写光盘封面、封底内容，贴在光盘盒上。三、电子文件的接收与保管（一）电子文件的接收对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验各格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。四、电子文件的接收与保管（一）电子文件的接收检验项目如下:-载体有无划痕，是否清洁；-有无病毒；-核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；-核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；-对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。四、电子文件的接收与保管（一）电子文件的接收检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接受检验登记表》。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。四、电子文件的接收与保管（二）电子文件的保管1、保管要求：（1）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。（4）环境温度选定范围:17℃～2O℃；相对湿度选定范围:35%～45%。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。磁性载体应存放于防磁柜中四、电子文件的接收与保管（二）电子文件的保管2、有效性保证1、归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。四、电子文件的接收与保管（二）电子文件的保管2、有效性保证2、对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。3、对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。4、档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子