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商务书信是公司或企业间保持商务联系的重要手段，公司或企业可以通过商务书信的方式进行一定的商业活动，比如询价，报价，还价，订货，交货，支付，索赔，理赔，代理等。商务信函的词汇特征1.商务信函多采用礼貌客气的语言Wewelcomeyourfaxinquirytodayandthankyouforyourinterestinourproducts.欢迎贵方今天的传真询盘并感谢贵方对我方产品感兴趣。Muchtoourdelight,ourmanufacturershaveagreedtoadvancetheirdeliverytoyou.很高兴地通知贵方，我方的供货商已经同意提前发货给贵方。商务信函的词汇特征Aftercarefulconsideration,weregrettosaythatwecannotbutdeclinethesaidorder.经过认真考虑，很遗憾，我方不得不谢绝贵方的上述订单。Yourcompliancewithourrequestwillbehighlyappreciated.如果贵方能满足我方要求，我们将不胜感激。商务信函的词汇特征2.在代词使用方面，商务信函采用个人参与（personalparticipation）模式。Ifyoucouldmakeareductionby10%inquotation,wehaveconfidenceinsecuringlargeordersforyou.如果贵方能将报价降低10%，我方有信心为贵方获得大批订单。Apparently,ourshippinginstructionswerenotclear,withtheresultthatthewrongarticlewasshipped.商务信函的词汇特征显然，由于我方装船指令表达不清，导致贵方发错了货。3.商务信函多使用书面语advaloremduty从价关税atsight即期bonafideholder(汇票等)善意持票人forcemajeure不可抗力proformainvoice形式发票商务信函的词汇特征价格术语CIF;FOB;CFR支付与结算L/C信用证;D/P付款交单;D/A承兑交单;B/C托收票据；运输B/L提单LCL拼箱货FCL整箱货商务信函的开首语1．我们高兴地收到贵方2004年4月30日来函。Wehavepleasureinacknowledgingthereceiptofyourletterofthe30thApril.2.谢谢贵方4月30日的询盘，并已获得我们充分注意。Wethankyouforyourenquiryofthe30thApril,whichhashadourbestattention.3．我们收到您4月30日第M8301号来函。WeareinreceiptofyourletterRef.M8301datedthe30thApril.4.我们收到贵方上月1日来函及附件。Weacknowledgethereceiptofyourletterofthe1stultimowiththeenclosure.5．贵方上月22日来函及所附订单第212号一并收到Yourletterof22ndultimo,togetherwiththeorderNo.212enclosed,hasbeenreceived.6．我们收到贵方5月3日来函及所附的订单356号，谢谢。WeacknowledgeyourletterofMay3enclosingorderNo.356,forwhichwethankyou.7．收到贵方7月31日来函及所签回的售货确认书21850号一份。Weareinpossessionofyourletterofthe31stJulyenclosingacounter—signedcopyofourS/CNo.21850.商务信函结尾语1.殷切地等待贵方早日答复。Weareawaitingyourearlyreplywithinterest.2.我们将感谢贵方的迅速答复。Yourpromptreplywillbeappreciated.3.对于您在这方面的密切合作预致谢意。Thankyouinadvanceforyourclosecooperationinthisrespect.4.希望收到贵方关于进一步消息的回信。Wehopetoreceiveyourinformationbyreturnofpost.5.我们将感谢贵方对上述各点迅速加以注意。Yourpromptattentiontothesaidpointswillbeappreciated.6.我们将乐于收到贵方来函，并保证给予充分注意。Weshallbepleasedtoreceiveyourletterandassureyouofourbestattention.7.请放心，我们将尽一切努力以满足贵方的要求。Pleasebeassuredthatweshallsparenoefforttosatisfyyourrequirements.询盘（MakingEnquiries）询盘，也叫询价或索盘，是买卖双方交易磋商的开始。按内容划分，询盘分为一般询盘和具体询盘。前者指关于商品目录，价格单和样品的一般询问；后者指买卖双方有了比较明确的意向后关于某种具体商品的价格，包装，交货期，付款方式的询问。按双方交易历史划分，可分为首次询盘和非首次询盘。DearSirs,Weareatradecompanyspecializinginimportandexportofvariouscommodities.WelearnedfromTradeGuidefortheMillenniumthatyouarealeadingexporterofofficeequipment,andarenowwritingtoseekmoreinformationaboutthetypesofequipmentthatyoucanoffer.Wouldyoupleasesendusyourlatestcatalogueandprice-list?Wehopethatthiswillbeagoodstartforalongandprofitablerelationbetweenus.Yoursfaithfully,敬启者：我们是一家专门从事货物进出口业务的贸易公司。我们从《新千年贸易指南》得知，贵公司是办公设备出口大户。遂去函希望了解贵公司更多的产品详情。能否给我们寄来最新的（商品）目录和价目单？我们希望这会成为和贵公司长久互惠关系的良好开端。敬上（谨上）报盘（MakingOffers）报盘函是指卖方在接到买方询价函后，向买方报价，介绍商品情况，提出交易条件（如商品数量，价格，付款方式，交货日期等）时所写的一种商务书信。根据报盘时有无规定期限来分，报盘有实盘（FirmOffer）和虚盘(Non-firmOffer)。实盘函中报盘人提出报盘的有效期限，在有效期内报盘人不得随意改变和撤回报盘内容。没有限定期限的称为虚盘，虚盘对买卖双方都没有约束力。DearSirs,ReferringtoyourletterofSeptember12enquiringforourvacuumcleaner,weareofferingyou32,000“BrightMoon”Brandvacuumcleaners,atUSD22perpieceCIFVancouverforshipmentinNovember,2003.PaymentistobemadebyD/Patsightandwehopethatitwillbeacceptabletoyou.Theofferisfirm,subjecttoyourreplytouswithin5days.Theillustratedcataloguesenclosedwillshowyouexactlysizesanddesignsofourgoods.Inviewofourlongandfriendlyrelations,thepricewehavequotedyouisalreadythemostfavorablepriceandnocounter-offerwillbeentertained.Yourimmediateconfirmationofourofferisanticipated.Yoursfaithfully,敬启者：鉴于贵公司9月12日来函询购真空吸尘器，我们现提供32000台“明月”牌真空吸尘器，每台22美元，CIF温哥华价，2003年11月装船。我们要求以即期付款交单方式付款，希望贵方能接受。此报盘为实盘，以贵方5天内回函确认为准。在附寄的彩页目录中，贵方将能看到产品确切的规格和设计。鉴于我们之间长久友好的业务关系，我方给出的已是最优惠报价，将不接受还盘。期望贵方能尽快对我们的报盘进行确认。敬上还盘（Counter-offers）买方在卖方报盘后，对其提出的交易条件感到不能接受或不能完全接受，为了进一步磋商交易而对不接受的条款提出修改意见的信函。有时一笔交易的达成会经过报盘，还盘的多次往来才能成功。DearStephen,WethankyouforyourofferofMarch26andforthesamplesyoukindlysendus.Weappreciatetheremarkabledesignsandthegoodqualityofyourproducts,butthepricesyouquoteaboutkidsjacket(USD10.80/pc)andkidspants(USD8.00/pc)aretoohighandwilldepriveusofanyprofit.Sowesuggestthatyoumakesomeallowance,say10%onyourquotedprices.Webelieveyourallowancewouldhelptointroduceyourgoodstoourcustomers.Hopetohearfromyousoon.Yourssincerely,CherryWang亲爱的史蒂芬：感谢你3月26日给我们发来报盘及相关样品。虽然我们很欣赏你们产品的非凡设计和良好品质，但是，你们儿童夹克（每件10.80美元）及童裤（每件8.00美元）的报价太高了，按此价格销售的话，我们将毫无利润。因此我们建议贵方能给予一定的优惠，比如说在原报价基础上给10%的折扣。我们相信你们的折扣将使我们更好地向客户推荐你们的产品。盼早复。切瑞.王敬上