第十五章 电算化会计系统设计

1第十五章电算化会计系统制度设计第一节电算化会计核算系统设计第二节电算化会计系统组织管理制度设计第三节电算化会计系统安全控制制度设计2第一节电算化会计核算系统设计一、会计科目设计二、会计凭证设计三、会计账簿设计四、会计报告的设计3一、会计科目设计固定明细科目顺序编码半变动明细科目分组编码按业务核算的内容编码变动明细科目不宜采用数字代码，仍使用汉字较好。根据会计电算化的特点以及企业会计信息系统的要求，增减某些明细科目的设置。明细科目编码设计：4（一）自制原始凭证的设计操作人员根据原始凭证的内容将数据通过键盘输入到计算机中将数据通过一定的机器可读媒体输入计算机电算化会计系统中，可充分利用原始凭证代替记账凭证，直接将会计数据输入计算机。两种输入方法：二、会计凭证设计5（二）记账凭证的设计应采用复式记账凭证，最好采用简单会计分录记账凭证上的原始数据要完整，应包括某项经济业务所要求处理的全部内容记账凭证可手工编制可计算机编制6三、会计账簿设计（一）总账文件的设计（二）明细账文件的设计（三）日记账文件的设计7（一）总账文件的设计总账文件的设计建立期末余额文件建立全部记录文件并累计登记账簿格式可简化，仅需设置会计科目代码、期末余额棋盘式账簿8（二）明细账文件的设计管理需要登记方式设置方式代表只需了解借贷发生额和本期余额累计登记固定资产、产成品、材料等提供本期发生额每一次登记的业务详细资料及当前余额逐笔登记与建立全部记录的总账文件设置在一起，并按明细科目代码建立数据库检索文件制造费用、管理费用等经常变动，不便编号分类登记按一级总账科目设文件名，以明细科目汉字代码为标志分类记录，并建立检索文件应收款、应付款等按一级总账科目设文件名，以其所属的每一个明细科目代码设置记录9（三）日记账文件的设计可采用顺序文件形式建立现金和银行存款日记账文件，一般按月设置、按日打印输出10四、会计报告的设计报表设计与账簿文件设计联系起来企业内部报表可适当详细一些企业内部报表可适当增加种类内容和报送的次数报表文件格式和编法应作出统一规定建立报表审核制度11一、电算化会计系统组织结构及岗位责任制设计（一）电算化会计系统组织结构设计（二）电算化会计系统岗位责任制设计第二节电算化会计系统组织管理制度设计12（一）电算化会计系统组织结构设计财务部门与信息中心（计算中心）并列财务部门下设计算机应用组不设独立的信息部门，财务部门内仅配以专职维护员、操作员一般适用于大中型企业过渡形式主要适用于小型企事业单位13（二）电算化会计系统岗位责任制设计Ⅰ岗位基本职责适任人员系统管理员负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行；负责组织和监督系统运行环境的建立，以及系统建立时的各项初始化工作；负责协调系统各类人员之间的工作关系，规定机构内各使用人员的权限等级；负责系统各有关资源的调用、修改和更新的审批；负责做好系统运行情况的总结，提出系统更新或修改的需求报告等。可由会计主管兼任，也可指定专人担任。但要注意，不能由软件开发人员（包括系统分析师、设计人员、编程人员）担任。系统操作员有权进入电算化会计系统调用系统的全部或部分功能，但不能调用非自己权限内的功能；负责系统的数据登录、数据备份和输出凭证、账表的打印工作；严格按照系统操作要求进行部分会计数据处理操作；负责系统维护操作，包括各环境库的修改和更新操作等等。一般由经过计算机和会计两类训练的会计人员或计算机专业人员担任，但不能由系统开发人员担任。数据分析员主要负责会计信息的分析、整理工作，并负责向管理层提出参考性意见。此岗要求熟悉会计业务，有经验，达到会计电算化中级知识培训水平。14（二）电算化会计系统岗位责任制设计Ⅱ岗位基本职责适任人员数据审核员负责对输入各种凭证单据的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性审核，对不合要求的退回有关人员更正，再行审核；负责对计算机输出各种凭证、账表的审核工作，不合要求的返回不签章。要求熟悉本单位全面的会计业务并具备一定的计算机知识，可由主管会计兼任。系统维护员负责系统的安装和调试工作；负责定期检查系统运行情况，对运行中软件、硬件故障及时进行排除，对由于故障而产生的数据混乱丢失等情况负责恢复工作；负责各种共享代码设置及维护工作等等。要求具备计算机和会计知识，经过电算化中级知识培训，能熟练地编制程序，了解所用软件的结构，可由软件开发人员或相应的合格人员担任。档案管理员负责系统的各种开发文档、数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的备份和存档工作；负责各类数据、账表、凭证、资料的安全保密工作。要求具备计算机常识，如软盘的使用与保护等，一般应由能做好安全保密的人员担任。15二、会计电算化操作管理制度设计操作人员职责操作规程其他操作管理制度（如操作日志制度）各类操作人员操作基本规范，数据输入操作规程，计算机计算、转录及查询操作规程操作人员权限16操作人员权限系统管理员权限较大，但不能调用系统的源程序及详细的技术资料。系统维护员只能对系统进行管理和维护，不能从事系统的任何操作使用工作。除系统维护员外，其他人员不得直接打开库文件操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和库文件结构。未经许可，除档案管理员之外的其他人员不得擅自复制、修改和带出存档的数据、账表、凭证及其他资料。17一、计算机软、硬件安全控制制度设计经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性健全必要的防止计算机病毒的措施第三节电算化会计系统安全控制制度设计18二、会计数据安全控制制度设计数据存贮控制制度数据丢失或非法修改的防范制度数据备份控制制度数据删除控制制度数据恢复控制制度19复习思考题1．电算化会计核算系统设计的主要内容？2．总账文件的建立主要有哪两种方式？3．电算化会计核算系统中，在设计会计报告时主要注意哪些问题？4．电算化会计系统的组织结构通常有哪几种形式？优缺点如何？5．电算化会计系统中应设置哪些岗位？各有哪些责任？6．会计电算化操作管理制度设计的主要内容？7．软、硬件安全控制制度设计的主要内容？8．会计数据的安全控制制度设计的主要内容？