商务会议礼仪

LOGO模块五商务活动礼仪第二节商务会议礼仪Yoursitehere会议会议是为实现一定的目的，由主办或主持单位组织的，由不同层次和不同数量的人们参加的一种事务性活动。会议成为商务活动的有机组成部分之一。Yoursitehere会议的类型业务型会议群体型会议社交型会议3行政型会议124Yoursitehere一是办会要认真。奉命办会，就要全力投入，审慎对待，精心安排，务必开好会议，并为此而处处一丝不苟；二是办会要务实。召开会议，重在解决实际问题。在这一前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量与规模，彻底改善会风。办会时的注意事项：Yoursitehere商务会议活动的基本要素1、会议人员2、会议名称3、会议议题4、会议时间5、会议地点6、会议方式7、会议结果Yoursitehere1、会议人员(1)会议主体是指主要策划、组织会议的人员。[微型案例]会议主体成员2005年9月在北京人民大会堂举行的“中国企业兵法高峰论坛”，主办单位是《财富》杂志，承办单位是中国策划协会中国孙子兵法研究院，支持单位为中央军委、中央党校、军事科学院、国务院发展研究中心等，协办单位有北京亚太商盟咨询有限公司、北京中联智创文化发展有限公司等，合作单位是中央电视台经济频道（CCTV2）、中央电视台国防时空（CCTV7）。Yoursitehere(2)会议客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。(3)其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。1、会议人员Yoursitehere2、会议名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。Yoursitehere微型案例：会议名称“湖北黄岗师范学院召开校企合作研讨会”只显示了内容和性质；“可口可乐（中国）饮料有限公司2007年销售会议”则显示了单位、时间和性质；“深圳开发科技股份有限公司第十七次（2008年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质和参加对象。Yoursitehere3、会议议题商务会议的议题是根据会议目的来确定并付诸会议讨论或解决的具体商务问题，是商务会议活动的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。Yoursitehere微型案例：会议议题8月23日方正集团在京召开了主题为“方正软件的全球定位”的第二届方正国际合作伙伴会议，整个会议就围绕“方正集团如何寻求发展之路”而开展。2006年“亚太总裁峰会”的会议议题主要是“繁荣亚太，创新为本”，与会嘉宾围绕高新技术产业、生产服务业、新能源业、制造业等当今世界经济重点产业领域的发展动态、发展思路及创新理念等话题进行讨论。Yoursitehere4、会议时间会议时间是指商务会议的召开时间和会期两方面。会议的召开时间，指的是会议什么时候开始和结束的时间节点。会期通常是指会议期间聚会活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需要的时间段。会议可短可长，少则几分钟、十几分钟，多则数小时，几天，甚至十几天。Yoursitehere5、会议地点会议地点是指商务会议召开的举办地，也可指举行会议活动的场所。为了使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小，交通情况，环境与设备是否适合等因素。Yoursitehere案例：沃尔玛首次全球董事会在中国召开据报道，沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议是在中国深圳召开的。沃尔玛百货有限公司董事长罗伯特.沃尔顿说：“之所以把首次全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛有着双重意义。首先，多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品。此外，我们从1996年起开始在中国开设零售分店。我觉得董事会成员应该亲自到这些店来看看，了解中国这个市场对沃尔玛的价值及重要意义。Yoursitehere6、会议方式即为了提高会议效率，实现商务目的而采取的各种形式或手段。现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视，卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。Yoursitehere7、会议结果即会议结束时实现目标的情况。会议结果可能会与预想的目标一致，也可能与预想目标有一定的差距。会议最好能达到会前预设的目标，如果不能，会议也要求至少要有会议结果，即使只是一个初步的决议或达成初步协议。通常以会议决议的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。Yoursitehere会议前1、约请客人商务会议一般需要约请客人，弄清楚约请客人的姓名、公司名称、主营业务、客人的职务和会议的目的。任何约请必须明确时间、地点和会议对象，要通过一定方式给予确认，重要的客人必须亲自面请，并送交请柬备忘。Yoursitehere微型案例秘书晓霞奉命约请十位客商参加一个商务会议。在约请前，晓霞进行了精心的准备，将每一个客人的基本情况烂熟于心，然后亲自登门一一约请。约请前三个客商非常顺利，可是到第四位客商时，晓霞一下子忘记了客商的姓氏，于是，晓霞径直到了客商公司，故意大声与公司前台秘书攀谈，想套出客商的姓氏，很不幸，客商刚好这时候走进了公司大厅，晓霞一时手足无措。提示：约请客人必须有备而来，避免尴尬。Yoursitehere会议前2、商定流程商务会议主办方应当与受约方进行充分的协商，充分尊重对方意愿，在不损害基本原则的基础上，尽可能就会议流程达成一致，并形成文本加以确认。所有会议流程形成的文本必须在与会代表报到时一并提供。Yoursitehere会议前3、落实会场商务会议要确定好会议时间，包括开始时间，结束时间和每个流程所需要的时间段；要确定好会议的形式，在现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等形式中确定；要根据会场交通便捷、会场客量和环境与设备是否合适等因素落实会场。Yoursitehere微型案例某采购商招标一批计算机软件产品，约请200余家计算机软件供应商，供应商应约来到某地采购商选定的宾馆后，发现没有网线，客商无法上网查询任何信息，引起客商极大的不满。提示：落实会场的同时必须注意相关配套设施与条件。Yoursitehere会议前4、安排座次并列式：主要宾主并列而坐，如果双方都面对正门，具体要求是以右为上。即客人坐在主人的右边。其他随员各从两旁，以右为上是一种国际惯例。Yoursitehere相对式：宾主相对而坐，以正门为准，基本要求远为上，离门远的为地位高者；一进门的右手为上座，通常安排客方。Yoursitehere会议中1、迎候致词商务会议时，主人提前到达，并在大楼正门口或者接见厅，会见室门口迎候。迎候人员为公司负责人和接待负责人。会议中，主宾双方均可致词，一般是主人先致欢迎词，然后由客人致答谢词。Yoursitehere微型案例应邀到甲公司参加商务会议的8位客人陆续到达公司，公司总经理在进入公司所在城市的高速公路出口等候，每接到一位客人就转给随从人员带到公司，8位客人深受感动，商务会议取得了前所未有的成功。提示：迎候表明了一种尊重，一种盛情和一种严谨，这是最好的商业合作伙伴具备的优秀品质。Yoursitehere会议中2、控制节奏商务会议要注意控制会议节奏，围绕会议目的稳步推进，会议主持人要注意对会议的引导，防止会议跑题。Yoursitehere微型案例商务会议进行过程中，甲乙双方就一个合作细节产生了严重分歧，会议一下子陷入僵局，这时主持人迅速转换话题，先就一个双方均感兴趣的问题进行交流，气氛又活跃起来。会议得以有节奏地推进。提示：商务会议一定要控制节奏，但是控制节奏又不能采取过激的方式，只能采取艺术方法妥善解决。Yoursitehere会议中3、会中休息长时间的商务会议会使人疲乏，影响会议效果，会议主持人应掌握会议节奏，注意会中适当休息。休息时，应当设立特定的吸烟区，以自助方式提供甜点，水果和饮料等，休息场所还可以播放一些舒缓的音乐放松心情。Yoursitehere微型案例商务会议会中休息期，秘书小王憋不住想抽烟，又不好意思自己一个人抽，于是，给在场的客商每人敬了一支，并亲自点上火，一时间，会场烟雾缭绕，乌烟瘴气，办公室文主任只得马上打开换气扇，开门，开窗通风透气。提示：休息的方式一定要注意，不能有悖于社会公德。Yoursitehere会议中4、赠礼合影（1）赠礼。参加商务会议的双方致辞后，可以互赠礼品。（2）合影。安排合影位次，主客居中，主人的右侧为上，主要会议人员事先写好姓名，贴在座椅上。Yoursitehere会议后1、回收文件商务会议结束后，对于在会议过程中讨论的各种文本，因为是不定稿，流散出去必然产生与正式文本相互矛盾的不良后果，因此，一定要注意及时，逐份回收讨论文本。Yoursitehere微型案例为了回收商务会议讨论文本，秘书小刘设计了一个控制办法，所有讨论文本的每一页全部标示“未定稿讨论使用”，文件回收效果显著。提示：回收文件是会后议题的重要内容，也是保守商业秘密的需要。Yoursitehere会议后2、礼送客人商务会议结束后，如果没有商务宴请，主人应将客人送至门口或车前，握手道别，目送客人离去后才可退室内。Yoursitehere微型案例顾总经理应邀参加甲公司的商务会议，参加会议期间，顾总经理不幸染病，会议结束时都没有痊愈，甲公司老总安排秘书将顾总经理直接送回家中，顾总经理深受感动。提示：每一位客人都要礼送，要根据每一位客人的实际情况有效礼送。Yoursitehere会议后3、印发纪要商务会议结束后，一定要及时印发会议纪要。会议纪要语言简洁，要围绕商务会议取得的成果叙写，对会议明确的合作意向要明确到合作期限，合作当事人和各方的权利义务等，纪要完成后要提交会议各方签字生效。Yoursitehere微型案例甲乙两个公司达成了一个合作意向，甲公司秘书迅速拟写了一份会议纪要，经过甲公司老总签署后马上进行了印发，乙公司老总知悉后十分生气，终止了与甲公司的合作。提示：商务会议的纪要必须各方同意，否则缺乏效力、影响实施。Yoursitehere会议后4、致函答谢商务会议结束后，作为训练有素的接待人员，应当以公司的名义，对每一位参与商务活动的人员及时致函表示谢意，并对会议召开期间的不足表示歉意。致函由老总签发，印制精美，并附有公司标识，这样可以展现公司对商务会议的慎重态度。Yoursitehere微型案例甲公司召开的商务会议因为客商太多，秘书在致函答谢时，误装了两份答谢函，产生了很不好的影响，给客商留下了工作马虎的不良印象。提示：礼仪工作无小事，商务会议应当与其他会议一样，力争做到完美无缺。Yoursitehere展览会礼仪明确展览会的主题。只有主题明确才能对所有展品进行有机地排列组合，充分展示展品的风采。搞好展览整体设计。展览场地、标语口号、展览徽志、参展单位及项目、辅助设备、相关服务部门的设置和人员安排、信息的发布与新闻界的联络、对工作人员的培训等。Yoursitehere展览会礼仪成立对外新闻发布机构。展览过程中往往会发生许多有新闻价值的东西，就需要有关人员以敏锐的观察力去挖掘，分析并写成新闻稿件发表，以扩大影响。同时，组成专门机构，专门负责新闻发布的计划，如确定发布内容，发布时机，发布形式等。进行展览的效果测定。设立观众留言簿、召开座谈会听取反馈、检验公众对展品的留意程度等。Yoursitehere微型案例2007年上半年，北京举办了国际数控产品展，德国西门子公司提供了相应的赞助，所有门票全部由西门子公司提供数控技术支持。参观者凭特制的入场券，刷卡后自动放行，参观者得以进入，既控制了人流量，又推介了西门子公司及其新产品。提示：数控产品的会展以数控产品作为门票，将高科技和会展主题产品化，便于参观者保存，提升了会展品味。Yoursitehere主持人礼仪：是展览会的操纵者，应该表现出决定性人物的权威性。讲解员礼仪：热情礼貌地称呼公众，语调清晰流畅，语速适中，让公众听懂。介绍的内容要实事求是，着