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150%時間,100%成效時間管理技巧24/8/20102前言•每人每日都同樣地有24小時,有些好像忙碌一整天都做不完,有的則圓滿地,甚至超額完成工作，關鍵在於甚麼?•有關時間管理的技巧，希望跟大家分享一下。3培訓大綱•前言•小組討論•目標的設定與計劃•做計劃的準則及技巧•善用每分每秒的技巧•規劃備忘綠•活用時間的15個守則•提昇「時間密度」的7個技術4小組討論以下是一天工作要處理的事項1.教下屬工作2.處理上司/老闆交辦的工作3.完成行政部/其他部門要求工作4.處理下屬出糧問題5.個人網上申購6.現金單的報銷5你會如何安排以上工作?嘗試用表列出。在安排時,你會以甚麼準則去安排?工作排列次序安排理由教下屬工作處理上司/老闆交辦的工作完成行政部/其他部門要求工作處理下屬出糧問題個人網上申購現金單的報銷6你會如何安排以上工作?嘗試用表列出。在安排時,你會以甚麼準則去安排?工作排列次序安排理由教下屬工作處理上司/老闆交辦的工作完成行政部/其他部門要求工作處理下屬出糧問題個人網上申購現金單的報銷7你會如何安排以上工作?嘗試用表列出。在安排時,你會以甚麼準則去安排?工作排列次序安排理由教下屬工作處理上司/老闆交辦的工作完成行政部/其他部門要求工作處理下屬出糧問題個人網上申購現金單的報銷8設定目標•第一----該做甚麼事?•第二----如何去實踐?以上都是重要步驟,換句話說,即「設定目標」9目標的作用及重要性•「目標」,不單是方向,更是一盞燈。有燈你就不會亂衝亂撞,做決定會變得干脆,因而不會浪費時間及精力，亦有效地消除不明朗,不知所措所帶來的緊張及壓力。10目標的特質•「目標」:一定是有期限去完成,而且是具體及可行的。•沒有期限,無辦法完成,因為你沒有時間規範,是完全沒有推動力去完成。•不具體,就沒有準則去實行。•不可行,就完全沒有自信心去完成。•「目標」是必須是可實行，否則那個只是一個「願望」,而不是「目標」11「計劃」對於「目標」是很重要的。12這是一個價值兩萬美金的顧問意見•一間著名鋼鐵公司的總裁，因為事務繁忙而無法好好的管理自己的時間，於是向著名的顧問幫忙。想知道兩萬美金的建議內容是甚麼?「今後時間管理之進行方式」•入睡前，去回想翌日要處理的各種事情•順着優先次序寫下來，只需要寫6項•翌日上班時,把紙放在口袋中,再去上班•抵達公司後，按次序逐項完成13•這總裁本着已付錢就儘管試試的心態去按之而行,結果發現工作效率真的改善了,雖然6項都完成是少之又少,那最起碼他完成了最重要的3-4項。•自此之後,他將這方式都帶到公司各員工的工作上,全體工作效率都得以提昇14制定計劃的秘訣•整體展望---每做一件事,或每天開始工作前，嘗試一下先站後一步，看一看眼前比較寬的畫面，即是嘗試去了解同控制自己的立場、責任範圍、應做的事及工作全面的狀況等,這樣子，就可以更快決定到工作的輕重及次序。15「80/20法則」16「80/20法則」•要實行此法則，必須有「今天該做甚麼事」(DAYPLAN)的計劃。而且必須在前一天就決定好隔天應做甚麼事。這樣就不用每天工作開始時無從入手。17計劃的優先順序•緊急事件•對方優先的事項•當日的中心業務•非緊急事項18例子以下是一天工作要處理的事項1.追數2.跟進新同事銷售技巧培訓3跟店同事玩遊戲,要提款頒獎4客人投訴跟進5.準備明天開會要交的報告19如何排列先後次序?1.教下屬工作2.處理上司/老闆交辦的工作3.完成行政部/其他部門要求工作4.處理下屬出糧問題5.個人網上申購6.現金單的報銷20教下屬工作當日的中心業務,而且必須要專心完成處理上司/老闆交辦的工作對方優先的事項完成行政部/其他部門要求工作對方優先的事項處理下屬出糧問題對方優先的事項個人網上申購非緊急但重要事項,可利用時間來處理現金單的報銷非緊急事項,可利用空餘時間來處理分析21備份計劃(BACKUPPLAN)22備份計劃(BACKUPPLAN)•至少要達到某程度的一個次要目標。•假如一次定下的目標真的無法完成,信心必然會被打擊,熱情亦都會被削弱,計劃一個次一級又離不遠的目標，可以令達致目標的動力得以繼續。23記憶備忘•寫下來是最好的記憶良伴。‘Outofsight,Outofthemind’,尤其是一些零碎的事情。不寫下來就忘記得一乾二淨。24善用每分每秒的技巧•很多人都想做這事情,又想做那事情。但往往到真的要進行,實行時就會說「無時間」「好忙」,但其實只要有心及積極去找,時間還是可以擰出來的。25「清晨時間」•利用這時候,不論整理工作,或整理心情、思緒都是很有效。原因是這時候頭腦是最清醒的,亦都是最沒人打擾你的時候。做任何事都是較暢通無阻•你或者會說,下班後那不也是私人時間嗎,但到那時候已經是身心都很疲累,如要再做一些決策性,籌劃性的工作,效果都會自然較差。•可以由15分鐘開始,之後逐漸加長時間,漸漸地,時間就會變得多了。26「可用時間」的活用法•大家在計劃時間是,都總會有一些時間上的空檔,例如會議與會議之間的1小時,這些時間都是自由的,可讓你靈活安排一些「個人的」或者係「工作上的」事情。別小看這些時間可能是零零碎碎的,積少成多,加以善用的話，不作無謂的浪費,這就是所是大家所謂無時間中的「時間」了•同樣地,不要在「可用時間」的當刻才去決定處理甚麼事。這樣做只會在無聲無色間,把這1小時放走了~~~~因為作決定一般都是優悠寡斷、心大心細。除非你是一個果斷的人,否則都是早一天去做計劃吧。•再微細一些就是零頭時間。可能只有15至30分鐘,如能有效地在這上空隙中處理事情,誰敢再說「我無時間」…….27規劃備忘綠28活用時間的15個守則•將「日常例行事務」集中後,一口氣完成•重要的工作在中午前完成•所有工作都要設限期去完成•較困難工作要首先去處理•簡單工作放到最後•常檢察討時間障礙物•隨手有本「靈機一觸」記事簿•工作都要停在可完成的段落•設定休息時間•可授權,可委任的工作就交其他人去處理•要懂得SAYNO•今天的事今天做•不要太過追求完美,要每項每個細節都要做好,養成處理必要工作為先的習慣•把每天的工作都計劃在能力範圍內•想一想才去做29提昇「時間密度」的7個技術•一心多用主義VS一心一意主義•特意把工作期限設定得較短•以「時間鎖」管理黃金時間•把「馬上辦/馬上做」變成習慣30一心多用主義VS一心一意主義31•「電話計劃」----在講電話前,要記下所有你要問的事情,不要打一次電話問一個問題•3個分類委任工作的準則---1/可完全委以他人,不需作任何事後報告。2/必須要事後報告的。3/只需事前認可,不必再事後報告的工作。這不但可以節省時間,更可同時培訓下屬,增強他們的責任感•每天工作前花4分鐘大約地計劃流程32總結•付諸行動----「計劃」就一定要實行,所有事情都是「不為也,非不能也」。•多說肯定、正面的言語,不要老是說「我不行的」•多作自我鼓勵，每天開始工作前都跟自己打打氣。•有恆心、有堅持和毅力,使之習以為常,時間管理就可成生活及,工作的一部份,一點都不吃力了!!