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第0页中国石化费用报销系统报销用户操作培训2020年1月第1页四.费用报销单据填报说明二.费用报销单据类型及事前申请一.项目背景及目标目录三.支付申请单单据类型及说明五.支付申请单单据填报说明第2页为落实党组的要求，根据“试点先行、效果导向”、“总体规划、分步实施”等原则，财务部、信息部认真分析面临的挑战及应对措施，确定在财务共享服务统一框架下，总体设计，分步实施，先行建立中国石化费用报销管理系统，待财务共享服务中心成立后，适时将费用报销业务纳入共享服务范围。项目背景项目背景第3页建设目标及内容通过统一的系统支持企业现有业务，包括行为申请、事后报销、员工借还款管理、凭证生成、付款集成等功能；提供员工自助查询、财务部门统计分析、领导综合查询等功能；将内控要求固化到系统中并统一部分关键业务流程；与总部统一建设的ERP、会计集中核算、HR、TMS、MDM、邮件、门户等系统进行集成。建立集中部署、统一管理的中国石化费用报销管理系统；实现总部及下属企业报销业务处理的程序化、自动化、集成化、影像化。第4页建设目标及内容为建设“世界一流能源化工公司”，从强化集团财务管控，不断提升核心竞争能力出发，按照“总体规划、分步实施、试点先行、效果导向、优化流程、持续改进”的原则，在财务共享服务统一框架下，规范费用报销业务流程，贯彻内控管理及相关制度，提升集团管控能力，加强日资金计划管理，提高财务运行效率；在中国石化费用报销系统建设已取得的成果基础上增加对公支付管理功能，通过与TMS、ERP、集中核算等系统的紧密集成，实现对公付款申请、业务审批、资金审批、支付凭证生成的全流程线上处理，从而减少手工业务处理量，提升总部资金计划统筹管理能力，提高企业业务连续性，加快业务处理效率，规范全集团付款业务操作流程。第5页建设目标及内容：建设内容通过扩充中石化费用报销功能，增加支付审批模块。5–增加费用报销的支付申请单集成功能•对纳入费用报销系统审批的业务，根据审批通过的报销单，可以创建支付申请单；•对于预付款、被动扣款等非挂账付款业务，直接在费用报销系统手工创建支付申请单；•对于股份SAP企业非关联交易集成类业务，直接通过新增的SAP与ERS接口，从SAP系统抽取未清项信息，自动生成支付申请单。–实现对公支付业务在线支付审批–自动集成待支付清单到TMS系统形成资金计划（对审批后的记录，形成资金计划待导出清单，通过增加ERS与TMS系统接口，导出到TMS系统，形成资金计划的编制依据）–TMS系统资金计划完成审批后：•集团单位：在TMS系统形成付款申请单，支付成功后，自动集成付款凭证到集团集中核算；•股份SAP单位：将审批信息回传到ERS,并生成Y3付款凭证到SAP系统，后续通过银企/财企或线下完成款项支付。第6页对公支付流程示例-股份ERP企业注：1、关联交易业务的资金计划上报直接通过交易平台与TMS集成；关联交易业务的付款凭证生成方式不变。2、利用ERS与股份ERP现有的凭证生成链路，实现股份ERP企业票据池业务凭证的自动集成。第7页对公支付流程示例-集团ERP企业注：1、关联交易业务的资金计划上报直接通过交易平台与TMS集成。2、集团ERP企业不通过ERS生成付款凭证，付款凭证生成方式不变；付款凭证号会通过TMS回传到ERS。第8页对公支付流程示例-集团AIC企业注：1、未清项的抽取仅涉及ERP企业。2、关联交易业务的资金计划上报直接通过交易平台与TMS集成。3、集团AIC企业不通过ERS生成付款凭证，付款凭证生成方式不变；付款凭证号会通过TMS回传到ERS。第9页四.费用报销单据填报说明二.费用报销单据类型及事前申请一.项目背景及目标目录三.支付申请单单据类型及说明五.支付申请单单据填报说明第10页根据费用的性质和用途分类，费用报销单主要涉及十种类型：境内差旅申请单和报销单、境外差旅申请单和报销单、业务招待申请单和报销单、主办会议申请单和报销单、其他费用申请单和报销单。其他费用报销单用于处理出差、主办会议及业务招待费三项业务以外的费用。根据总部规定和各企业的管理要求，需在系统中配置事前申请单与报销单的映射关系。用于确定不同的报销单类型是否需要事前申请。四种主要映射类型关系：①０:１：报销单不需要由事前申请单关联形成②１:１：一个报销单只能由一个申请单关联形成，且该申请单只能被关联一次。③１:Ｎ：多个报销单只能由一个申请单关联形成，但该申请单可多次被关联。④Ｎ:１：一个报销单对应多张申请单，这些申请单只能被关联一次。报销单据类型及映射关系第11页事前申请功能介绍事前申请目的业务严格关联，避免事前申请与报销业务脱节；提供预算查询，预防超预算范围报销的事项发生；未来集成商旅，根据申请事项订车船票、酒店。事前申请管理模式提供总部、分子公司两级管理模式；差旅费、会议费、业务招待费按报销单据关联申请；其他费用按照费用项目关联事前申请单。第12页费用报销系统业务流程—申请人扫描单据报销申请领导审批资金结算资料管理会计核算扫描单据填写打印报销申请扫描原始单据基于扫描件审批财务审核凭证制作银企直联转账支付档案保管电子调阅线下传递单据到财务部门部门领导审批基于扫描件审批业务申请人业务审批人财务人员初审财务人员过账、资金计划、支付原始票据审核财务初审第13页费用报销系统业务流程—财务初审扫描单据报销申请领导审批资金结算资料管理会计核算扫描单据填写打印报销申请扫描原始单据基于扫描件审批财务审核凭证制作银企直联转账支付档案保管电子调阅线下传递单据到财务部门部门领导审批基于扫描件审批业务申请人业务审批人财务人员初审财务人员过账、资金计划、支付原始票据审核财务初审第14页四.费用报销单据填报说明二.费用报销单据类型及事前申请一.项目背景及目标三.支付申请单单据类型及说明五.支付申请单单据填报说明第15页根据支付来源系统分为三类支付申请单：基于报销单创建支付申请单、基于未清项（ERP企业）创建支付申请单、手工创建支付申请单。基于报销单创建支付申请：报销系统生成报销挂账凭证后，针对即付的报销单据，在对公审批支付系统中，直接生成并提交支付申请单；针对非即付的报销单据，在对公审批支付系统中的挂账信息列表显示，通过选择挂账信息列表的信息进行支付申请单的创建。基于未清项(ERP企业)创建支付申请：SAP未清项支付申请单的创建，需要通过选择SAP未清项信息进行支付申请单的填写、保存和提交等业务处理。手工创建支付申请：针对不能通过未清项、报销单挂账进行支付申请的业务，只能通过手工创建支付申请单来进行处理。例如：预付款业务、被动扣款业务。支付申请单单据类型第16页支付申请业务流程支付申请Y3导出付款扫描单据填报报销申请打印报销申请原始票据审核扫描原始单据TMS系统批复资金计划生成付款单并审批通过。档案保管电子调阅递送单据到财务部门企业初审前置审批流程基于原始发票报销单审批付款凭证档案管理影像质检后置审批流程上报资金计划基于票据影像进行单据审批第17页四.费用报销单据填报说明二.费用报销单据类型及事前申请一.项目背景及目标三.支付申请单单据类型及说明五.支付申请单单据填报说明第18页事前申请单填报及查询4.1事前申请单填报及查询4.2差旅报销单据填报及查询4.3主办会议费单据填报及查询4.4业务招待费单据填报及查询4.5其他费用单据填报及查询4.6借还款单据填报及查询4.7影像扫描第19页生产系统登录地址：测试系统登录地址：系统选择“费用报销”，用户名为AD账号，测试系统密码均为1，生产系统密码为AD账号密码。建议浏览器：IE8.0或者谷歌浏览器费用报销系统登录第20页登录首页登录首页显示待审批单据条数、被退回报销单和借款单条数，系统公告栏第21页事前申请单填写内容与对应报销单据类似，此处仅详细展示差旅报销的事前申请。登录报销系统，点击“事前申请”—“新建事前申请”—“境内差旅申请”，即可进入境内差旅申请单的填写界面。事前申请单填报第22页标红*字段为必填项，其余为非必输入项。事前申请单填报及查询—差旅费事前申请第23页事前申请单填报及查询—差旅费事前申请单据编号：保存后自动生成。申请日期：申请单据日期，不可更改同时借款：勾选框。若勾选同时借款并填写相关信息，保存单据时除生成一张事前申请单外，同时生成一张借款单据。费用部门：决定单据的审批流程，默认为申请人所在部门；配置数据权限后可修改。成本中心：选择项，费用部门对应的成本中心。默认带出默认标示为是的成本中心。审批维度与维度编号：选择项，可根据流程配置找到WBS、订单、项目负责人审批。出差目的/出差区域：选择项，在应用管理—差旅相关配置里配置。出差城市：手工输入项。开始日期/结束日期：选择项，出差的开始日期和返回日期。定额：选择项，表示可以在本年（年定额）或本月（月定额）额度内多次创建报销单。申请人：当前系统登录人，不可修改报销人：默认为申请人，可修改。单据保存后收款人默认为报销人。第24页事前申请单填报及查询—差旅费事前申请协办人员：选择项，设置后协办人员可代为报销，协办人员与事前申请单申请人不能是同一人。协办部门：选择项，设置后协办部门下的所有人都可代为报销。费用币种：默认为人民币，可选择其他币种。预计费用：自动生成。单据保存后自动更新为费用信息里的申请金额。紧急流程：共享企业专用。勾选后，未质检的单据也可以初审。特殊审批流程：选择项，企业个性化配置。影响单据的审批流程。申请事由：手工输入项。费用金额大写：单据保存后自动产生。人员信息/行程信息/住宿信息等：选择出差目的后自动带出。人员信息：选择项，默认带出当前申请人，可以增加或删除。行程信息：可以增加或删除。姓名里可选择人员信息里的增加人员。交通工具如选择超标交通工具，会标红显示。输入超标原因后可以保存提交。住宿信息/补助信息：可以增加或者删除。可以使用引入功能，会将行程里的人员信息等引入到住宿信息里。第25页会议信息：出差参加会议，报销会务费发票培训信息：出差参加培训，报销职工教育经费发票其他信息：出差过程中发生的打车费、改签费等费用。费用信息：点击自动汇总后，会自动计算行程信息/住宿信息等填写的费用。如果不自动汇总，也可以手工增加/删除费用信息。注意：单据保存后可以在“我的事前申请”中修改或删除，保存后才允许上传单据附件。单据提交后，表示提交到审批流程，无法撤回已提交单据。如果后台配置的映射类型是0:1，提交申请单时会提示：当前组织机构不需要对此类业务进行事前申请，是否继续提交？总部要求：主办会议、业务招待和主办培训必须要事前申请。申请单同时借款，申请单审批通过后，借款单才会自动提交，走借款流程审批。事前申请单填报及查询—差旅费事前申请第26页事前申请单查询在“我的事前申请”中点击单据编号，可以弹出单据详情页面，可以查看单据详细信息、打印单据，单据详情最下方会记录待审批人与已审批人。第27页费用报销单据填报及查询4.1事前申请单填报及查询4.2差旅报销单据填报及查询4.3主办会议费单据填报及查询4.4业务招待费单据填报及查询4.5其他费用单据填报及查询4.6借还款单据填报及查询4.7影像扫描第28页费用报销单据填报及查询—报销业务简述系统没有限制事前申请的开始结束日期，允许事后补提事前申请单；员工出差返回后在报销系统中填制差旅报销单（可由事前申请单关联生成），并根据要求粘贴原始单据；会议结束后填制会议费报销单，包括会场租赁费、会议食宿费、交通费和其他相关费等；发生业务招待费用时填制业务招待报销单；除境内差旅报销、主办会议及业务招待费三项业务外，其他的费用都在其他费用报销单中处理；报销时允许超过事情申请单据金额，可以在流程中配置超额审批流程；单据保存后，可以修改或删除；单据提交后，若前置领导没审批，单据可撤回提供报销同时还款功能。第29页事前申请单与报销单的关联—差旅报销单据点击新建