如何开好例会

如何开好例会例会要注意以下六个要点：•一、充分做好会前准备。•二、开会时要带上笔和笔记本，认真做好会议记录。•三、要讲究开会效率。•四、请示工作先要有建议腹稿。•五、指令明确，切忌拖泥带水。•六、及时形成会议纪要，下发传达。充分做好会前准备•与会人员要根据上次会议精神，充分做好会前的各项工作汇报，决不可临时抱佛脚，以免汇报前准备不足，以致开会时一问三不知。另外，在汇报工作时，要突出重点，言简意赅，切忌想一句说一句，发言断断续续，含糊不清，从而影响整个会议的质量。汇报中，还不能仅局限于汇报上次会议落实、完成情况，还要简要报告本部门当日和今后几日的工作安排和工作计划开会时要带上笔和笔记本，认真做好会议记录•这是开好例会的基本要求，所有管理人员务必养成这种好习惯，决不能在开会时匆匆忙忙临时撕几张纸应付。要讲究开会效率•开例会也必须追求高质量、高效率。因此，例会召开的时间不宜太长，一般以60-90分钟左右为宜，决不能开成临时讨论会，以致一体不着边际而延长会议时间，影响各部门的正常工作。请示工作先要有建议腹稿•申港的例会上，对一些需公司领导决策的事宜，事先没有做好充分准备，只是把问题或矛盾简单上交，没有向领导提供相应的建议，这很不好，应该至少准备两种方案供领导抉择。此外，部门之间需协调的事项，最好在例会召开前先协调，以免大事小事都放在会议上提出。因为，会上要解决的问题必须是部门之间协调不成的事务，而并非事无巨细都要摆在会上讨论，如此，不仅会延长会议时间，而且间接暴露了当事者欠缺良好的管理素质与水准。指令明确，切忌拖泥带水。•主持会议者在布置工作或指令时，要果断明了，不能模棱两可，优柔寡断。对个别需要调查核实或讨论决定的事宜，若一时不好决策，可以另约时间确定，不能过多占用会议时间或展开无准备、无计划的讨论。及时形成会议纪要，下发传达•例会结束后，应该依据会议上所布置的各项工作和任务形成会议纪要，并及时打印、下发到各部门贯彻落实。俗话说：“好记性不如烂笔头”。有些公司在会后正因为没有将会议内容形成纪要分发传达，以致造成各部门工作要么执行力度不够，要么贯彻中有偏差，导致工作被动或解决问题时未能掌握好主次轻重，所以，此事应引起我们高度重视，疏忽不得。目的:•理解例会的重要性•掌握开好例会的要领讨论：•为什么一定要开好例会？小结：•会议是申港管理不可缺少的有效方式之一•开好例会是基层管理者综合能力和水平的集中体现•好的例会可以发现问题并找到最佳的解决途径怎样的例会可以称作“好”？•讨论•站在管理者的角度1.不断增进和引证管理者的威信2.能够客观的发现问题并解决问题3.能够集思广益、广开言路，收集更多的信息，改善工作4.能够达成共识及会议召集者的目的•站在员工的角度1.员工需要培训，需以例会的形式来解决2.员工能积极的参与3.促进员工来改善工作小结：•好的例会主题明确、有效、发现并能解决问题我们以往例会存在的问题•讨论、思考常见问题：•作为任务，不得不开•不知道怎么开好它，反正我要开会，大家就坐下来听我的•开会就是下任务、命令、传达文件；或者是上课，培训－－我念稿子，大家记•独角戏或者众说纷纭，无果而终•管得松点儿，就不开了如何开好例会•召开者的因素：•1、意愿度－－我是否一定要开好这次会议？•2、充分的准备－－我事先为这次会议作了多少安排？（案例）理解、心理准备、计划、主题、材料、案例、•3、控场－－时间的分配要合理、调动员工的情绪及参与感、调节气氛•4、总结－－强调今天的重点是什么，给大家一个工作的方向小结•扬长避短、把以后的例会开的更好与会者的因素：•1、意愿－－认为会议是必要的，将帮我们解决一些问题•2、关注点－－议题中有我关心和感兴趣的内容•3、积极参与－－我有机会表达意见，并被尊重;我的建议和行动能得到关注和认可小结员工的积极参与，增强了会议的互动性，能使双方达成共识，可提高例会的效果几点建议•1、明确双方的意愿－－我为什么一定要开（好）会，与参会者的参与点（利益）在哪里？•2、明确会议的主题和目的，并始终坚持该主题•3、让每一个声音都有机会•4、引导每个人最大程度地接受主题目标•5、结束时至少达成一个以上的决议例会话术•1、打破冷漠－－从沉默者最熟悉、且必然有积极反馈的话题开始•2、常用词的规范我－－我们你－－对方的名字／昵称你们－－大家任务－－目标讲、说－－分享•3、用肯定性的语言是的、非常好、我们可以、好建议、我相信、我的理解是、我来负责、–总结一次好的例会能够调动员工的积极性，能够明确时段内的工作目标，交流正确的工作方法，全面推动工作。»谢谢您的聆听！