1讲义-Word3部分

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职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程通用讲稿用Word提升职业化文书处理能力主讲人:通用讲稿主要内容•行文流程与技巧•快速规范化行文•字表图混合编排职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排2第一部分——行文流程与技巧行文的准备过程内容的输入过程文字的编辑过程修饰和排版过程文件的保存过程内容的输出过程对齐方式段落缩进边框背景项目符号文字段落常规打印特殊打印规则对象操作原则原则技巧校对常规保存另存为I型光标、空格、回车键输入状态切换、键盘应用错误提示、自动更正、替换字、词、句、段、全文移动、复制、删除对象、工具、状态命名、覆盖定位、更名、变类型针对段落首行、悬挂、注释文本、段落、页符号、编号、多级常规、特殊选择、份数、其他Word工作环境行文类型及纸张规格人机交流方法职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排3文字内容的输入过程输入原则输入技巧输入控制定位:三种“I”型光标的作用空格键:乱版现象与解决方法回车键:作用与使用原则中文:中英文键盘切换汉字输入方法行文速度几输入输入法使用:添加多语种键盘英文:常规规则大小写设置拼音(微软拼音输入法2003)表形(五笔字型)手写(微软拼音输入法2003)语音(微软拼音输入法2003)删除字符:添加新段落:移动输入点“退格”或“键”“回车”键“方向”键(上下左右)职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排4文字内容的更改及正确率控制错误提示及更正简繁体汉字转换中外文互译中文:分词与错别字英文:拼写与语法自动更正:习惯性错误或成、短语批量替换:针对相同错误统一更正启动翻译状态:Shift+Alt+F7(Alt+左键)选择翻译语种:切换翻译方式:替换翻译结果:切换方法:特点:习惯用语自动翻译示例:信息=资讯职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排5选择操作对象与编辑操作编辑对象与选择技巧常规编辑操作移动复制删除/插入其他技巧鼠标法菜单法图标法快捷键法右键法多窗口编辑连续/间隔取值剪贴板智能标记显示切换编辑字符文档Ctrl+A全选Ctrl+X剪切Ctrl+C复制Ctrl+V粘贴Alt+Tab切换窗口职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排6关于段落的修饰段落对齐方式段落缩进(正文)边框与背景(分隔)项目符号与编号居左、居中、居右两端对齐(概念)分散对齐(用途)首行缩进悬挂缩进注释缩进项目符号项目编号多级符号常规段落用途条款法规段落说明内容段落段落加框及变型文本加框及作用页面加框及技巧活泼可爱特点严肃认真层次分明小技巧:格式刷职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排7页面整体排版技巧文稿预览版式控制其他版式简介切换视图及预览方式双页阅读版式纸张的方向页边距调整页眉和页脚分栏版式中文版式文字方向框架和主题切换视图设置眉脚信息特殊眉脚设置常量变量图形奇偶不同首页不同水平/垂直全文/插入点职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排8文件的保存过程保存另存为其他保存简介命名保存针对新文件覆盖保存针对旧文件更名保存改变文件的名称定位保存将文存入指定位置类型保存改变文件保存类型模板、文本……加密保存加密类型、设置密码备份保存定时保存默认位置版本保存用于保存每修改的内容存为Web用于网上阅读职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排9打印文稿内容常规打印选择打印特殊打印只打印文章中若干页面通过“打印”对话框设置连续页为“-”;间隔页为“,”逐份/逐页打印压缩打印奇/偶页打印首次打印工具栏上的“打印”按钮职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排10第二部分——快速规范化行文(核心重点)专业文稿对版式的规范要求用“样式”规范同一文稿中同类对象的格式样式的作用样式的创建和管理方法样式的使用技巧用“模板”规范同类文稿的整体风格模板的作用模板的建立和管理方法模板的使用技巧简介样式的扩展应用纲目结构编辑自动生成目录发送文稿结构生成演示文稿职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排1111专业文稿对版式的规范要求一级标题:四号黑体居左二级标题:小四号宋体居左三级标题:小四号楷体居左正文:四号宋体首行缩2字两端对齐落款:小四号楷体针对26字符居中命名与热键标题1F2标题2F3标题3F4正文落款F9文章标题:二号黑体居中职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排12样式与段落格式样式的作用样式的创建方法样式的管理使用样式借反存改命名借改删改样式(或参数)将常用样式名设置为通用样式名(添至模板)设置样式热键(快捷键)用样式热键快速修饰文稿格式(弹琴法)快速改变文稿的整体风格(匹配法)利用样式处理、查看文稿结构(大纲、结构图法)用样式功能边输入边完成修饰(点名法)修改法适合于标题段落命名法适合于特殊段落匹配法适合匹配已修饰对象简化重复性修饰操作统一同类段落(或对象)的整体风格为后续自动化编修操作提供必要手段选择修饰对象匹配样式名样式与多级符号建立关联职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排13模板与文体风格模板的作用创建模板文件模板的管理用模板行文取其文体风格确定模板文件的保存位置用其他模板替换当前文稿上网查找其他模板通过“新建”打开某文档模板在行文中用“样式”规范格式(快捷键)利用“样式”查看文稿结构(左纲右目)检查并更改错误内容保存(命名)新文件并打印输出打开规范文档清空无用内容另存为模板类型简化重复性修饰操作统一同类文稿的文体风格建立个性公文体系保留抬头落款内容和样式改变文件类型.dot职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排14样式的扩展应用技巧处理文稿结构编辑自动生成目录发送结构至演示文稿作用条件制作更新作用准备发送文档结构图“大纲”视图纲目结构编辑升/降级编辑位移编辑展开与折叠常规平移结构目录/索引运用“样式”添加新页选择格式自动生成运用“样式”于相应标题段落标题1以上样式生成幻灯片页职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排15第三部分——字表图混合编排(简单介绍)行文三要素行文过程中的表格应用行文过程中的图文混排应用职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排16概述行文三要素文字表格图(形、片)对象特点表格对象处理要求应用范围对象特点文字对象处理要求应用范围叙述性强,但不易表达信息间的逻辑关系用于处理叙述性和说明性较强的文字内容包括:字、词、句、段等显示文稿的内容和层次关系,且语言简练易读分割性、比较性强,但连续阅读性偏弱用于显示信息间的逻辑关系或对比关系包括:单元格、列、行、表格框架等用框架结构分割显示一组相关的信息对象特点图形对象处理要求应用范围直观、形象、表现力强,叙述性弱用于丰富文稿版面效果,增加可读性包括:图片、画布、图形和文本框等用借图表意和图文对照方法加强效果职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排17概述“文书表格”文书表格的操作特点编辑和修饰能力强计算和数据分析能力弱文书表格与电子表格的异同单元格定义公式设置文书表格的应用范围职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排18行文过程中的表格应用创建表格的几种方法表格内容的输入和编辑常规输入和编辑表格的结构性编辑表格的特殊编排技巧修饰表格的格式控制表格的版式职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排19统一各列分隔符的符号(空格、Tab或其他)选择与表格转换相关的内容通过“表格”菜单的“转换”命令完成转换创建表格的几种方法建表原则计算结构法绘图法文表转换法表体结构:通过列和行的数量规划表格结构计算原则:凡不相交的纵线为一列处理方法:先做草图,再用工具建立表结构草拟表格形式(纸上草图)计算表格结构(行列数)按结构行列数拖拉建立表框架合并单元格调整列宽草拟表格形式(纸上草图)调出手绘表工具栏“表格和边框”用画线工具制表,先画外框再按由大到小的原则画内部结构用橡皮工具擦除错误格线其他工具调整表格结构……职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程模板功能第一部分规范行文流程作业第二部分第四部分样式功能样式扩展总结表格应用第三部分行文三要素图文混排20表格内容的输入和常规编辑表格内容的输入表格编辑的特点表格的常规编辑移动复制清除删除插入确定输入位置输入文字内容切换其他输入位置区别主要对象:单元格、列、行和表格选择方法:注意鼠标光标的位置和形态选中状态:反白显示表格中的光标形态:常见的8种光标单元格内容单元格结构职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职业办公能力训练课程职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