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机关管理的原理与方法（第三版）中国人民大学行政管理学系◇组编赵国俊陈幽泓◇编著21世纪公共行政系列教材[本章要点]本章概述了会议的基本原理，介绍了会议组织工作的原则与方法，介绍了会议数量控制、质量控制、进程控制的方法与技术，概述了正确与会的方法要点。会议管理221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.1会议概述3.1.1会议的功能2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会议是一个非常古老的社会事物，远古时期的人类就已经学会以召开会议的形式来商议大事要事了。会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。321世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）对会议的上述功能我们可以这样理解：•一是它可以实现信息的多向即时传递，也就是在同一时刻能在众人当中进行即刻反馈的信息沟通。•二是它可以有效聚集集体的智慧和力量。3.1会议概述3.1.2会议的种类2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。根据不同的标准，可以将会议划分为许多种。421世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）•按时间方面的规定性，可分为定期和不定期两类；•按出席对象，可分为联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等；•按功能性质，可分为决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、动员性、纪念性等；•按议题性质，可分为专业性、专题性、综合性等；•按照规模大小，可分为特大型（万人以上）、大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）等；•按会议采用的方式手段，可分为常规会、广播会、电话会、电视会等；•按与会者的国籍及议题的范围，可分为国内会议与国际会议等。•会议基本要素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者与会者、事项、议程、信息、会议规则、实现信息有效传递所需要的基本物质条件等。•会议其他要素包括：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会议要素即会议的组成因素，这些因素被分为两类：•一类是基本要素，即所有会议必有的；•另一类是其他要素，即可供选择的，并非为所有会议所共有。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。53.1.3会议要素21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.1会议概述1.会议规则的基本组成：召开会议的条件会期、会议的人员组成、有关机构、会议议程、讨论发言、表决、有效决议的条件限制、会议记录及其他会议文件、会议经费。2.制定会议规则的注意事项①会议规则本身必须合“法”；②应区分会议的性质；③使会议规则文字化、文件化；④要规定对特殊情况下暂时停止执行既定规则的必要条件的限制；⑤繁简要得当。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会议规则又称会议的组织规则，是会议组织活动的指导原则、行为规范。它规定了会议的召开（谁，何时）、组成、议事程序等方面的准则。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。63.2.1会议规则的制定3.2会议的组织21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1.主持人的组织责任2.会议管理者的组织责任3.会议秘书机构的组织责任4.其他服务与办事机构的组织责任2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会议的组织活动的各项责任是由主持人、会议管理者、会议秘书机构及有关办事机构分别承担的。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。73.2.2会议组织职责3.2会议的组织21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1.会前组织工作的基本要求会前组织是会议组织工作的重点和基础，其主要任务是为会议的有效创造一切必要条件，确立切实保障。①充分，②周密，③安全、2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。83.2.3会前的组织工作3.2会议的组织21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.会前准备工作的主要内容①确定会名、宗旨、会期、会址、出席范围、出席人数及名额分配办法。②编制并报请主管部门审批会议计划，填报预算表。③印发票证④成立筹备机构并明确职责分工⑤确定议程和具体日程安排。⑥向与会者发出通知。⑦布置会场⑧准备各种文件材料⑨确定与会者分组名单，编排座次。⑩准备好必需的物品11完成保卫、保密措施的准备工作。12发言、投票、集体摄影方面的准备。13食宿、医疗、交通、文娱活动的安排。14会前在会场上的签到和文件分发工作等。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。93.2.3会前的组织工作3.2会议的组织21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会间组织工作的基本要求：主动、周到、有序、有效。会间组织工作的主要内容10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。103.2.4会间的组织工作3.2会议的组织21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1.会后组织工作的基本要求:迅速、妥善、2.会后组织工作的主要内容3.2.5会后的组织工作3.2会议的组织3.2.6会议组织工作的方法技巧2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。1.会议通知的发送2.会址选择3.会场布置4.会议主席台座次的编排5.会议报到工作的组织6.会议签到的组织7.会议接待1121世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.3会议数量控制3.3.1会议数量控制及其意义2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•只有对会议数量加以控制，改变或多或少现象，机关的管理工作才能真正有效率有质量。•鉴于在实际工作中，滥用会议方式造成会议泛滥成为会议数量失控的主要表现，为此，对会议数量控制就常常表现为努力减少会议。1221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.3会议数量控制3.3.2造成会议泛滥的主要原因2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。①领导者的领导水平不高②官僚主义作祟③机关内部机构设置不合理④会议自身质量低劣⑤会风不正1321世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.3会议数量控制3.3.3控制会议数量的主要方法措施2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。①提高各级领导者的素质，提高其领导水平；②合理设置机构，正确分割职能与权利；③建立并严格实施会议审批标准和审批权高度集中的制度；④建立会议协调安排机制；⑤全面控制会议质量；⑥加强会议成本控制；⑦对例行会议作定期检查分析。1421世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.4会议质量控制3.4.1决定会议效果的主要因素2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会议是否有效取决于：•是否具有召开会议的必要；•召集会议的单位是否具备必要的行政权力；•会议准备是否充分；•与会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流；•会议期间能否排除各种干扰；•主持人、与会者的学识、业务水平、工作作风、情感等条件；•环境卫生条件；技术设备条件；议程是否合理科学；•对会议决议的执行是否实施有效的监督等。1521世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.4会议质量控制3.4.2会议质量标准2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会议是否有效取决于：必要，端正，适时，适度，简短，有备，有序，有术，有效。1621世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.4.3提高会议质量的主要方法措施控制会议质量，提高会议效果的方法，就是有针对性地消除那些降低会议质量的不利因素，保护和创造有利于提高质量的因素与条件。具体措施…3.5会议进程控制3.5.1会议进程控制责任2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•1.检查会议的召开是否合法。•2.检查与会者是否具有合法的权利。•3.维持会场秩序，保证会场安静、安全，使会议顺利进行。•4.掌握讨论时间，安排发言顺序和发言时间、停止讨论、组织表决。•5.监督表决过程，宣布表决结果。•6.监督会议记录工作。•7.依法处理各种动议和偶发事件。•8.以各种方式了解会议动态，根据实际需要调整议程等。1721世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.5会议进程控制3.5.2会议进程控制的一般方法技巧2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题，为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。1821世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）3.5会议进程控制3.5.3会议进程控制的特殊方法技巧2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。控制会议的进程，除了需要掌握一般的方法技巧之外，还要根据会议的具体性质灵活运用一些特殊的控制方法。1.政策研究会2.对策性会议3.协调性会议4.讨论会5.提案开发会6.发布会1921世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）