使用Outlook提高工作效率

使用Outlook提高工作效率2007年语音平台事业部研发部OutlookvsOutlookExpress•OutlookExpress–OutlookExpress仅仅是Email客户端程序–OutlookExpress在操作系统或IE中提供安装•Outlook–是MicrosoftOffice套件的一部分–电子邮件和日历、任务等有机结合，提供个人信息管理（PIM）的功能；–Outlook与SharePointPortalServer和ExchangeServer等集成，提供微软的企业信息管理的整体解决方案，能实现团队乃至公司级的工作任务管理本课程的主要内容•本培训包括–在单机上如何使用Outlook来提高工作效率，实现对个人工作更好的管理；–如何使用Outlook实现与其他人的简单协作；•本培训不包括–Outlook的基本使用说明；–Outlook与SharePointPortalServer和ExchangeServer集成协作的内容；•具体来说包括–如何提高邮件处理效率–如何实现工作任务管理–其他使用技巧本课程的听众•所有希望通过使用Outlook而使自己的工作更有条理，效率更高的员工；•对于邮件和工作事务较多的员工有直接的帮助；•对于任何员工，本课程中的技巧都可以帮助你改变工作管理方式，养成良好的工作习惯；•本培训需要时长：约30分钟；邮件处理的难题•每天接收到的邮件越来越多，内容分类各不相同，有的邮件需要我后继的跟踪处理•怎么才能更快的在海量邮件中找到我想要的那一封邮件？•怎么才能更有效对邮件进行分类管理？•怎么才能标识出需要后继工作的邮件，并且提醒我在规定的时间内完成？Tip1：提高邮件搜索效率•Outlook提供了基本的查找和高级查找的功能，但是搜索效率很低；•高级搜索工具（插件）–Outlook2003（及以前版本）可以安装Lookout插件–Outlook2007可以通过安装WindowsDesktopSearch工具获得集成在Outlook中的高级搜索功能；–其他的桌面搜索引擎（如GoogleDesktopSearch）也可以获得在Outlook中高级搜索的功能；•个人推荐使用WindowsDesktopSearch–与Outlook2007的集成度更高–可以设置索引关注的目录，有效减小索引文件的大小；–重新设定索引文件的存放位置；Tip1：提高邮件搜索效率•WindowsDesktopSearch–缺省搜索邮件主题，内容，附件名称和微软格式（Word，PPT，Excel等）的附件内容；–自动构建搜索视图；–可以通过高级选项限定搜索范围•from:xxx搜索来自于某人的邮件•to:xxx搜索发送到某人的邮件•subject:xxx搜索主题中包含指定字符串的邮件•contents:xxx搜索内容中包含指定字符串的邮件•attachment:xxx搜索附件名称中包含指定字符串的邮件•其他高级搜索选项参考WindowsDesktopSearch的说明文档Tip2：通过目录和类别进行分类管理•通过分类可以更好的组织管理我们的邮件，形成邮件之间的逻辑关系；•Outlook提供目录和类别等分类方法；•类别–Outlook2007中使用6种颜色进行区分；–Outlook2003（及之前的版本）通过类别名称进行区分；–设置类别需要在列表中进行选择，并不是那么方便；•目录–目录方式更方便邮件的组织和访问；–目录方式可以体现层次结构；–Outlook很多管理功能基于目录；Tip2：通过目录和类别进行分类管理•分类方法的使用主要根据个人习惯；•通过目录实现多层次的分类，在目录中通过一种特殊颜色表示重要的邮件，是一种可以考虑的分类方案；Tip2：通过目录和类别进行分类管理Tip3：通过规则自动分类•除了手工对邮件进行分类，Outlook还提供了强大的基于规则的自动分类处理功能；•规则可以在收到或发出邮件之后自动运行，智能的分类处理邮件；•规则格式：条件-操作[-例外]•例如：–（条件）主题中包含[SSML]（操作）将它移动到SSML文件夹–（条件）发件人电子邮件地址中包含w3.org（操作）将它移动到W3C文件夹（例外）主题或正文中包含[SSML]时除外Tip3：通过规则自动分类Tip4：邮件的工作提醒•在接收到需要后继工作的邮件之后，Outlook提供了丰富的手段进行标记和提醒；•通过将邮件拖放到左侧导航窗口的对应位置，可以将邮件转化为其他类型的事件，如日历的约会，任务等；–转化为约会有利于安排工作开始结束时间；–转化为任务有利于在完成之前进行提醒；•将邮件标记为待办事宜–可以设置待办事宜的提醒时间；–可以在Outlook的搜索文件夹中查看到当前标记为待办事宜的邮件列表；Tip4：邮件的工作提醒Tip4：邮件的工作提醒•日历的约会–往往用于有确定的开始结束时间的事件，该事件一般会独占你工作日程的一个时间段。例如：会议；•任务–往往用于有确定的结束时间点的时间，该事件可能需要长时间多次工作才能完成。例如：完成某个文档；•待办事宜–往往用于标记需要在短时间内进行处理的工作；•在Outlook2007中提供了待办事项栏，可以显示需要处理的所有日历、任务和待办事宜项；工作任务管理的难题•现在每天都需要处理多个问题，完成多项工作，参加多个会议；•如何对自己的时间进行更好的规划？•如何对自己的时间使用情况进行记录，便于回顾和总结？•如何提醒我日程和工作安排？•如何邀请并提醒其他人员按时参加我发起的会议讨论？Tip5：使用日历安排和记录工作时间•Outlook提供了日历来显示工作时间的安排–可以按照日、周和月的视图来显示工作时间；•可以在日历中创建约会，定义需要在某个时间段中完成的工作内容；•日历的约会可用于规划未来的时间安排，也可用于记录已经发生的事件，便于形成日报和工作记录；•可以创建周期发生的约会，用于提醒需要按时完成的周期性工作，如定义每个工作日的17:00至17:30需要完成并提交日报；Tip6：通过任务设定工作完成时间•Outlook提供了任务列表（CheckList）来对需要完成的工作任务进行管理；•任务可以设置开始和截止时间，优先级和提醒时间等信息；•可以根据任务的截止时间和优先级等信息对任务的完成进行更好的规划；•通过勾取任务的CheckBox来实现任务的关闭；•领导可以通过分配任务，要求下属在某个时间点完成某项工作，从而实现任务的简单协同管理；•也可以创建周期性需要完成任务；Tip7：通过会议要求邀请与会人员•Outlook提供了一种特殊的约会形式“会议要求”，可以发起并协调多人的会议时间安排；•强烈建议大家在发起会议时使用会议要求方式；•会议要求可以在多个与会者之间形成一致的会议时间安排；•当会议有变动时可以更新与会者的日程安排；其他问题•我使用Outlook管理邮件和工作，但是在重新安装系统时不小心将原来的信息全部删除了；•使用Outlook进行会议纪要，表现形式不丰富，不好用，但是如果用其他工具进行会议记录，又不太容易与Outlook中的事件进行关联；Tip8：创建个人数据文件•Outlook几乎所有的信息都保存在数据文件中；•缺省情况下Outlook的数据文件存放在系统盘的“DocumentsandSettings\......”目录下，如果重新安装系统非常容易将原有的数据文件误删除；•强烈建议创建个人的数据文件，并将数据文件存放在非系统盘（最好是个人的工作盘）上。•个人数据文件随邮件增多，其尺寸会越来越大。建议对个人数据文件进行不定期的备份；Tip8：创建个人数据文件•需要注意–电子邮件帐号设置和自动处理的规则在Outlook2003（及以前版本）中没有存放在个人数据文件中，需要另外备份；–Outlook2007没有实验过，但就其界面提供的功能而言，邮件帐号设置和规则应该已经存放在数据文件中；–创建新的个人数据文件之后，需要将其设置为“默认”。新接收到的电子邮件才会缺省存放在该数据文件中；Tip9：使用OneNote进行会议记录•Outlook提供的日记、约会等事件的记录功能并不强，只能提供RichEdit的方式，排版和插入其他对象不方便；•建议使用OneNote进行会议记录–手写–绘图–添加标记–录音•并且Outlook事件和OneNote中的项可以建立关联，方便跳转和查询；结束•谢谢大家参与！•Outlook还有很多使用技巧，本次培训只是抛砖引玉。•如果你有其他的心得技巧，请发邮件给[e-mail]，让我们都能分享你的经验！