02合同管理操作手册

1项目管理-合同管理操作手册目录一、合同台帐的建立.........................................................21.1基本信息...............................................................31.2单项信息...............................................................41.3扣款参数的录入.........................................................61.4合同信息发起工作流.....................................................7二、合同变更..............................................................11三、合同过程监控..........................................................143.1进度款申请............................................................143.2工程价款扣款申请......................................................153.3工程价款结算单........................................................16四、工程索赔管理..........................................................18五、合同结束..............................................................185.1工程合同决算..........................................................185.2合同异常终止..........................................................205.3合同手工结束..........................................................212一、合同台帐的建立操作路径：合同管理－合同信息，如图1图1双击进入以后，点击新增，出现图2界面图2系统内合同类型分为如下两大类：有工程量清单合同和无工程量3清单合同。有工程量清单合同又分为主合同A、主合同B、子合同。注解：1、有工程清单合同与无工程清单合同的区别：有工程清单合同基本信息中的合同金额是不能直接录入的，需要通过”单项信息”中的每个分项金额录入，然后进行累加回写。无工程清单合同是可以在合同基本信息中直接填写合同金额，且没有单项信息。2.、主合同A与主合同B的区别：主合同A中的单项信息是由用户自己增加定义的。主合同B中的单项信息是直接引用的项目WBS中信息。统一选择“主合同A”点击“确定”后建立合同。进入合同管理主界面，填写合同的各种基本信息。1.1基本信息合同信息是合同业务处理的起点，在此维护合同的基本信息，合同编号、合同名称、合同的甲方、乙方、收支方向、签订日期、合同有效期为必录项，合同信息编码规则：项目编号+固定前缀“-”+年月+三位流水码。录入完成后，单击“保存”，如图3：图34备注：管理施工总承包合同（类型：总承包合同）、其他承包合同（类型：专项承包合同）、管理劳务分包合同（类型：分包合同）、专业分包合同（类型：分包合同）、设备租赁合同（类型：普通合同）、材料采购合同（类型：采购合同）。1.2单项信息在录完合同管理中的基本信息后首先点击保存。然后进行单项信息的录入，在单项信息一栏中点击新增，出现图4界面图4点击新增，如图55图5所有合同都可以选择手工新增的方式添加单项明细。（采购合同从采购订单中选择来添加物资明细）图6备注：1、对于“计量单位”为“1总价”合同的单项信息，在“数量”栏只能填写数量“1”，在“合同单价”栏输入总价合同金额；2、对于“计量单位”为非“1总价”合同的单项信息，“数6量”、“单价”栏根据实际填写。在此维护单项信息的编码（流水码不做要求），名称，计量单位，类型，数量，折扣前单价，合同单价，通过数量、折扣前单价和合同单价，系统自动计算出折扣前金额和合同金额（合同金额也可以手动维护）。合计的合同金额自动会回写到合同管理中的基本信息中。1.3扣款参数的录入系统会将所有的工程价款的扣款的记录显示在扣款记录TAB页面中，供调用查看。可以根据企业自身的特点来自定义一些扣款参数，这些参数主要用于方便计算所需要得到的扣款金额，在”工程价款扣款申请”中体现。图7备注：采用计算公式时：7已核准工程量为单笔”进度款申请单”中的金额。累计核准工程量为合同累计申请金额。图8扣款属性选择“需归还”，“无需归还”。备注：1、一个合同必须要经过核准后才真正生效启用，也就是说，合同只有核准了，才能在后面的各个模块中被选到。2、合同一旦被核准后，合同自身的一些基本信息也就不能再进行修改，包括合同的单项信息，如果在合同的执行过程中合同信息发生了改变，用户都必须通过系统的合同变更模块来进行调整。1.4合同信息发起工作流将工作流选好后，点击合同保存黑色按钮下拉箭头，点击保存并发起工作流，以扬州一公司合同工作流为例，如图98图9弹出对话框，指定节点人员发起工作流。图10点击是在“重新指定节点办理人员”窗口新增，选择下一结点办理人员9图11选择用户后点击确定，发起工作流到下一结点，下一结点办公人员在待办事宜中会看见工作提示：图1210图131.打印报表：进行流转历史意见的打印2.图形：看到现在本节点，在整个流程中处于什么位置3.回退：当出现单据有问题，又无权修改，直接回退给之前的节点进行重新整理(当一个节点同时有多个人进行操作的时候，如果有一个人回退，则流程自动默认回退)4.同意：继续往下面的节点进行流转（具体见1.3）5.代办：触发子流程，在没有子流程的情况下，会导致流程停止(建议不使用)6.签署意见：在流程流转过程中，各个节点人员针对需求计划进行查阅，发表个人看法或者意见7.双击可以打开单据进行产看修改等，根据个人的权限不同可能会略有差别图14为合同信息审批流程：11图14二、合同变更操作路径：合同管理－合同变更合同变更是合同在执行过程中，根据企业的实际情况，用户可以对合同的具体的单项信息进行调整和修改，由于合同已经被核准，所以用户不能直接修改原始的合同，而要通过合同变更来对合同的单项进行变更。合同变更总体上可以分为三类：一类是修改原合同的原单项的单12价或数量，一类是新增原合同没有的单项，还有一类是合同基本信息的变更。进入“项目管理-合同管理-合同变更”录入合同变更单据，合同变更编码规则：合同编号+两位流水码，见图14：图14可以点击“新增”按钮来增加合同的单项；对于变更原合同的原单项的数量或单价的类型的变更，用户可以点击变更按钮来选择一条想要变更的单项来进行变更。选择合同13图15这里有三种合同变更类型可以选择，“新增明细项目”即为在原合同上增加新的单项信息，“变更合同原有明细项目”即在原合同上修改单项信息。这里以变更合同原有明细项目为例，图16选择塔吊租赁（小技巧：先选择明细条目点确认，然后点击取消，完成单项信息筛选）14图17通过变更后数量或数量变更这两个字段来调整数量的变更，通过单价变更或变更后单价来调整金额的变更。三、合同过程监控3.1进度款申请操作路径：合同管理—合同过程监控—申请过程—进度款申请，如图18图18进度款申请编码规则：合同编号+两位流水码。点击新增：选择15直接新增，如图19。图19选择合同编号，选择相应的项目，申请金额在上报金额中填写。单据编号，标题，计量起始和计量截止为必录项。上报金额为乙方申请的金额、金额为批准金额。后续单据中的核准金额为此单据单身的金额选项。3.2工程价款扣款申请操作路径：合同管理—合同过程监控—申请过程—工程价款扣款申请工程价款扣款申请为每期工程量确认后填写的一些扣款项的数据，单据编码规则为：合同编号+两位流水码。工程价款扣款单基本信息录入保存后进入工程价款扣款主体界面，在合同信息的“扣款参数”中进行定义后，扣款主体界面才会出现各种扣款事项。如果已经设置了扣款参数公式设置，在“扣款主体”一栏点击“计算”按钮，已经设置的扣款参数“质量安全扣款”就通过在合同信息中设置的公式直接计算出来。而“甲供材料扣款”由于没有在之前没选择合同16有设置公式，所以这里手工输入，如图20图20设计扣款属性为“需归还”，时，这里得需填写归还日期。说明：一条工程价款扣款记录有没有对应的进度款申请记录，要根据用户在合同信息的扣款参数中定义的实际情况而定。如果用户在合同信息的扣款参数中定义了若干个扣款参数，只要其中有一个扣款参数的扣款公式中包含了本期核准工程量或是累计核准工程量，那么在“工程价款扣款申请”子模块中，系统就会提示用户指定相关的进度款申请的记录。3.3工程价款结算单操作路径：合同管理—合同过程监控－结算过程－工程价款结算单工程价款结算是指在一个计量期结束后，要进行一次结算，将已17完成的工程款项支付给乙方，这部分工程款主要是由进度款，工程价款扣款组成。进度款申请的值减去工程价款扣款项，得到本期应该支付的金额。合同结算单据编码规则：合同编号+两位流水码。图21打开结算信息一栏，如图22图22进度款单据选择扣款单据选择18这是工程价款结算的核心部分，所有的运算都在这里完成。系统会根据实际情况提供用户相应的按钮来让用户选择相关的业务单据，供系统获取信息，计算结算金额。单据录入完成后保存并发起工作流，具体操作方式同合同信息登记类似，在此不在赘述了。四、工程索赔管理操作路径：功能列表－工作管理－表单自定义－业务表单自定义列表－索赔情况登记表，如图23图23单据编号规则为：合同号+固定前缀“.”+两位流水码，由工程处负责管理维护。五、合同结束5.1工程合同决算操作路径：合同管理－合同结束－工程合同决算19图24将决算的基本信息录入后，然后切换到决算清单一页。用户可以在此增加要决算合同的决算清单，系统中提供了两种决算清单的增加方式，一种是用户直接手工生成，另一种是从相关合同中选择部分或所有的单项信息由系统自动生成。图25选择相应的单项信息，把合同单项信息引入合同决算单中。20图26然后用户可以在签发信息，说明信息中录入相关的信息。信息录入完毕后保存并发起工作流，操作方式同合同信息登记类似。合同经过工程决算核准后，那么整个合同也就结束了，在合同信息中，状态系统自动会设为“完成”状态。合同决算的编码规则为：合同编号。5.2合同异常终止操作路径：合同管理－合同结束－合同异常终止21图27在合同异常终止单据中录入信息完毕后，保存并核准。在合同信息中，状态系统自动会设为“终止”状态。合同异常终止的单据编码规则为：合同编号。5.3合同手工结束操作路径：功能列表－工作管理－表单自定义－业务表单自定义列表－合同手工结束，如图28选择合同22图28双击打开，点击新增，见图29图29选中相应的项目，再选择该项目的合同名称，其他字段则自动带出来，点击保存，并核准，核准后，该合同在合同信息业务点上状态自动转换为完成，请谨慎使用！