第11章 机关管理的常用方法技术

机关管理的原理与方法（第三版）中国人民大学行政管理学系◇组编赵国俊陈幽泓◇编著21世纪公共行政系列教材[本章要点]本章介绍了工作简化技术、标准化技术、事务质量管理方法、流程图技术、决策表技术、质量分析图表技术、网络图与水平时间线条图技术等常用管理技术方法在机关管理领域中的应用要点。机关管理的常用方法技术221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•没有必要的多样性首先是产生质量隐患的温床。•没有必要的多样性还是产生各种浪费现象，危害工作效率的根源之一。•没有必要的多样性又是实现机关管理现代化的障碍。•鉴于目前在机关事务活动中比较普遍地存在多样化泛滥的弊端，也就使旨在同多样化泛滥作斗争的工作简化成为客观的必需。311.1工作简化11.1.1工作简化的必要性21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•机关事务活动中，其多样化发展超过客观需要的事物都可构成简化的对象，都需要化繁为简。根据对目前实际工作情况的调查与分析，以下两个方面尤应首先列入简化的对象范围中：（1）有关事物的种类与规格。（2）有关的工作过程与工作方法。411.1工作简化11.1.2工作简化的主要对象21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。（1）简化必须真正在总体上带来方便和效益。（2）简化必须是合理的。（3）必须正确把握简化的时机。511.1工作简化11.1.3工作简化的基本规则21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。（1）发现并确定简化的对象。（2）说明有关的具体事实。（3）认真观察分析事物。（4）创制新方案。（5）实验论证。（6）修改完善方案。（7）试行。（8）应用。611.1工作简化11.1.4工作简化的过程与方法21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1.特性(1)标准所针对的对象必须具有重复发生和使用的性质。(2)标准具有科学性和民主性。(3)标准的本质特征是统一。(4)标准具有特定的效用。(5)标准具有文件形式，标准文件以特定程序制定和颁布，各级各类标准均应由主管部门审批和发布。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。711.2.1标准的特性、种类与级别11.2事务标准化21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.种类与级别（1）技术标准是对对象的技术特征加以规定或度量的标准。（2）经济标准是对对象的经济性能和经济价值加以规定或度量的标准。（3）管理标准则是指由管理机构为行使其职权而制定的具有管理功能的标准。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。2.种类与级别•根据适用领域和有效范围的不同，标准有不同的级别。其中由国际权威机构制定并为国际上承认和使用的为国际标准。各个国家或地区也根据社会经济文化等条件的不同，建立有不同级别的标准。•我国的标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企（事）业标准四个等级。•此外，国际标准指由国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）等权威性组织制定并为国际上承认和通用的标准。811.2事务标准化11.2.1标准的特性、种类与级别21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。机关事务标准化是指在机关事务活动领域内，针对其中具有重复发生和使用的一部分事物和概念制订科学统一的管理规范和技术规范，并予以贯彻实施和不断修订完善的全部活动过程。911.2事务标准化11.2.2机关事务标准化的内容21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。事务标准化的形式是指标准化内容的存在方式，或者说是实现事务标准化的基本方法途径。1.统一化标准化实际上就是人们有意识地使有关事物和概念达到一定程度的统一的一种努力。2.通用化在互换性的基础上，尽可能扩大同一对象的使用范围的过程就是通用化。3.简化简化就是在一定范围内缩减对象类型数目，使多样化发展的规模得到控制，在特定时间内满足客观需要的标准化形式。4.组合化组合化是按一定原则，设计并形成一系列通用性强的单元，根据需要将其拼合成不同用途的整体的一种标准化形式。1011.2事务标准化11.2.3事务标准化的形式21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•(1)下达标准化项目计划。•(2)组织标准制定工作组。•(3)编制工作方案。•(4)广泛调查、收集有关材料。•(5)科学研究，试验论证。•(6)编写标准草案征求意见稿。•(7)广泛征求意见。•(8)编写标准草案报审稿。•(9)审查标准草案。•(10)编写标准草案报批稿。•(11)审批发布。1111.2事务标准化11.2.4标准的制定与修订21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）•人是事务活动的主体，因此，人对事务质量具有决定性意义。•材料包括物质材料和信息材料。•工作方法就是完成任务所采取的手段，包括解决问题的各种程序、途径、技能、技巧等，工作方法是创造质量的要素之一。•设备工具的功能、性能，特别是是否具备稳定优良的使用性能，其可靠、安全、灵活、及时、有效的程度怎样，都影响着事务质量。•影响事务质量的环境可分为三个层次：一是社会环境；二是本机关工作环境；三是具体微观的办公环境。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。参与机关事务活动过程的人、机构、体制、物质材料、信息材料、资金、设备工具、方法、环境等因素都对事务质量有不同程度的影，其中尤以人、材料、工作方法、设备工具、环境诸因素更具决定性。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。1221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）11.3事务质量管理方法11.3.1影响事务质量的因素2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。在对事务质量进行管理的过程中，必须确立这样的指导原则：•（1）全面控制原则。•（2）事前控制为主原则。•（3）质量标准化原则。1311.3事务质量管理方法11.3.2事务质量管理的原则21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）11.3事务质量管理方法11.3.3事务质量管理的过程2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。质量管理过程就是一个发现问题、分析问题、解决问题的过程。可分为计划（plan）、实施（do）、检查（check）、处理（action）四个阶段，总计八个具体步骤。1421世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）第一步：发现问题，第二步：分析原因，第三步：找出关键性原因。第四步：制定纠正偏差的措施，第五步：执行对策，动手解决实际问题。第六步：检查效果，发现问题。第七步：总结经验，并将其纳入标准。第八步：总结教训，找出遗留问题，转入下一个循环。•（1）有一个明确的质量方针和质量目标。•（2）有确定的管理职责权限。•（3）有足够和适当的人力资源和物质资源。•（4）有作为质量保证体系运行依据的文件体系。•（5）有确保能不断对质量保证体系进行有效审核和改进的机制。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。事务质量保证体系，也就是全面质量管理体系。借鉴企业界的经验，我们在机关事务质量管理过程中可以从这几个方面入手构建事务质量保证体系。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。1521世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）11.3事务质量管理方法11.3.4事务质量保证体系2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1.流程图的级别与种类•按其内容、制法、具体功能的不同，流程图可分为四个级别：第一级流程图为代码图第二级流程图为计算机程序流程图第三级流程图为规划流程图第四级流程图为系统流程图•各等级流程图的具体种类有很多，比较常见的有程序流程图表、工作活动流程图、文件流程图、信息流程图、计算机程序图（表）、计算机编码图（表）等。1611.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。2.机关管理常用流程图•(1)系统流程图•(2)工作活动流程图•(3)程序流程图•(4)事务分析流程图•(5)文件流程图1711.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1811.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.机关管理常用流程图系统流程图2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1911.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.机关管理常用流程图工作活动流程图2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。2011.4流程图的绘制11.4.1流程图的种类与应用范围21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.机