企业办公应用文写作基本常识

培训教材安徽舜禹水务股份公司高级顾问上海城建总院合肥市市政设计院顾问偶炯民企业办公应用文写作基本常识一、企业办公应用文的类型企业办公应用文的种类很多1、行政公文：大致可以分为13种：即命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要和意见。2、事务文书：计划、总结、调查报告、汇报材料、意见、函、会议纪要等。3、经济文书：广告、说明书、经济合同、市场调研报告等。4、法律文书：《法律》、起诉状、答辩状、上诉状、申诉状等。5、日常文书：书信、条据、请柬、海报、新闻、消息、通讯等。6、学术文书：试验报告、学术报告、论文等。在公文中又分为上行文、下行文和平行文三种主要谈谈——计划;总结;汇报材料;新闻通讯、消息论文的写作基本要求二、企业办公应用文的阅读对象和载体阅读对象——根据不同问题及内容，行文对象也不同。上行文——报告、请示、汇报材料等下行文——命令（令）、决定、批复、公告、通告、通知等平行文——意见、函、会议纪要、议案等还有一些根据需要既可以是上行文，也可能成为上行文或平行文的。如：计划、总结、调查报告、市场调研报告等。载体——纸质文件、视频、互联网、实体等愈来愈多的信息平台成为企业办公应用文的载体。三、写作的基本要素不同的文体写作的要求和标准是不同的。譬如：经济合同、起诉状、答辩状、上诉状、申诉状、条据、试验报告等都是由具有自身特点的格式与要求的。当然，其中有些文体写作是需要具有专业知识的专业人士来承担（法律顾问、经济顾问、律师）。有很多文体的写作是需要我们企业的员工来承担。譬如：报告、汇报材料、计划、总结、调查报告、市场调研报告、会议纪要、论文、一部分新闻、消息、通讯报道等。文章的文体形式多样，并各有自身的写作特点。但万变不离其宗。其中最核心的基本要素都是相同的。其实，写文章很简单，只要你会写字，就能写，但要写好又很难。就像说话一样，你要想把自己要说的话的意思表达清楚，就一定要把你要说的事情一件一件交代清楚，并要符合一定的逻辑性，这样才能表达明白，别人也才能听得懂。写作时也要设想：你的文章的阅读对象最想知道什么事情，如何回答他们的问题，这些问题就构成了写作的六要素，即“3W1H”：三、写作的基本要素写作时就要认真写好这几方面内容。只要把六个要素都交代清楚，就完成了一大半。When(何时)、Where(何地)、Who(何人)、What(何事)、Why(何故)、HOW(如何)——当然最完整的还应该有事情做了以后的效果。在五个W和一个H中，最主要是What(何事)、Who(何人)。在企业中，我们常常觉得没东西写，每天都是些鸡毛蒜皮事情。实际上，没东西写，就是没找到写作的素材和写作的要点。三、写作的基本要素要养成勤写勤记的习惯，坚持笔录。如参加会议；处理职工纠纷；与同事交流，对周围同事一些闪光思维的发掘；对工作流程的创新或发现新的处理方式等，都是写作的好素材。应及时记下来，因时间一长，就再也找不到感觉了。只要坚持多写、多记，就不愁没素材，不愁没东西写了。俄罗斯短篇小说大师契科夫就有一个很好的习惯，他有一个小本子，遇到值得关注的点点滴滴小事都记录下来。他的很多短篇小说都是从这些零散的素材中挖掘出来的。素材就像一颗颗珍珠，当你收集到足够多的珍珠时，你只要从中选择出你需要的大小、色泽都合适的珍珠，然后找出一根链子，把这些珍珠串起来，就会变成一根上品的珍珠项链。三、写作的基本要素要想写好文章必须培养以下一些基本素质：知识面要广感觉要敏锐热爱自己的工作掌握写作技能三、写作的基本要素⑴、知识面要广西方存在主义哲学家萨特曾有一句经典名言，“他人即地狱”。就是说，人与人沟通非常困难。每个人都是一个封闭的个体，如何建立双向交流，说出对方想说的话，就要善于沟通，没有渊博的知识，沟通就困难，就会出现障碍。我们作为企业工作人员，不是作家，不是专业的写作者，但有必要在一定的范围内力争当好一个杂家，面对各个层次的人，必须了解各种知识。比如在工人中进行采访或调研时，无论在语气、谈话内容上都必须符合工人特点。在专业技术人员中采访或调研时，自己就要培养一些必要的专业技术修养和人际关系修养。有句古话：“酒逢知己千杯少、话不投机半句多。”普通人平时可以自由选择对象谈话，但我们则有必要以不同的角色，与多种对象交流。水均益采访很多外国政要；白岩松主持新闻评论，看似风度翩翩，信手拈来，但精彩的背后却有着深厚的知识积累。也就是我们通常所说的：“台上十分钟，台下十年功”。三、写作的基本要素⑵、感觉要敏锐。我们在接到一个写作任务时，至少在这个阶段要比普通人多一份敏感，要在普通事情背后挖掘深层次的内容。这种能力是需要在实践中培养。（譬如美国某制鞋厂，派出多路市场调研人员，由于人员的素质、知识面、敏感度不一样最终写出了截然相反的市场调研报告；又如某小镇有一位女士由于丈夫外出，为了限制妻子的行动，特制了高跟鞋，结果被敏感度很高的市场调研人员从中发现了商机，当然这和这位市场调研人员的专业素养也有很大关系）最近有两篇报道就明显地发映出了作者对事物的敏感性，一篇报道的是北京锋锐律师事务所的维权黑幕，该律所为了扬名获利和其他不可告人的目的，勾连“推手”“访民”形成利益链，在庭内扰序庭外滋事，肆意践踏法律，损害法治把当事人权益和公平正义抛之脑后，严重干扰了司法活动、扰乱了社会秩序。这是一篇涉及维护法律公正、维护公平正义的既具有典型性，又带有一定普遍意义的的报道。另一篇是报道武汉某高校四名保安集体考取复旦研究生，很有代表性，反映了当代青年的励志决心和奋斗精神。三、写作的基本要素⑶、要热爱自己的工作。只有热爱，生活才有意义。我们常听有人埋怨这埋怨那，不是说工资低，就是说工作苦、累，没意思。事实也确如此，每个企业，总有少数人没事做。也有人整天忙忙碌碌，做不完的事。要改变这种状况，只有俩个字：热爱。我们喜欢打球，会自觉地每天运动。如果不喜欢写作，那么就觉得写作是一种痛苦。因此，要想写出好的作品，首先必须热爱这项工作。我曾经写过一篇论文，主要就是论述现实工作、学习专业与个人兴趣之间的关系。当我们埋怨企业对我们不公平时，我们首先应扪心自问，自己热爱这项工作吗？对工作尽力了吗？当然有许多兴趣也可以培养出来。三、写作的基本要素⑷、要掌握写作技能。计划、总结、汇报材料、新闻通讯、消息论文写工作总结的基本要求(一)掌握素材，占有材料，这是写总结的基础。总结，就是总括事实，得出结论。没有事实就无法得出结论。总结的材料要准确，典型，丰富。写总结先要用大量精力去搜集，积累丰富的材料，还要对材料进行筛选，确保材料的真实性和典型性。(二)对素材进行认真分析研究，这是写好总结的关键。分析研究，首先要有正确的指导思想。其次，要坚持实事求是的原则，避免夸大成绩，回避缺陷。要全面看待过去的工作。既看到“得”，又看到“失”;既看到现象，又看到本质;既看到主流，又看到支流。最重要的是要突出重点。总结不是流水账，不能不分主次罗列数字和事例，要围绕一个中心主题精心选用，分析典型材料，突出主要问题。写工作总结的基本要求(三)反映特点，找出规律，这是撰写工作总结的重点。每个单位都有自己的特点，好的总结应当总结出那些具有典型意义的，反映自身特点的以及带规律性的经验教训。譬如，针对市政设计单位的特点，一是智力资本是企业的主要特性，人才稳定是企业的主要工作之一。围绕这项工作采取的措施就是企业特点之一，也是可以挖掘和展开写出经验与教训的主要题材。无论是总结经验，还是分析教训，一定要从根子上抓本质的东西，不能仅看表面。这就是撰写工作总结的最基本要求。文字上最好易读、易懂、易记，流畅。写工作总结的基本要求(四)写作过程中要求1、编好写作提纲在编写的提纲中，要明确回答想写什么问题，哪些是主要问题等。就是简单的总结，不写提纲，也得有个腹稿。2、交待要简要，背景要鲜明总结中的情况叙述必须简明扼要。对工作成绩及工作的先进，落后的叙述一般常用比较法，通过纵横比较，使得背景鲜明突出。3、详略得当根据总结的目的及中心，对主要问题要详写，次要的略写。写计划的基本要求工作计划是一个单位或团体（包括个人）在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明、扼要、具体明确，用词造句准确，不含糊。工作计划的一般格式——大体分为三个部分——标题、——正文、——结尾。写计划的基本要求计划对工作既有指导作用又有推动作用，是建立正常的工作秩序，提高工作效率的重要手段。1、工作计划是对即将开始的某一阶段工作提出的设想和安排。2、工作计划是提高工作效率的有效手段。3、工作计划是我们对主动开展工作的起点、目标、进度、质量、步骤和具体要求4、工作计划能力也是对管理人员管理水平的检验和体现。古代孙武曾说“用兵之道，以计为首”无论是单位还是个人，无论办什么事情，事先都应该有个打算和安排，有了计划，工作就有了明确的目标和具体步骤。就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行，。同时计划本身又是对工作进度和质量进行考核的标准，有较强的约束和督促作用。写计划的基本要求写工作计划的四大要素1、工作内容：做什么（WHAT）----工作目标、任务。计划应规定一定时间内所应完成的目标、任务和应达到的要求。任务和要求应具体明确，有的还要定出数量、质量和时间标准。2、工作方法：怎么做（HOW）-----采取措施、策略。要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定相应措施和办法，这是实现计划的保证。措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段，动员哪些力量与资源，创造什么条件，排除哪些困难等。总之，要根据客观条件，统筹安排，将“怎么做”写得明确具体，切实可行。特别是针对工作总结中存在问题的分析，拟定解决问题的方法。写计划的基本要求3、工作分工：谁来做（WHO）-----工作责任。这是指执行计划的工作程序和时间安排。每项任务，在完成过程中都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错的。因此，订计划必须胸有全局，妥善安排，哪些先干，哪些后干，应合理安排。在实施中，又要有轻重缓急，哪是重点，哪是一般，也应该明确。时间安排上，既要有总时限，又要有每个阶段的时间要求以及人力、物力安排。这样，使有关单位和人员知道在一定的时间内，一定的条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，有条不紊地协调进行。4、工作进度：什么时间做（WHEN）------完成期限。在计划中对各项工作在什么时间、在哪里（WHERE）完成都应分阶段表达清楚。尤其是要说清楚完成该项工作的指导思想，也就是需要达到的目的（WHY）上述内容都写了，一份计划也就算基本完整了。写计划的基本要求标题1、计划的标题一般包括四种：单位名称；计划时限；内容摘要；计划名称。2、计划单位名称，要用规范称呼。3、计划时限要具体写明，一般时限不明显的，可以省略。4、计划内容要标明计划所针对的问题。5、计划名称要根据计划的实际，确切使用名称。6、如所订计划还需要讨论定稿或经上级批准，就应在标题后面或下方用括号加注“草案”、“初稿”、“讨论稿”“送审稿”或“定稿”等字样。如《合肥市市政设计院二0一五年财务预算计划》，又如《合肥市市政设计院二0一五年生产经营业务计划》（如果是个人计划，则不必在标题中写名字，而是在正文右下方的日期之上署名）写计划的基本要求情况分析（制定计划的根据）。包括：制定计划目的——指导思想制定计划依据——指依据什么来制定计划制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的。写计划的基本要求计划开头一般都有一小段前言和事项简述。1.前言，简明扼要说明制定计划的目的或依据，提出工作总任务或总目标。前言常用“为此，今年（或某一时期）要抓好以下几项工作”。并引领表述的计划事项。2.计划事项，是总的计划下面的各个分计划项目。这部分一般应分项写有时，大项目下有小项目，大项目是一个大的方面要做的工作，小项目是在大项目下要做的具体工作。譬如：可分有：经济计划（包括经营指标和进度要求）、财务计划（包括财务预算和成本指标控制）、基建计划（包括项目计划、资金控制、形象进度）、企业管理计划（包括制度建设