行政文员岗位说明书

行政文员岗位说明书一、岗位概况岗位名称行政文员所属部门行政人事部直接上级行政人事部经理直接下属无管辖人数0人岗位定员1人岗位概述在行政人事部经理的带领下，完成各项行政工作，监督公司制度的实行，为公司以及全体员工提供行政服务。二、岗位职责及工作内容岗位职责工作内容1.前台接待①接待客户、宾客和面试人员等来访人员②公司快递、信函、资料的收发、登记及汇总统计③维护前台秩序及环境2.修订公司制度与实行监督①协助行政人事部经理制定、修订相关行政制度，适时提出调整完善建议②监督其他部门执行公司的相关制度与规定3.考勤管理①记录、整理每月员工考勤相关数据并汇总统计4.草拟公司文件①根据行政人事部经理的指示，草拟信函、表格等公司相关文件5.管理办公用品①日常办公用品的保管、发放和登记②负责公共办公设备的保管与日常维护6.会议相关①做好部门会议记录，并在会后及时整理成会议纪要②负责公司各级会议的会务工作7保密工作①对所保管以及所处理的文件资料做好相应的保密工作8.其他工作①完成行政人事部经理交办的其他行政工作三、任职资格学历大专或大专以上学历专业行政管理、人力资源、法律、文学、管理等相关专业经验一年以上相关工作经验，优秀应届毕业生亦可身体条件健康，无传染病史能力要求1.亲和力好，具有良好的沟通技巧2.敏锐的分析、判断能力，良好的团队、服务意识3.良好的创新思维和较强的学习能力，并具有较强的文字写作功底4.熟练使用OFFICE办公软件四、工作环境与劳动条件工作场所公司前台处环境状况舒适危险性基本无危险，无职业病危险办公设备电脑、电话、打印机、传真机等相关办公设备五、工作规范1.必须认真遵守公司各项相关的规定与制度。2.对待来访客人，必须礼貌接待，认真聆听其来意，有必要时做好记录，如遇无法处理的事情时，则请客人稍等，请求上级出面解决。3.对所收取的快递、信函、资料要做好登记，并保证记录信息的完整和准确。4.要保证前台环境整洁干净，前台秩序有条不紊。5.要保证草拟的信函、文书、表格和统计资料等相关文件数据准确，无错字别字。6.在执行监督的职能时，应保证遵循公平公正的原则按照一定的标准对待所有部门及员工，尽职做好监督工作，不得弄虚作假、徇私舞弊。7.做好日常办公用品的保管和发放工作，保证日常办公用品库存充足，发放合理有序。8.做好公共办公设备的保管与维护工作，保证各公共办公设备使用顺畅。9.认真、及时完成行政人事部经理所交办的各项行政工作。六、相关工作流程1.快递、信函、资料代收及转交流程快递接收人行政文员所需表格《公司往来快递、信函、资料收发登记表》《公司往来快递、信函、资料收发登记表》2.快递邮递流程行政文员员工所需表格《快递详情单》《快递详情单》快递到达前台，签收并登记相关信息。通过工作QQ联系快递接收人。快递接收人到前台签领。填好快递表单，并与邮寄物品交付行政文员。联系快递收发员邮寄快递。3.面试人员来访接待流程面试人员行政文员所需表格《面试登记表》《面试登记表》到达公司前台。询问其相关信息、引导就座、倒水并请其填写面试登记表，同时做好面试记录。填写面试登记表。联系相应面试官，确定面试地点并带领面试人员到面试地点等候。4.来宾接待流程客户或宾客行政文员所需表格6.办公用品发放流程申领员工行政文员相关表格《办公用品领用表》到达公司前台。联系相关负责人或其要找的员工并询问其接待地点。询问来意，引导其就座等候并倒水。填写《办公用品领用表》。发放相应的办公用品。