第7章 商务会议礼仪

商务礼仪--理论、实务、案例、实训第7章商务会议礼仪7.17.27.3会议礼仪新闻发布会礼仪展览会礼仪第7章商务会议礼仪理论目标实务目标案例目标实训目标学习和把握商务会议礼仪的基本概念与种类等陈述性知识，能用其指导“商务会议礼仪”中的认知活动。学习和把握商务会议、新闻发布会、展览会等不同商务会议场合的礼仪中的方法、程序、时机、规矩和注意事项，以及“同步业务”的程序性知识；能用其规范“商务会议礼仪”中的相关技能活动。运用本章理论与实务知识研究相关案例，培养在“商务会议礼仪”特定业务情境中分析问题、决策设计和道德研判能力。参加“会议角色诊断”业务胜任力的实践训练，在了解和把握本实训相关技能点“规范与标准”的基础上，通过系列技能操作的实施，培养“商务会议礼仪”的专业能力和相关选项的职业核心能力（初级），强化相关选项的职业道德（顺从级）教育，促进健全职业人格的塑造。引例：特色展览会背景与情境：美国加州杏仁商会为了在中国推广和销售杏仁，准备利用展销会的形式宣传推广产品。经过调查分析，他们策划了系列“健康人生巡回展”，希望在消费者心目中树立杏仁有利于健康的形象。他们选择具有影响力的大型商场进行展览活动。并利用各种形式最大限度地加强了加州杏仁的宣传推广。如，搞专业健美操表演活动，张贴各种吸引人的广告，制作一个真人大小的杏仁吉祥物，展示杏仁营养宣传品，进行消费者调查。为了加大宣传加州杏仁的力度，加深人们的印象，组织者要求表演者穿着统一印有加州杏仁商会标记的服装。舞台背景幕墙及舞台覆盖物均设计成绿色的杏仁生长的田野图案。现场免费为小朋友发放印有加州杏仁商会宣传语“送给幸福的人”的彩色气球。主持人不断地忙着在舞台上带领小朋友做游戏，并指导现场的观众参加健美活动。另外，加州杏仁商会的吉祥物也出现在此次活动之中，颇受现场观众喜爱，引得媒体记者争相拍照留念。活动吸引了数十万观众参加，给消费者留下了深刻的印象，实现了产品信息的传递。同时通过众多媒体的关注和报道，成功拓展了中国市场，达到了预期目的。7.1会议礼仪7.1.1会议的特点和形式1.会议的特点（1）会议是有议题的；（2）会议室有组织的（3）会议是由步骤的（4）会议是有领导的2.会议的形式（1）政策性的研究会：主要是为了确定目标、制定规划、研究对策。统一意见。（2）执行性的协调会：主要是布置任务、协调矛盾、组织实施等。7.1会议礼仪7.1.2会议的准备1.办会者（1）建立组织。（2）明确任务。（3）安排议程和议题。（4）确定与会人员。（5）发出通知。（8）预算。（7）餐饮安排。（6）会议签到。【同步案例7-1】小江的马虎背景与情境：详情见教材P186问题：小江的马虎给企业形象造成什么影响？本案例对你有何启发？分析提示：会议就是要传达一定的信息给与会者，不仅会议内容要有新意，值得大家关注，而且会场的环境应该舒适宜人，会议组织应该严谨有序，会议是企业精神和企业形象的重要宣传途径。因此，会议组织有不同人负责不同工作任务，每个人必须清楚自己工作职责的具体内容，工作中不仅目标要清楚，更要注意关注很多工作细节，避免各种失误，避免因工作不周给企业形象造成影响。7.1会议礼仪【同步业务7-1】草拟一份会议邀请函某公司面对世界金融危机的影响，市场营销发生了重大变化，为了有效应对金融危机，减少损失，拟召开一次应对金融危机扩大内需的会议。请你帮助起草一份会议邀请函。业务分析：要了解会议邀请函的格式和内容，熟悉邀请函的相关知识。业务程序：（1）先列出本次会议的议题，及准备告诉参会者的主要事项。（2）详细列出每个事项的具体内容。业务说明：主要事项包括议题、研讨内容（3-5项）、会议形式、参会对象、会议时间、地点、参加会议费用、会议交流资料、交通（接站，返程票预定）、联系地址、联系人、参会报名表等。通过实务训练,让同学们熟悉会议邀请函的一般内容，并对有关细节引起关注。7.1会议礼仪【同步业务7-1】草拟一份会议邀请函某公司面对世界金融危机的影响，市场营销发生了重大变化，为了有效应对金融危机，减少损失，拟召开一次应对金融危机扩大内需的会议。请你帮助起草一份会议邀请函。业务分析：要了解会议邀请函的格式和内容，熟悉邀请函的相关知识。业务程序：（1）先列出本次会议的议题，及准备告诉参会者的主要事项。（2）详细列出每个事项的具体内容。业务说明：主要事项包括议题、研讨内容（3-5项）、会议形式、参会对象、会议时间、地点、参加会议费用、会议交流资料、交通（接站，返程票预定）、联系地址、联系人、参会报名表等。通过实务训练,让同学们熟悉会议邀请函的一般内容，并对有关细节引起关注。7.1会议礼仪7.1.2会议的准备2.主持者一般正式会议，议程包括以下内容：（1）宣布开会；（2）全体起立，奏国歌；（3）领导讲话（或做主题报告）；（4）分组进行讨论，或进行大会发言；（5）总结发言；（6）宣布散会。【教学互动7-1】互动问题：（1）公司决定召开季度工作进展情况通报会议，在讨论什么时候开，以何种形式开的时候，公司副总经理提出了“现在通讯技术这样发达，利用网络、电视等举行会议既节省时间、人力、物力、财力，又少耽误工作，我们应该采用这种现代化的会议方式。如果你也参加本次会议，你的意见呢？（2）会议主持人在介绍到会议嘉宾时，一时疏忽有一位重要客人没有介绍（进行完下一项议后，才发现这个问题），如果你是会议主持者，你认为应该怎样补救？要求：“同教学互动1-1”。7.1会议礼仪7.1.2会议的准备3.发言者发言者是指在会议上演讲、报告、讲话的人。大会发言者要求做到：（1）仪表整洁（2）发言内容要周全发言者在会上发言主要是阐明个人观点、见解。因此，发言内容是听众关注的重点。4）聆听者聆听者即听众。就会议的角色而言，听众一般并非主角，但是离开他们的自觉配合，会议也是很难取得成功的。听众在会前准备主要包括下面几点：（1）接到会议通知后，做好参会准备，安排好自己的工作、时间等。（2）要预备好必要的辅助工具，如纸、笔、录音机、电脑等。（3）要仔细阅读会议下发的材料，了解会议情况、掌握会议宗旨。【职业道德与营销伦理7-1】残疾人的需要背景与情境：某公司会议注意事项有如下规定，如果会议的参加者有残疾人，那就给他们特殊照顾，事先了解他们的需要是否安排妥当。比如把要用电气设备的残疾人，安排在离电源较近的位置上，对于聋哑人员或有严重听力障碍者，应安排在能看见发言者的地方，或者安排手语解说员。如果是坐轮椅的参加者，应考虑方便其入场，有必要时帮助其入座，并保证方便出入。如果有盲人参加会议或者视力有障碍，应准备盲文材料，或者坐在他旁边的人尽量帮他做一些描述，不要让他们受冷落。问题：该公司会议注意事项的这些规定符合企业伦理要求吗？请说明理由。分析提示：公司这样的决定考虑到残疾人的特殊要求。考虑的是比较细致，也比较全面，在举国上下构建和谐社会的形势下，每个人、每个企业及其他社会组织，都应关心残疾人的需求，让他们和我们健全人一样从容参加社会的各种活动。这既符合企业营销伦理要求，也符合社会公德要求。7.1会议礼仪7.1.2会议中应恪守的礼仪规范1.办会者（1）做好接待。（2）现场服务。（3）会议记录。（4）编写简报。（5）处理材料。（6）协助返程。2.主持者（1）努力确保会议按照既定议程进行。（2）主持者要认真掌控会议时间（3）主持者要善于掌控会场气氛3.发言者（1）男性发言者女性发言人注意事项（2）内容不要闭门造车（3）不使用任何对听众不尊重的语言（4）不要拖时间。4．聆听者（1）不应当迟到或者缺席不到（2）不允许有意起哄或是直接制造有碍的噪声（3）不应当随意打断发言人的发言（4）不允许在会议期间心神不定7.2新闻发布会礼仪新闻发布会又称记者招待会，它是以企业的名义邀请新闻机构的有关记者参加，由企业的专门人员以会议的形式向新闻媒体的记者发布重要信息或介绍情况，并接受记者采访，回答记者提问的一种特殊会议。新闻发布会具有以下特点：1）正规隆重2）双向互动3）传播广泛7.2新闻发布会礼仪7.2.1新闻发布会的准备1明确新闻发布会的主题2选定新闻发布会举行的时间3确定新闻发布会的地点4确定新闻发布会的主持人和发言人5确定邀请记者的范围6制定新闻发布会的议程7准备好新闻发布会所需资料8新闻发布会的席位摆放9做好预算7.2新闻发布会礼仪【同步案例7-3】“通知”惹得麻烦背景与情境：某公司就自己新开发的一个新产品系列，想通过新闻发布会形式推向市场。时间安排在周一上午10点钟，眼看时间就要到了，可是前来参加新闻发布会的媒体代表只有三四个人，总经理非常焦急，询问负责发放通知的办公室主任小王，小王说：“我都通知到了呀”。总经理想了一下又问：“你是怎么通知的？”小王说：“我给各媒体单位一一打了电话，他们也应承要来参加，可谁想到他们都没来”。总经理听后气不打一处来，但只是瞪了半天眼睛没有发火。他拍着自己的脑袋说：这也怪我没交代清楚。问题：你认为小王负责通知记者这件事上有什么过失？总经理说自己没有交代清楚，是说没有交代清楚什么？分析提示：会议通知，事关与会人员到不到会，什么时间到会的问题，除了提前发出邀请函，会议前一天还应再打电话提醒和确认。特别是一些重要会议，一定要再次热情邀请。作为具体会议承办者，明确会议时间、地点，按规定通知会议参加和邀请参会者这是基本职责。很多事情不仅看做了没有，更要看做的效果。7.2新闻发布会礼仪【同步业务7-2】撰写会议议程和主持词背景资料：详见P194业务分析：要了解新闻发布会会议议程的一般内容，熟悉新闻发布会会议主持词的一般知识。【业务程序】1）收集有关公司新闻发布会议程和主持词的范例。2）了解类似新闻发布会议程和主持词的写作要求，参照范例，结合要求，撰写新闻发布会议程和主持词初稿。3）将撰写的新闻发布会议程和主持词初稿到公司办公室征求相关人员意见，根据意见修改完善。【业务说明】会议议程符合规范，事项具体明确，落实到事和人，主持词语言表达热情大方，行为条理性强，清晰明了。7.2新闻发布会礼仪7.2.2新闻发布会的议程及礼仪要求1签到2会议开始3发言人演讲4回答记者提问6安排其他活动5宣布会议结束【同步案例7-4】迟到背景与情境：问题:办公室主任与小王的谈话对你有何启示？分析提示：会议是一种大型的群体性活动，要组织好任何一种类型的会，会议组织者和参会者都必须遵守会议的一般规则和礼仪规范，这既是对与会者和会议组织者的尊重，也是对自己的尊重，展示了个人的素质，也展示了企业的形象，办公室主任与小王的谈话很衷恳，是值得刚入职场的年轻人深思的。【同步实训7-1】模拟新闻发布会某班刚刚组建班委会，同学们要求新当选的班委向全班同学发布“施政纲领”，新班委成员还将接受班级同学的提问。实训目标：掌握新闻发布会的组织工作，锻炼同学们提问能力和回答问题的能力。实训内容：搞一场班级新班委“施政纲领”的新闻发布会。实训要求：详见P196实训步骤：详见P196组织形式：1）以班为单位，教室当新闻发布会会场。2）由会议主持人按议程组织会议。考核要点：1）主持人，符合主持人基本礼仪规范。2）发言人，符合发言人基本礼仪规范。3）提问记者提问恰当，有修养。7.2新闻发布会礼仪【教学互动7-2】互动问题：（1）如果你是一位参会者，你旁边是另一公司的两位参会者，在开会后两人窃窃私语，而且声音越来越大，台上的主持人也用眼盯了他们两下，这些你都看到了，你该怎么办？应对（2）你是一位会议主持人，根据会议规则，参会人应不准使移动电话发出声响，不准在会场打瞌睡，你在开会前怎样提醒？应对：要求：“同教学互动1-1”。7.2新闻发布会礼仪7.2.3新闻发布会应注意的礼仪事项1）新闻发布会主持人应注意的礼仪事项2）新闻发布会发言人应注意的礼仪事项3）新闻发布会后应注意的礼仪事项（1）主持人不要随意变更会议程序，也不要随意变更主题，不可与记者发生冲突。（2）主持人会前不要单独会见记者或提供任何信息。（