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HowtoWriteanEmail商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。Introduction•WhatisaGoodBusinessEmail?•Agoodbusinessemailisonethatcanclearly&effectivelydeliveryourintention,meaning,background/orreason.永远牢记商业书信不是在写情书，应该明确地点明你的来意。客套话能省即省。Whyaregoodbusinesswritingskillsimportant?1.Customersseeyourwritingmorethantheyseeyou.2.Goodwritingskillsshowthatyoureallycare.3.Goodwritingskillscontributemoreforcefullytoarguments/persuasion/selling.4.Goodwritingskillsreduceriskoflosingacustomerordamagingacustomerrelationship,andfostergoodrelationshipswithcolleagues.许多原地的客户虽然通了无数的Email，但彼此可能未曾谋面。因此一份合宜的商业书信不但可以帮助你建立正面的形象，也可以避免因语言隔阂造成争端而上级与客户间的友好关系。Ifyouwanttoincludeseveralpeople,puttheextraemailaddresseshere.Ifyouwanttoincludeseveralpeople,puttheextraemailaddresseshere.DearProfessorWeishaar,MynameisLeeHana,andItakeyourEnglishReadingandWritingclassonMondayandWednesday.Ihaveaquestionaboutourrecentassignment.AsIunderstand,thetaskistowriteanappropriateemail.IsitalrightifIchoosethetopic?I’dliketowriteanemailtosaythankyoutomyEnglishDiscussionandPresentationprofessorbecauseshehelpedmesomuch.Ilookforwardtoyourresponse.Regards,LeeHana商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则：Correctness正确由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。Conciseness简明简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。Completeness完整商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。Clearness清晰例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例1中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。Courtesy谦恭商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则1、亲切自然：可以用We就不要用You每一封email往来，都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」，于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈，只不过交谈的界面是e-mail。用我／我们做主词，这样才能让email读起来热情、友善，像朋友交谈那样简单自然，亲切又人性化。官样e-mail：Yourmailhasbeenreceived.亲切e-mail：Ihavereceivedyourmail.官样e-mail：Yourcomplaintisbeinglookedinto.亲切e-mail：Wearelookingintoyourcomplaint.2、一针见血：可以清楚就不要模糊写email最忌讳文绉绉，要打电话给人就用call，要去拜访人就说visit，不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。模糊字：contact清楚字：call／write／visit模糊字：soon清楚字：byMarch153、言简意赅：可以一个字就不要两个字大部份商业人士跟你一样，每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容，请毫不留情的舍弃。冗长句：Thepaperjamhadtheeffectofadestructiveforceonthecopymachine.精简句：Thepaperjamdestroyedthecopymachine.冗长句：Wehaveenclosedabrochurewhichshowsfurtherdetailsofmanufacture.精简句：Theenclosedbrochureshowsfurthermanufacturedetails.4、语汇朴实：用对方看得懂的关键字每个行业都有自己的行话，写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话，也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。迂回句：Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation.朴实句：Wehopetohavetheopportunitytoworkwithyouinthefuture.迂回句：Thechoiceofexogenousvariablesinrelationtomulti-collinearityiscontingentuponthederivationsofcertainmultiplecorrelationcoefficients.朴实句：Supplydeterminesdemand.5、有技巧的表达：永远让人觉得you'rehelpful同样一件事说法不同，得到回应就不同，有技巧的说法让人乐于为你效劳。拙劣说法：Obviously,ifyou’dreadyourpolicycarefully,you’dbeabletoanswerthesequestionsyourself.漂亮说法：I'mgladtoclearupthesequestionsforyou.拙劣说法：Inordertocompletetheclaimyoumade,simply..漂亮说法：Tocompleteyourtransaction,..6、下一个专业的信件标题许很多人没有意识到，e-mail的标题是很重要的一部分，邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。如果标题没有内容，看起来像群组垃圾邮件，命运就是直接进入垃圾桶。不专业标题：Howareyou?专业标题：Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasImports不专业标题：Canweworktogether?专业标题：Proposal:BrightIdeasImports—ABC'sPartnershipOpportunity常见的商务英语电子邮件：①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②主题③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。电子邮件礼仪---让我们高效的沟通收件人、抄送和密抄•收信人地址的填写方式有三种：“收件人（To）”，“抄送（CC）”和“密抄（BCC)”，也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是，事实往往出人意表。–To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。–而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。–而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合，不建议使用。–只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源–TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列、按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!标题•主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，要引人注目、意思明确，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1.一定不要空白标题，这是最失礼的2.标题要简短，不宜冗长，不要让收件人邮箱用…才能显示完你的标题3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理5.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE或者答复答复一大串。称呼与问候•恰当地称呼收件者，拿捏尺度–邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。–如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。–不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。–Email开头结尾最好要有问候语：最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”、“顺颂商祺”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。正文•Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。•正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。•注意Email的论述语气，根据收件人与自己的熟络程