如何进行职位分析和编制《职位说明书》

于相民2012年5月如何进行职位分析和编制《职位说明书》Page2引言企业的困惑用人部门老与我过不去，HR部门为他们招聘的人员总是认为不合适？HR部门推荐的人员好象都无法胜任呀！这个人暂时没什么事做，找点工作给他干一干？Page3引言员工的困惑我已经很努力了，但上司对我还不满意，我不知道到底为什么？我们部门员工做得很好，但其它部门认为我们配合不好！我来公司几个星期了，不知道到底该做些什么？Page4引言案例：机器清扫到底由谁干？车间张主任很头疼，原因是机器清扫工作一直没人干机械维修人员说，自己的工作职责只负责机器维修，保证机器正常运转，不负责机器的清扫车间清洁工称自己的的职责是清扫地面，并没有明确要清扫机器？Page5一、职位的概念及职位说明书的作用不是任职者职位的概念是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和。组织中的最小构成单元若干任务的有机组合并承担相应的职责面向结果的动态的Page6职位的特点一、职位的概念及职位说明书的作用先有职能，后有职位，再有相应的工作人员；当没有合适的员工时，会出现“职位空缺”的现象；职位不能随人走，若员工离职，其职位仍然存在；Page7公司使命战略目标/规划组织结构设置职位设置职位存在的理由就是对公司目标有直接或间接的贡献职位设置的依据一、职位的概念及职位说明书的作用Page8一、职位的概念及职位说明书的作用招聘/调配绩效管理薪酬回报HR规划职位培训选择怎样的人？如何选？培训什么？如何培训？关键绩效怎样考核？如何设置职位？怎样报酬员工？职位评估怎样评估？职位说明书切记：职位说明书本身并不具备独立开展各项人力资源管理工作的功能！Page91、有多少种工作职位2、职位目前的人员配备能否达到任职要求3、今后职位和工作将发生那些变化，人员结构应做什么相应的调整4、后备人员的素质应达到什么水平一、职位的概念及职位说明书的作用人力资源规划：企业要根据生产经营发展战略做出人力规划。工作分析的结果，可以为有效的人力规划提供可靠的依据。Page10一、职位的概念及职位说明书的作用招聘——为应聘者提供了真实的、可靠的需求职位的工作职责、工作内容、工作要求和人员的资格要求。选拔——为选拔应聘者提供了客观的选择依据，提高了选择的信度和效度，降低了人力资源选择成本。绩效管理——为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据，使员工明确了企业对其工作的要求目标，从而减少了因考评引起的员工冲突。Page11一、职位的概念及职位说明书的作用薪酬设计与管理：明确了工作的价值，为工资的发放提供了可参考的标准。职业生涯设计：使员工清楚工作的发展方向，便于员工制定自己的职业发展计划。管理关系：明确上级与下级的隶属关系，明晰工作流程。Page12一、职位的概念及职位说明书的作用培训和开发：不同的员工有差异，并非人人都能够满足和达到任职要求，必须要不断培训，不断开发。因此，可以按照工作分析的结果，设计和制定培训方案，根据实际工作要求和聘用人员的不同情况，有区别、有针对性的安排培训内容和方案，以培训促进工作技能的发展，提高工作效率。Page13一、职位的概念及职位说明书的作用综上所述，职位说明书对企业的好处有：有助于发现职责交叉、空白或模糊不清的现象。有助于企业招聘、培训、员工能力的提升。有助于上级了解下属的工作任务，理解自己的管理职责和权限。从而能有效地管理。有助于新的任职者尽快熟悉职位工作，避免职位职责因人而异的情况出现。Page14二、工作分析流程信息收集流程梳理部门职责职位设置公司战略部门职能定位职位说明书•梳理公司核心流程•问题总结•公司战略了解•各部门职能的重新定位•各部门职责的重新描述•各部门反馈、交流、确认•各部门职位规划•职位名称规范•各部门反馈、交流、确认•定编定岗定员•编制各职位说明书•各部门反馈、交流、确认•收集现有各部门资料（包括现有部门职责、职位设置、各职位职责及任职资格）Page15二、工作分析流程收集现有各部门的资料，包括现有部门职责、职位设置及人员编制、各职位职责及任职资格等1、基本信息：包括职位名称、职位编号、所属部门、职位等级、制定日期等；2、工作活动和工作程序：包括工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等；3、工作环境：工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等4、任职资格：年龄要求、学历要求、能力要求、工作经验要求、性格要求等。信息收集的内容Page16二、工作分析流程1、工作执行者；2、组织内的各种文字资料；3、监督管理者、培训部门；4、下属、顾客和用户；5、工作分析专业人士、独立的第三者等信息收集的来源Page17二、工作分析流程信息收集的常用方法观察法：作为参与式观察者或旁观者1、在对主要由身体活动构成的工作进行工作分析时，直接观察是一种特别有用的方法；像门卫、流水线上的工人和会计所做的工作；2、主要研究工作的外显特征，如工作负荷、工作环境、工作关系等方面；3、也可以用来证实其他渠道所提供的信息；4、初步了解工作的基本情况；Page18二、工作分析流程信息收集的常用方法三种访谈法对每个员工进行个人访谈；对做同样工作的员工群体进行的群体访谈；对完全了解被分析工作的主管人员进行的主管人员访谈；访谈法优点特别适用对文字理解有困难的人；能够及时控制和引导；可以发现一些在其他情况下不可能了解到的工作活动和行为；可以当场评价信息质量，决定取舍；适合提取工作的内部信息，如任职资格、培训需求、责任和权利等。Page19问卷法：问卷法是一种快速、高效的信息收集方法，但设计问卷并进行测量例：（管理类）1、工作中的决策程度2、与人交往3、在教育、经验和性格方面需求4、在体力、精神努力和职位压力方面的需求5、工作的保密程度6、特殊的沟通技能7、特殊的资格，列出履行职责需要的清单8、制定决策内容，包括决定和控制公司的政策和法律；判断失误的影响；回顾你决策的程度9、什么是最重要的职责10、监督什么职位和监督多少职位11、监督的多样化和复杂化程度12、工作执行的描述，包括依据标准政策、方法、程序、原理、创造性思维、惯例等13、判断，包括确定目标、对信息的评价、判断的多样化、判断的影响和重要性14、决策，包括理由、决定等二、工作分析流程信息收集的常用方法Page20三、职位说明书的编制【职位说明书】：是对职位的目的、职责、任务、权限、工作关系、工作负荷、环境条件等内容给予的定义性的说明，并通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式，使之成为指导性的管理文件。(样表如下)职位基本信息(职位编号：RL-001)职位名称总经办主任职位类别管理职位最高职级C级职位最高职等M2等所属部门总经办职位定员1人Page213.1职位说明书的主要内容职位基本信息(职位编号：RL-001)职位名称总经办主任职位类别管理职位最高职级C级职位最高职等M2所属部门总经办职位定员1人职位目标（在实现公司战略目标过程中所担任的角色、承担的责任、实现的价值）（职位目标，又称为职位使命或工作概要，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该职位存在的价值和理由。）职位目标写法及示例：工作依据工作行动工作对象工作目的根据公司战略建设与公司发展需求相匹配的人力资源管理体系和行政管理体系确保人力资源动态供需平衡Page223.2职位说明书的主要内容【内涵】：所谓工作职责，主要指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。它是在前面工作标识与工作概要的基础上，进一步对职位的内容加以细化的部分。职位职责（为了达到工作目标而完成的一系列任务集合，行动＋目标）工作职责内容工作结果评估标准1、人力资源战略规划：根据公司发展战略目标，制定年度人力资源工作规划，组织、协调、监督年度人力资源工作规划实施；年度HR工作规划人才梯队建设Page23工作职责工作职责基本特征成果导向•它以成果为导向，而非以过程为导向，即它要表达的是该职位要完成什么工作，以及为什么要完成这些工作，而非如何完成这些工作。完备性•它表达了该职位所要取得的所有关键成果。稳定性•工作职责仅仅包含该职位的稳定性工作内容，而不包含上级那些临时授予的、动态性的工作内容。独立性•每一项工作职责都直接指向一个唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠。系统性•同一职位的若干项工作职责之间必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合。Page24工作职责基本特征职责描述的常用动词认可、批准、定义、决定、开发、指挥、确立、计划、编制履行、评价、达成、确保、明确、提高、加强、扩大、设置、判断、控制、维持、监督、分工、指示提议、帮助、分析、预测、解释、推荐、协调、支缓、支付、确认、核对、分发、收集、发行、获得、操作、提示、推进、制作、处理、供给、提出研究、分析、评估、发展、参与组织、实行、执行、指导、带领、采用、生产、解释、阐明维持、开发、安排、协作、预防、预测、解决、支付、修订、承担、比较、运用、设计、测试、引导、起草、操作、保证、检查、否决、支持、制作、促使、评估、倡议、反馈、归纳1.目标2.管理3.业务4.思考5.行动6.其他Page25工作责任与权限（组织赋予该职位的决策范围、层级与控制力度，关注决策批准权）1.是该职位在组织所赋予的决策范围、层级与控制力度内需担负的责任、风险，和根据该职位的工作目标与工作职责，组织赋予该职位的决策范围、层级与控制力度。2.通过分析该职位所能掌控的资源数量和质量，以及该职位的活动范围，对部门产生的影响，给公司带来损失。3.描述语要求清晰准确，尽量避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，避免采用模糊性的动词，如“负责”、“管理”、“领导”等。工作责任负责大展地产的人力资源开发与管理工作以及行政工作。工作权限财务权限详见《财务管理规定》人事权限详见《人事管理规定》、《培训管理规定》、《招聘管理规定》。其他权限对于本部门员工提交的报告、通知等具有审核权。工作联系（与本职位工作有业务关系的公司、部门、外部单位，而非突发事件）1、指该职位在公司内、外部的沟通关系，主要是与本职位工作有业务关系的公司、部门、外部单位，而非突发事件。2、寻找与职位职责的主要职能相关，长期且固定往来的业务关系对象.3、需要说明联系的主要内容、频率、方式、联系所采用的工具。工作联系对象：公司/部门/单位联系主要事项公司内部各部门人力资源开发与管理工作外部单位劳动行政部门等劳动纠纷及合同、保险、职业卫生等管理3.3职位说明书的主要内容Page26任职资格（为了保证工作目标的实现，任职者必须具备的知识、技能与能力要求，不是现在职人员情况）1.与工作绩效高度相关的一系列人员特征。2.结合职位标准，任职者为完成工作，并取得良好的工作绩效，所需具备的知识、技能、能力以及个性特征要求，应避免要求过高或偏低现象。3.知识、技能及素质方面，需选择该职位典型的、具代表性的内容，不是现在职人员情况。3.4职位说明书的主要内容基本要求性别不作要求、□男、□女年龄40岁以下（如26~30岁）身高不作要求、□160cm~165cm、□166cm~170cm、□171cm~175cm、□176cm以上仪表不作要求、□其它：（）教育背景学历□高中或以下、□中专、□大专、本科、□硕士、□博士或以上工作经验□不作要求、□1~2年、□2~3年、3~5年、□5~8年、□其它：（）专业□不作要求、其它：（人力资源管理相关专业优先）上岗资格证书不作要求、□其它：（）接受培训项目□不作要求、其它：（人力资源管理相关培训）Page273.5职位说明书的主要内容能力素质激励能力资源分配能力计划能力谈判能力领导能力决策能力组织能力创新能力授权能力应变能力分析能力信息管理能力□不作要求□其它：（目标管理能力、统筹能力、人际感召力）专业知识与技能1、具备现代企业系统的人力资源管理理论和实践综合知识，对人力资源规划、招聘管理、培训