归档文件整理规则

归档文件整理规则新文件材料归档范围及保管期限规定归档文件的管理主要由以下几个步骤组成：一、收集：需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。二、整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与主要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。三、排架：方便利用、销毁。四、编写归档文件整理说明。归档文件整理规则（DA/T22-2000）及详细说明1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2归档文件的定义立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料文件材料归档范围①机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。②机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。③常多归档的文件材料：党政机关的非法规性的一般文件，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，本单位一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些不属归档范围，不应归档。④常漏掉的文件材料：A、机关内部及直属单位的专门文件材料，如统计部门的普查材料、科委机关的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，劳动部门的劳动保险文件材料，专利部门的专利文件材料、技术监督部门的标准文件材料，工商部门的企业登记、商标文件材料，税务部门的税收征管文件材料，民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门（业务）文件材料。B、白头文件材料：合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组（党委）或行政会议记录等。C、会议文件材料，如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料。3归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3.1归档文件整理的意义：一是归档文件编号后，能方便排架管理。二是归档案文件经分类、编号后，能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归档文件装订、装盒后，能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的保护。五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起3.2整理方式：应选择分散整理，即由文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档文件过程中找到散失的文件材料。3.3整理时间：最好采用随办随归方式，能够将年终集中整理归档文件的时间，分散到平时每一份文件形成的过程中，将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部分。3.4归档文件整理新方法与传统立卷方法相比工作量、经费的节约：传统立卷方法一般有分类、组卷、卷内文件排列、编页号、填卷内目录和备考表、拟写案卷题名、划分保管期限、填写案卷封面、装订、编案卷号、编案卷目录等十几个工作环节，装订在形成案卷之后。归档文件整理新方法只需装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个工作环节，装订一般在其他整理环节之前。简化了一半的工作程序和环节。传统立卷方法一般每50页用一个硬卷皮，新的归档文件整理方法每400页用一个档案盒，可节省很多装具费用。所以建议一些使用传统立卷方法的企业尽快采用新的归档文件整理方法。3.5整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.6质量要求①归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。■②整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。4整理方法及步骤4.1装订①装订前的处理工作：A拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、腐蚀，损害归档文件的纸张，影响其寿命。（短期保存的归档文件不必去掉金属物，黄河以北及西北内陆地区，因气候干燥，在具备较好库房条件的情况下，对不需要移交进馆的归档文件可不拆除金属。已装订成册不便拆除金属物的出版物不必拆除金属物）B修裱破损文件。C复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字，用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。D折叠超幅面纸张，折叠后应尽量将文件的首页标题露出，折痕应尽量在文字及图表之外，折叠后的纸张应容易打开，如采用手风琴式折叠方式。②装订的单位：归档文件应按件装订。一般每份文件为一件。正本与定稿一般为一件。正文与附文一般为一件。原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件。请示与批复为一件。内容反映多个单位的报表、名册、图册等由于它们的内容相对完整，按其本来的装订方式，一册（本）为一件。当请示（包括本单位的请示、外单位的请示）没有复文时，视其是否有处理结果，如有处理结果，在发文用纸或收文纸上注明，将请示作为一件。如没有处理结果，不必存档。③装订时文件排序：装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；请示与复文作为一件时，复文在前，请示在后。④装订的材料、部位及对齐方式：统一要求用不锈钢夹，左侧串开装订，归档文件左、下侧对齐。4.2分类归档文件的分类是对全宗内的归档文件进行分类。全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立法人资格。当机构发生变化时，就应考虑重新划分全宗。划分全宗有几种情况：①新成立的机关②一个机关几块牌子③无人员编制的委员会④乡、镇、场、办事处设立汇集全宗⑤内部机构不建立全宗，距离较远的、专业档案数量特别多的内部机构和不设立全宗的派出性机构，其档案可单设目录管理。全宗名称用机构全称或规范化的简称。4.2.1分类方法：归档文件可以采用以下几种分类方法：①年度—机构—保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。②年度—问题--保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法。③年度—保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。目前我市基层单位采用的就是这三种方法。4.2.2与这三种方法对应的分类方案如下：①与“年度—机构—保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：办公室---永久、长期、短期；业务一科---永久、长期、短期；业务二科---永久、长期、短期。2002年：办公室…..业务一科…..业务二科……②与“年度—问题--保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：党群类—永久、长期、短期；业务类—永久、长期、短期；行政类—永久、长期、短期。2002年：党群类…业务类….行政类③与“年度—保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：永久、长期、短期；2002年：永久、长期、短期；2003年……4.2.3还有两种我们未采用的分类方法：①保管期限—年度—问题分类法。对应的分类方案：永久：2001年—党群类、业务类、行政类；2002年……,长期:2001年……2002年…….短期:2001年……2002年……这种方法适用于内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。缺点是要预留三种保管期限的空间、会出现倒架情况。②保管期限—年度—机构分类法。对应的分类方案:永久：2001年—办公室、业务一科、业务二科；2002年……,长期:2001年……2002年…….短期:2001年……2002年……适用于内设机构较稳定、归档文件较多的立档单位。缺点是要预留三种保管期限的空间、会出现倒架情况。其实这两种分类方法分到最低一级类目时，和“年度—机构（问题）”—保管期限分类方法的结果是一样的，即都会出现有：2001年，永久，业务一科或2001年，永久，业务类的局面，只是在档案装盒后排列上架的顺序有所不同。4.2.4年度：文件的形成年度。4.2.5分类机构：即单位的内设机构名。“办公室”“业务一科”等4.2.6问题：即问题的名称。“党群类”“业务类”“行政类”等。4.2.7文件归类的一般规定:①内容原则.即主要根据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类.如反映的是某个内设机构职能的归档文件应归入该机构;反映党务工作的归档文件归入党群（党务类）类。②一致性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一致，即便归错了类，也要将其他相同文件归到一个类，以便在利用档案时，查全这类归档文件。③综合性文件应归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目），专门性文件应归入业务类（业务部门或业务问题的有关类）④涉及到两个以上机构或问题的文件，如有侧重，应将其分入主要问题的类目中；如无侧重，则归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目）⑤优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容，可将其归入本单位的本专业有关类目。⑥归类时务必明确类目含义。分机构应按文件内容所属机构的职能归类，不是一律按文件署名的机构归类。⑦整体原则。围绕某一形成的一套文件材料是一个不可分割的有机整体、归类时应维护其完整性。如围绕贯彻党的十六大形成一定数量的文件材料，这些文件材料应从整体原则考虑，统一归入某个类。⑧归类的优先顺序。归类的优先顺序是：有最适合的类就归入该类，无最适合的类则考虑归入相关类（即靠类归类）；无相关类，则考虑归入“其他”类；无“其他”类则考虑归入综合类。如同一类归档文件多，又无专门类时，可考虑增加类目。•工业企业档案分类•一级类目名称:1、党群工作类2、行政管理类3、经营管理类4、生产技术管理类5、产品类6、科学技术研究类7、基本建设类8、设备仪器类9、会计档案类10、干部职工档案类•（1）、党群工作类下设二级类目有①党务工作，党务工作包括党委综合性工作、党员代表大会或党委其他有关会议，党委办公室其他事务性工作等。②组织工作，组织工作包括组织建设，整党建党，党员和•党员干部管理，党费管理等。③宣传工作，宣传工作包括理论教育，各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建设等。④统战工作，统战工作包括民主党派工作，无党派人士工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。⑤纪检工作，党风治理，纪检检查，案件审理，信访工作等。⑥工会工作，工会工作包括职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活•动等。⑦