word文档的高级操作

第6章文档的高级操作文档的高级操作包括利用模板和样式快速设置文档格式，对文档编排一些特殊的版式和格式，在审阅文档时添加批注，以及修订文档等。本章内容提要使用样式使用模板特殊排版方式审阅文档6.1使用样式在Word中编排一些格式繁多的文档时，经常使用样式来快速调整或统一文档的格式。6.1.1认识样式样式是一系列格式的集合，我们可以对文档中的段落或文本应用系统内置或用户自定义的样式，从而快速调整文档格式；此外，由于修改了某个样式后，所有应用该样式的内容会自动进行相应的格式修改，因此利用样式还可以快速统一文档格式；除此之外，利用样式还可辅助提取目录。在Word2003中，样式有两类：一类是字符样式，一类是段落样式。字符样式：只包含文本格式，如字体、字号和字形等。可以对一段文本应用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。段落样式：既包含了文本格式，又包含了对齐方式、缩进、行间距、边框和底纹等段落格式。段落样式可以应用于一个或多个段落。6.1.2应用内置样式与自定义样式在Word2003中，系统为用户提供了多种内置样式，如“标题1”、“标题2”和“标题3”等，用户在编排文档时可直接套用这些内置样式，还可以根据需要自定义样式。应用系统内置标题样式创建的自定义样式在文档中应用自定义样式6.1.3管理样式如果预设或创建的样式不能满足要求，可以根据需要在此样式的基础上进行修改，此外，还可将不需要的样式从列表框中删除。修改样式后，应用该样式的段落会自动进行更新若要删除样式，只需单击该样式右侧的按钮，在展开的列表中选择“删除”项。需要注意的是，只能删除自定义样式，而不能删除系统自带的样式6.2使用模板所有的Word文档都是以模板为基础创建的。模板决定了文档的基本结构，如页面设置、样式设置等。例如，在Word中创建的空白文档就是基于系统自带的Normal.dot模板创建的，该模板的纸张大小为A4纸，还包含了“标题1”、“标题2”和“正文”等样式，其中“正文”样式的字体为宋体、5号字，段落格式为两端对齐。Normal模板默认安装在C:\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹中。若要安装新模板，只需将模板文件拷贝到该文件夹下即可。若要删除不必要的模板，只需删除该文件夹下的相应模板文件即可。6.2.1使用模板创建文档Word2003为用户提供了许多常用的模板，如信函和传真、报告和出版物等，应用这些模板，可以使用户轻松创建出各种专业性极强的Word文档。根据实际情况输入相应的信息6.2.2创建模板用户可以把经常重复使用的文档结构（如页面、页眉页脚设置和自定义的样式等）以模板的形式保存下来，待需要使用时，只需使用该模板创建文档即可。设置模板文档的页面格式创建需要的样式将文档保存为模板基于公文模板创建文档6.3特殊排版方式在编排报刊、杂志时经常要使用一些特殊的排版方式，如首字下沉、中文版式和分栏排版等。6.3.1分栏排版分栏排版是报刊和杂志中常见的一种排版方式。利用Word的分栏排版功能，可以在文档中建立不同数量或不同版式的栏，并且可以灵活地控制栏数、栏宽和栏间距。设置分栏后，Word中的正文将从最左边的一栏开始逐栏排列。对全部文档设置分栏。若要对文档的部分内容分栏，则选中要设置分栏的文本，再选择分栏方式即可设置分栏后选择“一栏”项，可取消分栏效果“分栏”对话框中各选项的意义如下：选择“一栏”，可以将已经分为多栏的文本恢复成单栏版式。选择“两栏”、“三栏”选项，可将所选文本分成等宽的两栏或三栏。选择“偏左”或“偏右”选项，可以将所选文本分成左窄右宽或左宽右窄的两个不等宽栏。如果要设置3栏以上的不等宽栏，需在“栏数”编辑框中设置分栏的栏数。选择分栏的样式后，在“栏数”编辑框中可设置栏数。选中“分隔线”复选框，可在栏与栏之间设置分隔线，使各栏之间的界限更明显。在“宽度和间距”编辑框中可设置每一栏的栏宽以及栏间距。选中“栏宽相等”复选框，可将所有的栏设置为等宽栏。在“应用于”下拉列表中：选中“本节”，将本节设成多栏版式。选中“插入点之后”，将插入符之后的文本设为多栏版式。选中“整篇文档”，则对文档全部内容应用分栏设置。利用“分栏”按钮为文档分栏设置等长栏6.3.2首字下沉首字下沉的排版方式在报刊和杂志中也很常见，首字下沉通常用于文档的开头。它是将段落开头的第一个文字或若干个字母变为大号字，并以下沉或悬挂方式显示，从而美化文档的版面样式。6.3.3中文版式在编辑文档时，某些版式是中文所特有的，如标注拼音、带圈字符和字符合并等。为此，Word2003专门提供了这些功能。1．拼音指南在编排小学课本或少儿读物时，经常需要编排带拼音的文本，这时可以利用Word2003提供的“拼音指南”来快速完成此项工作。由于“拼音指南”功能一次最多只能为不超过45个字标注拼音，若要标注拼音的文本较多，则需重复多次操作。此外，在“拼音指南”对话框中设置的字体和字号只针对拼音，不包括文字。若要取消拼音标注，可在“拼音指南”对话框中单击“全部删除”按钮。2．带圈字符在编排文档时，为了突出显示某些字符或数字的意义，可以为它们加上一个圈。需要注意的是，该操作每次只能设置单个汉字或两位数字。要取消字符的带圈效果，只需先选中带圈字符，然后打开“带圈字符”对话框，在“样式”选项区选中“无”即可。3．纵横混排使用纵横混排功能可以使文档中的部分文本纵向或横向排列。若要取消纵横混排效果，可首先选择纵向排列的文本，然后打开“纵横混排”对话框，单击“删除”按钮即可。4．合并字符合并字符就是将选定的多个字符上下排列，使多个字符占据一个字符的位置。在合并字符时一定要注意，无论中英文，最多只能选择6个字符，多选的字符会被自动删除。若取消合并的字符，只需在选中已合并的字符后打开“合并字符”对话框，单击“删除”按钮即可。5．双行合一使用Word2003提供的“双行合一”功能，可以实现单行、双行文字的混排效果。6.4审阅文档Word的文档审阅功能主要包括两个方面：一是文档审阅者可通过为文档添加批注的方式，对文档的某些内容提出自己的看法和建议；二是文档审阅者在文档修订模式下修改原文档，而文档作者可决定拒绝还是接受修订。6.4.1使用批注批注是审阅者为文档的某些内容添加的注释信息。Word允许多个审阅者对文档添加批注，并以不同的颜色标识。1．添加和查看批注添加批注查看批注内容利用“审阅”工具栏中的按钮查看批注利用“主文档修订和批注”窗格查看批注2．修改、隐藏和删除批注若要修改批注内容，可在要修改内容的批注框内单击鼠标，进入批注编辑状态，编辑批注的方法与编辑普通文本相同。另外，右击添加了批注的文本，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”项，也可进入批注编辑状态。修改批注颜色取消该项，可隐藏文档中的所有批注选择相应的审阅者名称，则文档中将只显示该审阅者的批注删除所选批注删除所有批注6.4.2使用修订若在审阅文档时开启修订功能，Word将以特殊方式标识审阅者对文档所做的删除、修改和新增内容。当文档原作者拿到一篇经过修改的文档后，可查看修订内容，并决定拒绝或接受修订。1．修订文档打开要进行修订的文档，进入修订状态后对文档开始修订再次单击该按钮可退出修订2．接受与拒绝修订文档进行修订后，文档原作者可以决定接受（使修订内容成为文档正文）或拒绝（取消修订内容）审阅者所做的修订。接受某处修订接受所有修订拒绝某处修订拒绝所有修订3．比较文档如果审阅者直接修改了文档，而没有让Word加上修订标记，此时作者可利用比较文档功能将原来的文档与修改后的文档进行比较，以查看哪些地方进行了修改。打开要比较的原文档系统将自动创建一个比较文档，该文档中标记出与原始文档不同的地方，并用批注框显示出来查看文档中的所有批注框，然后根据需要做出决定，当文档中的不同之处全部审阅完毕，最然后保存文件即可。在该下拉列表框中可选择比较文档的显示状态综合实例——编排并审阅杂志稿本例通过编排并审阅一篇杂志稿，来练习本章所学的文档排版及审阅的相关知识。首先修改正文样式，接着自定义标题和作者样式，然后为文档分栏，在文档中设置带圈字符和首字下沉版式，最后审阅杂志稿。制作思路操作步骤具体操作步骤参见视频6-1。本章小结学完本章，读者应该掌握如下知识：掌握样式和模板的创建与应用方法。掌握在文档中应用分栏排版、首字下沉和中文版式的方法。掌握使用批注对文档添加注释信息，以及查看、编辑和删除批注的方法。掌握修订文档、接受或拒绝修订的方法。