英文电子邮件的格式

EnglishinElectricAutomation张玲专业英语培训讲义2013~2014学年第一学期电气工程及其自动化2010-1,2010-2班据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。英文电子邮件的重要性商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。1/64商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式Contents2/64商务英语电子邮件由五部分组成：Address--收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址Subject--主题Salutation--称呼、Opening--开头、Body--正文、Ending--结尾句ComplimentaryClose--礼貌结束语Writer’sFullName--写信人全名、Writer’sTitleandDepartment--写信人职务及所属部门、Address--地址、Tel--电话号码、Fax--传真商务英语电子邮件的格式(1/15)3/64Address–地址收信人地址To:抄送收信人地址Cc:密送收信人地址Bcc:Cc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:[e-mail]:[e-mail]:[e-mail]多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。商务英语电子邮件的格式(2/15)4/64Subject–主题(1/3)1.主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度一般不超过35个字母。YES：SuppliertrainingNO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany商务英语电子邮件的格式(3/15)5/64Subject–主题(2/3)2.主题框的内容切忌含糊不清。NO：NewsaboutthemeetingYES：Tomorrow'smeetingcanceled3.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation，供参考)例如：URGENT:Submityourreporttoday!商务英语电子邮件的格式(4/15)6/64Subject–主题(3/3)4.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO：detailedcalculation商务英语电子邮件的格式(5/15)7/64Salutation--称呼(1/4)根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间的关系而定。1.在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。TomHanksDear/HiTom,DearMrHanks,2.收信人的名字千万不要写错。商务英语电子邮件的格式(6/15)JenniferAnistonMiss/Mrs/MsAniston8/64Salutation--称呼(2/4)3.收信人是多个男性用Messrs；多个女性用Mesdames,Mmes,或Mses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。Messrs.Smith,Wyatt,andFury4.有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。Mses.Dicaprio,Lionel,andGreenMr.HaroldWrightandMissMargaretWrightDr./Prof./General/SenatorWright商务英语电子邮件的格式(7/15)9/64Salutation--称呼(3/4)5.老外的名字有时有Jr.或Sr.,罗马数字I，II等MartinLutherKing,Jr.JohnParker,Sr.isthefatherofJohnParker,Jr.GeorgeBushSr.GeorgeVIWhenGeorgeVIdied,ElizabethIIsucceededtothethrone.商务英语电子邮件的格式(8/15)10/64Salutation--称呼(4/4)6.如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：DearCommitteeMember:DearColleagues:DearMeetingPlanner:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:商务英语电子邮件的格式(9/15)DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:LadiesorGentlemen:DearCustomers，11/64Opening–开头(1/3)澄清你的意图在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。商务英语电子邮件的格式(10/15)记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了且句意前后一致。12/64Opening–开头(2/3)商务英语电子邮件的格式(11/15)2.如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢Thankyouforcontactingus.3.如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复Thankyouforyourpromptreply.Thanksforgettingbacktome.1.如果你主动给别人写邮件，表明意图Iamwritingto…13/64Opening–开头(3/3)商务英语电子邮件的格式(12/15)5.如果有人给了你特别的帮助Thankyouforallyourassistance.6.某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑Itrulyappreciate…Thankyouforyourfeedback.4.如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你Thankyouforprovidingtherequestedinformation.14/64Body–正文正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。商务英语电子邮件的格式(13/15)正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行。15/64Ending–结尾在邮件结束之前，应再次感谢收信人。商务英语电子邮件的格式(14/15)Thankyouforyourpatienceandcooperation.或Thankyouforyourconsideration.Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don’thesitatetoletmeknow.或Ilookforwardtohearingfromyou.16/64ComplimentaryClose–礼貌结束语(1/2)结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。商务英语电子邮件的格式(15/15)1.VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2.Formal正规的(例如客户公司之间)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,17/64ComplimentaryClose–礼貌结束语(2/2)商务英语电子邮件的格式(16/15)3.LessFormal不太正规的(例如客户)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Informal非正规的(例如朋友，同事之间)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!18/64Signature–签名邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。商务英语电子邮件的格式(15/15)签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。LocalOrganizingCommitteePhone:[phone]Fax:[phone]E-mail:[e-mail]19/64商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件常用句式Contents20/64商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则Correctness–准确Conciseness–简洁Complete–完整Clarity–清楚Courtesy–礼貌五C原则(1/14)21/64Correctness–准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。五C原则(2/14)22/64Conciseness–简洁原则(1/3)简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。五C原则(3/14)23/64Conciseness–简洁原则(2/3)为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语。UPlsFYIInfoQtyBTWPostscriptASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS五C原则(4/14)AssoonaspossibleFreeonBoardLetterofCreditInmyopinionFrequentlyaskedquestions24/64Conciseness–简洁原则(3/3)ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.Price：FOBShanghaiUSD1.96＼PCHopeyoucanacceptit.舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征，缩略语的使用，不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。五C原则(5/14)25/64Complete–完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。五C原则(6/14)26/64Clarity–清楚原则(1/2)商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：结构方面语法方面尽量使用短段落，必要时使用主题句